Wie funktioniert die Zahlungseingangs- und Fälligkeitsverfolgung?
Forderungsverfolgung bedeutet, zu beobachten, wann und in welcher Höhe die aus einem Verkauf entstandene Forderung eingeht, und fällige oder überfällige Konten rechtzeitig anzumahnen; die Grundlage ist die Fälligkeitsverfolgung, also bei jedem Schuldeintrag ein Zahlungsdatum zu notieren und die Forderungen nach diesem Datum in überfällig, heute und bald fällig einzuteilen. Das System baut sich in fünf Schritten auf: die Fälligkeit beim Verkauf eintragen, die Forderungen in drei Gruppen teilen, bei überfälligen mit dem größten Betrag beginnen, die Erinnerung vor dem Fälligkeitstag versenden und eingehende Zahlungen am selben Tag samt der Rechnung, zu der sie gehören, verbuchen.
Verkauftes, aber nicht eingegangenes Geld ist Geld, das in der Kasse nicht zu sehen ist. Aufgabe der Forderungsverfolgung ist, es sichtbar zu halten – von wem, wie viel, seit welchem Datum.
Zahlungseingangs- und Fälligkeitsverfolgung in fünf Schritten
1. Tragen Sie die Fälligkeit beim Verkauf ein
Die Fälligkeit wird beim Ausstellen der Rechnung oder beim Buchen des Verkaufs auf Rechnung eingetragen – nachträglich erinnert man sich nicht mehr daran. Sagt der Kunde „Monatsende“ oder „30 Tage“, rechnen Sie es in ein konkretes Datum um und speichern Sie es. Eine Forderung ohne Fälligkeit tritt in keiner Liste hervor; sie steht nur als Saldo da, und ob sie überfällig ist, bleibt unklar. Die gesamte Forderungsverfolgung beruht auf diesem einen Feld.
2. Teilen Sie die Forderungen in drei Gruppen: überfällig, heute, bald fällig
Alle Forderungen in einer Liste nach Betrag zu sortieren, verbirgt das Dringendste. Teilen Sie die Liste nach Fälligkeitsdatum in drei Gruppen: überfällige, heute fällige und in den nächsten 7–30 Tagen fällige. Notieren Sie die Summe jeder Gruppe getrennt; die wahre Antwort auf die Frage „Wie viel Geld steht bei mir aus?“ ist nicht die dritte Gruppe, sondern die erste.
3. Beginnen Sie bei den überfälligen mit dem größten Betrag
Sortieren Sie innerhalb der überfälligen Gruppe nach Betrag und rufen Sie noch am selben Tag die ersten drei Posten an. Wenn Sie sich mit vielen kleinen Rückständen beschäftigen, während eine große Forderung eine weitere Woche wartet, ist das der teuerste Fehler für den Cashflow. Halten Sie beim Anruf auch den aktuellen Saldo des Geschäftspartners bereit: Wurde teilweise gezahlt, unterscheiden sich der fällige Posten und der Saldo, und wer die falsche Zahl nennt, verlängert das Gespräch.
4. Erinnern Sie vor dem Fälligkeitstag
Senden Sie für anstehende Fälligkeiten einige Tage vor dem Fälligkeitstag eine kurze Info-Nachricht: Betrag, Datum und die zugehörige Rechnung. Bei überfälligen Konten hängen Sie an dieselben drei Angaben den Kontoauszug an, damit nicht darüber diskutiert wird, was zu zahlen ist. Wie ein Kontoauszug erstellt und gelesen wird, haben wir auf der Seite Was ist ein Kontoauszug (cari ekstre)? erklärt.
5. Buchen Sie den Zahlungseingang am selben Tag und vermerken Sie, zu welcher Rechnung er gehört
Wird eine eingegangene Zahlung nicht am selben Tag als Gutschrift auf dem Kundenkonto (cari hesap) erfasst, passiert schnell ein ärgerlicher Fehler: Sie rufen einen Kunden an, der längst bezahlt hat. Tragen Sie im Beschreibungsfeld ein, welche Rechnung damit beglichen wurde; bei einer Teilzahlung notieren Sie außerdem den Restbetrag und das neu zugesagte Datum. Stimmen die Salden beider Seiten am Periodenende nicht überein, ist das die erste Stelle, an der Sie suchen sollten – Einzelheiten dazu finden Sie auf der Seite Wie funktioniert der Saldenabgleich (cari mutabakat)?.
