Comment suivre les encaissements et les échéances ?

L’argent vendu mais non encaissé est de l’argent qui n’apparaît pas en caisse. Le rôle du suivi des encaissements est de le garder visible — de qui, combien, depuis quelle date.

Le suivi des encaissements et des échéances en cinq étapes

1. Inscrivez l’échéance au moment de la vente

L’échéance s’inscrit au moment d’émettre la facture ou d’enregistrer la vente à crédit — elle ne se retrouve pas après coup. Si le client dit « fin de mois » ou « 30 jours », convertissez en date précise et enregistrez-la. Une créance sans échéance ne ressort dans aucune liste ; elle reste un simple solde et l’on ne peut pas savoir si elle est en retard. Tout le suivi des encaissements repose sur ce seul champ.

2. Répartissez les créances en trois groupes : en retard, aujourd’hui, à venir

Classer toutes les créances par montant dans une seule liste cache la plus urgente. Divisez la liste en trois selon la date d’échéance : les échéances dépassées, celles qui arrivent aujourd’hui et celles des 7 à 30 prochains jours. Écrivez séparément le total de chaque groupe ; la vraie réponse à la question « combien m’est-il dû » est dans le premier groupe, pas dans le troisième.

3. Parmi les retards, commencez par le plus gros montant

Au sein du groupe des échéances dépassées, triez par montant et appelez le jour même les trois premières lignes. Pendant que l’on s’occupe de nombreux petits retards, laisser une grosse créance attendre une semaine de plus est l’erreur la plus coûteuse pour la trésorerie. Pendant l’appel, gardez aussi sous les yeux le solde actuel du compte : si un paiement partiel a été fait, le montant échu et le solde diffèrent, et réclamer le mauvais chiffre prolonge la conversation.

4. Relancez avant le jour de l’échéance

Pour les échéances à venir, envoyez quelques jours avant la date un court message d’information : montant, date et facture concernée. Pour un compte en retard, joignez aux mêmes trois informations le relevé de compte, afin qu’il n’y ait aucune discussion sur ce qui doit être payé. Nous expliquons comment préparer et lire ce relevé sur la page qu’est-ce qu’un relevé de compte client.

5. Enregistrez l’encaissement le jour même et indiquez la facture concernée

Si un paiement reçu n’est pas saisi le jour même au crédit du compte client, on s’expose à une erreur très gênante : rappeler un client qui a déjà payé. Dans le champ de description, indiquez la facture réglée ; en cas de paiement partiel, notez aussi le montant restant et la nouvelle date promise. Si les soldes des deux parties ne concordent pas en fin de période, c’est le premier endroit à vérifier — détails sur la page comment faire un rapprochement de comptes clients.

Exemple : la liste des échéances du matin du 15 septembre

La liste d’un grossiste qui a vendu à crédit à six clients. Si les mêmes écritures étaient triées par montant, c’est l’échéance de 12.000 ₺ dans 25 jours qui serait en tête ; regroupées par date d’échéance, ce sont les trois comptes à appeler aujourd’hui qui ressortent :

Total en retard : 18.400 + 7.250 + 3.100 = 28.750 ₺ ; échu aujourd’hui : 4.800 ₺ ; à percevoir dans les 30 prochains jours : 9.600 + 12.000 = 21.600 ₺. L’ordre des appels du jour est A, B, C — la durée du retard et le montant vont dans le même sens. Pour D, un court rappel le matin suffit ; pour E, un message d’information est prévu dans quelques jours.

Comment suivre les échéances dans Excel ?

Saisissez chaque créance sur une ligne : client, numéro de document, montant, date d’échéance. Si la date d’échéance se trouve dans la colonne E, deux formules donnent les jours restants et le statut :

Kalan gün :  =E2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(E2-BUGÜN()<0;"GECİKTİ";EĞER(E2-BUGÜN()=0;"BUGÜN";"VADESİ VAR"))

Triez d’abord la liste par Statut, puis par Montant ; avec la mise en forme conditionnelle, colorez en rouge les lignes EN RETARD. Quand un paiement arrive, ne supprimez pas la ligne : inscrivez la date et le montant encaissé dans la colonne voisine — en cas de paiement partiel, le solde restant reste ainsi visible. La version toute prête de ce montage, qui signale automatiquement les lignes échues, est le modèle gratuit de suivi des comptes clients ; si vous voulez suivre les encaissements et les soldes restants facture par facture, le modèle Excel de suivi des factures est plus adapté.

La limite d’Excel, c’est que la liste ne se met pas à jour toute seule : il faut ouvrir le fichier et filtrer chaque matin, envoyer les relances depuis un autre outil et rapprocher à la main les paiements partiels.

Suivi des encaissements et des échéances avec un logiciel

Dans Suivi des comptes : Créances, lorsque vous enregistrez une vente ou un achat, vous choisissez dans le champ d’échéance l’un des délais prédéfinis de 15, 30, 60 ou 90 jours, ou vous fixez une date précise dans le calendrier. L’écran Suivi des échéances répartit ces écritures en deux : à encaisser (clients) et à payer (fournisseurs) ; dans chacun, les échéances dépassées, celles du jour et celles à venir sont listées dans des blocs distincts, avec leurs totaux. Vous pouvez faire passer la fenêtre à 7, 30 ou 90 jours, appeler le client d’une simple touche depuis chaque ligne, ou basculer sur WhatsApp pour envoyer un rappel. Si le montant à échéance diffère du solde actuel du compte client, les deux s’affichent ensemble. Lorsqu’une créance est réglée par chèque ou billet à ordre plutôt qu’en compte ouvert, la méthode de suivi change — nous expliquons sur la page comment suivre les chèques et billets à ordre comment suivre séparément les effets reçus et émis, et comment un effet impayé est réinscrit au compte client ; les chèques et billets à ordre arrivant à échéance sont en outre regroupés dans le rapport d’échéances du panneau.

Si vous souhaitez aussi gérer le stock et les ventes dans le même logiciel, Ofisx peut convenir ; si vous tenez un carnet de crédit client dans le commerce de détail, Veresiye Takibi sera peut-être plus adapté ; la comparaison se trouve sur la page lequel me convient. Nous expliquons la logique même des dettes et créances sur la page qu’est-ce qu’un compte client.

Questions fréquentes

Dernière mise à jour : 2026-09-19

Ne sortez plus la liste des échéances à la main chaque matin

Ouvrez un compte gratuit, saisissez vos ventes avec leur échéance ; les retards se regroupent automatiquement en haut de la liste.