وصولی اور واجب الادا ٹریکنگ کیسے کی جاتی ہے؟

بکی ہوئی مگر وصول نہ ہوئی رقم وہ رقم ہے جو کیش میں نظر نہیں آتی۔ وصولی کی ٹریکنگ کا کام اسے نظر کے سامنے رکھنا ہے — کس سے، کتنی، کس تاریخ سے۔

پانچ مراحل میں وصولی اور واجب الادا ٹریکنگ

1. واجب الادا تاریخ فروخت کے وقت لکھیں

واجب الادا تاریخ بل بناتے وقت یا ادھار فروخت درج کرتے وقت لکھی جاتی ہے — بعد میں یاد نہیں رہتی۔ اگر گاہک “مہینے کے آخر”، “30 دن” کہے تو اسے حتمی تاریخ میں بدل کر درج کریں۔ جس وصولی پر واجب الادا تاریخ نہ لکھی ہو وہ کسی فہرست میں نمایاں نہیں ہوتی؛ صرف بیلنس کے طور پر پڑی رہتی ہے اور معلوم نہیں ہوتا کہ تاخیر ہوئی یا نہیں۔ وصولی کی ٹریکنگ کا پورا انحصار اسی ایک خانے پر ہے۔

2. وصولیوں کو تین گروہوں میں بانٹیں: تاخیر، آج، قریب

تمام وصولیوں کو ایک فہرست میں رقم کے لحاظ سے ترتیب دینا سب سے فوری کو چھپا دیتا ہے۔ فہرست کو واجب الادا تاریخ کے لحاظ سے تین حصوں میں بانٹیں: جن کی تاریخ گزر چکی، جن کی آج واجب الادا ہے اور اگلے 7–30 دن میں آنے والے۔ ہر گروہ کا مجموعہ الگ لکھیں؛ “میری کتنی وصولی ہے” کے سوال کا اصل جواب تیسرا نہیں، پہلا گروہ ہے۔

3. تاخیر والوں میں سب سے بڑی رقم سے آغاز کریں

تاریخ گزر جانے والے گروہ کے اندر رقم کے لحاظ سے ترتیب دیں اور پہلی تین مدوں کو اسی دن فون کریں۔ چھوٹی رقم کی بہت سی تاخیروں میں الجھے رہنے کے دوران ایک بڑی وصولی کا مزید ایک ہفتہ انتظار کرنا کیش فلو میں سب سے مہنگی غلطی ہے۔ فون کرتے وقت کھاتے کا موجودہ بیلنس بھی سامنے رکھیں: اگر جزوی ادائیگی ہو چکی ہو تو واجب الادا مد اور بیلنس مختلف ہوتے ہیں اور غلط رقم مانگنے سے بات لمبی ہو جاتی ہے۔

4. یاد دہانی واجب الادا دن سے پہلے کریں

آنے والی ادائیگیوں کے لیے مقررہ تاریخ سے چند دن پہلے ایک مختصر اطلاعی پیغام بھیجیں: رقم، تاریخ اور یہ کہ کس انوائس سے متعلق ہے۔ جس کھاتے کی مقررہ تاریخ گزر چکی ہو، اسی تین معلومات کے ساتھ اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ بھی منسلک کریں؛ تاکہ اس پر بحث نہ ہو کہ کیا ادا کرنا ہے۔ اسٹیٹمنٹ کیسے تیار کی اور پڑھی جاتی ہے، یہ ہم نے اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ کیا ہے صفحے پر بتایا ہے۔

5. وصولی اسی دن درج کریں اور لکھیں کہ کس انوائس کی ہے

اگر آنے والی ادائیگی اسی دن کھاتے میں جمع (کریڈٹ) کے طور پر درج نہ کی جائے تو ایک تکلیف دہ غلطی ہو جاتی ہے، جیسے ادائیگی کر چکے گاہک کو دوبارہ فون کر دینا۔ تفصیل کے خانے میں لکھیں کہ یہ کون سی انوائس بند کرتی ہے؛ جزوی ادائیگی کی صورت میں باقی رقم اور نئی وعدہ شدہ تاریخ بھی نوٹ کریں۔ مدت کے اختتام پر دونوں فریقوں کا بیلنس نہ ملے تو سب سے پہلے یہی جگہ دیکھی جاتی ہے — تفصیل کھاتوں کا میلان (ریکنسلی ایشن) کیسے کریں صفحے پر ہے۔