Beispiel: Fälligkeitsliste am Morgen des 15. September
Die Liste eines Großhändlers, der sechs Kunden auf Ziel verkauft hat. Würden dieselben Einträge nach Betrag sortiert, stünden ganz oben 12.000 ₺, die erst in 25 Tagen fällig werden; gruppiert nach Fälligkeitsdatum rücken dagegen die drei Konten nach vorn, die heute angerufen werden müssen:
| Kunde | Fälligkeit | Betrag | Status |
|---|---|---|---|
| Kunde A — Eisenwarenhandel | 20.08.2026 | 18.400 ₺ | 26 Tage überfällig |
| Kunde B — Baumarkt | 05.09.2026 | 7.250 ₺ | 10 Tage überfällig |
| Kunde C — Kleineisenwaren | 12.09.2026 | 3.100 ₺ | 3 Tage überfällig |
| Kunde D — Supermarkt | 15.09.2026 | 4.800 ₺ | heute |
| Kunde E — Schreibwarenhandel | 22.09.2026 | 9.600 ₺ | noch 7 Tage |
| Kunde F — Lebensmittelgroßhandel | 10.10.2026 | 12.000 ₺ | noch 25 Tage |
Überfällig insgesamt 18.400 + 7.250 + 3.100 = 28.750 ₺; heute fällig 4.800 ₺; in den nächsten 30 Tagen fällig 9.600 + 12.000 = 21.600 ₺. Die heutige Anrufreihenfolge lautet A, B, C – Verzugsdauer und Betrag weisen in dieselbe Richtung. D genügt morgens eine kurze Erinnerung; für E wird in einigen Tagen eine Info-Nachricht eingeplant.
Wie verfolge ich Fälligkeiten in Excel?
Erfassen Sie jede Forderung in einer Zeile: Kunde, Belegnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum. Steht das Fälligkeitsdatum in Spalte E, ergeben sich verbleibende Tage und Status aus zwei Formeln:
Kalan gün : =E2-BUGÜN() Durum : =EĞER(E2-BUGÜN()<0;"GECİKTİ";EĞER(E2-BUGÜN()=0;"BUGÜN";"VADESİ VAR"))
Sortieren Sie die Liste zuerst nach Status, dann nach Betrag; färben Sie die Zeilen mit ÜBERFÄLLIG per bedingter Formatierung rot. Löschen Sie die Zeile nicht, wenn die Zahlung eingeht, sondern tragen Sie Zahlungsdatum und Betrag in die Nachbarspalte ein – so bleibt bei Teilzahlungen der Rest sichtbar. Die fertige Umsetzung dieses Aufbaus ist die kostenlose Excel-Vorlage zur Kundenkonten-Verfolgung, die überfällige Zeilen automatisch markiert; wenn Sie Zahlungseingänge und Restbeträge pro Rechnung verfolgen möchten, eignet sich die Excel-Vorlage zur Rechnungsverfolgung besser.
Die Grenze von Excel: Die Liste aktualisiert sich nicht von selbst. Sie müssen jeden Morgen die Datei öffnen und filtern, Erinnerungen an anderer Stelle versenden und Teilzahlungen von Hand zuordnen.
Zahlungseingänge und Fälligkeiten mit einem Programm verfolgen
In der App „Kontobuch: Offene Posten“ wählen Sie beim Erfassen eines Verkaufs oder Einkaufs im Fälligkeitsfeld eine der vorgegebenen Fristen von 15, 30, 60 oder 90 Tagen oder legen im Kalender ein genaues Datum fest. Die Ansicht Fälligkeitsverfolgung teilt diese Einträge in einzuziehende (Kunden) und zu zahlende (Lieferanten) Posten auf; in jeder Gruppe werden überfällige, heute fällige und bald fällige Posten in getrennten Blöcken samt Summen aufgelistet. Sie können den Zeitraum auf 7, 30 oder 90 Tage umstellen, den Kunden aus jeder Zeile mit einem Tipp anrufen oder zu WhatsApp wechseln und eine Erinnerung senden. Weichen der fällige Posten und der aktuelle Saldo des Kontos voneinander ab, werden beide zusammen angezeigt. Wird eine Forderung nicht als offener Posten, sondern über einen Scheck oder Wechsel (çek/senet) abgesichert, ändert sich die Verfolgung – wie erhaltene und ausgestellte Papiere getrennt im Portfolio geführt werden und wie ein geplatzter Scheck auf dem Kundenkonto zurückgebucht wird, haben wir auf der Seite Wie verfolgt man Schecks und Wechsel? erklärt; bald fällige Schecks und Wechsel werden im Dashboard zusätzlich im Fälligkeitsbericht zusammengefasst.
Wenn Sie Lager und Verkauf im selben Programm verwalten möchten, passt Ofisx; führen Sie im Einzelhandel ein Kundenbuch für Anschreiben, ist Veresiye Takibi eventuell besser geeignet. Den Vergleich finden Sie auf der Seite Welche Lösung passt zu mir?. Die Logik von Soll und Haben selbst haben wir auf der Seite Was ist ein Kundenkonto (cari hesap)? erklärt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Forderungsmanagement (Zahlungsverfolgung)?
Forderungsmanagement ist die Methode, zu überwachen, wann und in welcher Höhe die aus Verkäufen entstandenen Forderungen eingehen, fällige oder überfällige Konten rechtzeitig anzumahnen und eingegangene Zahlungen auf dem Kundenkonto zu verbuchen. Ziel ist es, Geld sichtbar zu halten, das verkauft, aber noch nicht in der Kasse angekommen ist.
Was ist Fälligkeitsverfolgung?
Bei der Fälligkeitsverfolgung erhält jeder Schuldeintrag ein Zahlungsdatum, und Forderungen und Verbindlichkeiten werden anhand dieses Datums überwacht. Sie ist die Grundlage des Forderungsmanagements: Ohne eingetragenes Fälligkeitsdatum lässt sich nicht erkennen, ob eine Forderung überfällig ist.
Was ist der Unterschied zwischen Forderungsmanagement und Fälligkeitsverfolgung?
Die Fälligkeitsverfolgung beantwortet die Frage wann: welche Forderung ist überfällig, welche wird bald fällig. Das Forderungsmanagement ist die gesamte darauf aufbauende Arbeit: Erinnerung, Verbuchung der eingehenden Zahlung, Verfolgung des Restbetrags bei Teilzahlungen. Dasselbe Verfahren funktioniert auf der Lieferantenseite als Zahlungsverfolgung.
Wie oft sollte ich überfällige Forderungen prüfen?
Für einen kleinen Betrieb, der auf Ziel arbeitet, ist ein praktischer Anfang, einmal pro Woche eine Liste zu ziehen und die säumigen Kunden nach Betrag geordnet anzurufen. Mit steigender Zahl der Buchungen wird diese Kontrolle zur täglichen Aufgabe; wichtig ist, dass die Liste nicht mehr von Hand zusammengestellt werden muss.
Wie verfolge ich es, wenn ein Kunde eine Teilzahlung leistet?
Buchen Sie die Zahlung am selben Tag als Gutschrift, vermerken Sie in der Beschreibung die zugehörige Rechnung und notieren Sie für den Restbetrag ein neues Datum. So lässt sich die Differenz zwischen dem fälligen Posten und dem aktuellen Saldo des Kontos aus den Buchungen ablesen, statt dass man sie im Kopf behalten muss.
Kann man bei verspäteter Zahlung einen Fälligkeitszuschlag (vade farkı) berechnen?
Wenn ja, muss der Satz beim Verkauf mit dem Kunden besprochen worden sein; einen nicht vereinbarten Aufschlag nachträglich hinzuzufügen beschleunigt den Zahlungseingang nicht, sondern führt zum Streit. Um den Betrag mit einem vereinbarten Satz zu sehen, können Sie das Tool Fälligkeitszuschlag berechnen nutzen; zu den rechtlichen Folgen lassen Sie sich von einer Fachperson beraten.
Sollte ich mit Excel oder mit einem Programm arbeiten?
Für einige Dutzend Konten und einige hundert Buchungen pro Monat reicht Excel. Wächst die Zahl der Konten, führt es zu Fehlern, die Liste täglich neu zu filtern, Erinnerungen an anderer Stelle zu versenden und Teilzahlungen von Hand zuzuordnen; ab diesem Punkt spart ein Programm Zeit, das die Fälligkeitsliste automatisch erstellt.
Zuletzt aktualisiert: 2026-09-19
Im Inneren der App
Fälligkeit und Restsaldo im Forderungseintrag; aktueller Saldo in der Kundenliste.
Erstellen Sie die Fälligkeitsliste nicht jeden Morgen von Hand
Eröffnen Sie ein kostenloses Konto, erfassen Sie Verkäufe mit Fälligkeit – überfällige Posten stehen automatisch ganz oben.