مثال: 15 ستمبر کی صبح کی واجب الادا فہرست

چھ گاہکوں کو ادھار پر مال بیچنے والے ایک تھوک فروش کی فہرست۔ اگر یہی اندراجات رقم کے لحاظ سے ترتیب دیے جاتے تو سب سے اوپر 25 دن بعد واجب الادا ہونے والے 12.000 ₺ ہوتے؛ مقررہ تاریخ کے لحاظ سے گروپ کرنے پر آج جن تین کھاتوں کو فون کرنا ہے وہ نمایاں ہو جاتے ہیں:

مقررہ تاریخ گزر چکی رقم کا کل: 18.400 + 7.250 + 3.100 = 28.750 ₺؛ آج واجب الادا 4.800 ₺؛ اگلے 30 دن میں آنے والی رقم 9.600 + 12.000 = 21.600 ₺۔ آج فون کرنے کی ترتیب A، B، C ہے — تاخیر کی مدت اور رقم دونوں ایک ہی سمت اشارہ کرتی ہیں۔ D کے لیے صبح ایک مختصر یاد دہانی کافی ہے؛ E کے لیے چند دن بعد اطلاعی پیغام طے کر لیں۔

Excel میں واجب الادا تاریخوں کی نگرانی کیسے کریں؟

ہر وصولی کو ایک قطار میں لکھیں: گاہک، دستاویز نمبر، رقم، مقررہ تاریخ۔ اگر مقررہ تاریخ E کالم میں ہو تو باقی دن اور اسٹیٹس دو فارمولوں سے نکل آتے ہیں:

Kalan gün :  =E2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(E2-BUGÜN()<0;"GECİKTİ";EĞER(E2-BUGÜN()=0;"BUGÜN";"VADESİ VAR"))

فہرست کو پہلے اسٹیٹس اور پھر رقم کے لحاظ سے ترتیب دیں؛ کنڈیشنل فارمیٹنگ سے تاخیر شدہ قطاروں کو سرخ رنگ دیں۔ ادائیگی آنے پر قطار کو نہ مٹائیں، وصولی کی تاریخ اور رقم ساتھ والے کالم میں لکھ دیں — یوں جزوی ادائیگی میں باقی رقم نظر آتی رہتی ہے۔ اس ترتیب کی تیار شکل مفت کھاتہ جاتی نگرانی ٹیمپلیٹ میں موجود ہے جو مقررہ تاریخ گزری قطاروں کو خود بخود نشان زد کرتا ہے؛ اگر آپ انوائس کی بنیاد پر وصولی اور باقی رقم دیکھنا چاہتے ہیں تو انوائس ٹریکنگ Excel ٹیمپلیٹ زیادہ موزوں ہے۔

Excel کی حد یہ ہے کہ فہرست خود بخود تازہ نہیں ہوتی: ہر صبح فائل کھول کر فلٹر لگانا، یاد دہانی کہیں اور سے بھیجنا اور جزوی ادائیگیاں ہاتھ سے ملانا پڑتی ہیں۔

پروگرام کے ذریعے وصولی اور واجب الادا تاریخوں کی نگرانی

کھاتہ بہی: ادھار لینا دینا میں فروخت یا خریداری درج کرتے وقت مقررہ تاریخ کے خانے میں 15، 30، 60 یا 90 دن کی تیار مدتوں میں سے ایک چنیں یا کیلنڈر سے عین تاریخ دیں۔ واجب الادا نگرانی اسکرین ان اندراجات کو وصول کرنے والی (گاہک) اور ادا کرنے والی (سپلائر) دو حصوں میں بانٹتی ہے؛ ہر حصے میں مقررہ تاریخ گزر چکے، آج واجب الادا اور آنے والے اندراجات الگ الگ بلاکس میں ان کے مجموعوں کے ساتھ دکھائے جاتے ہیں۔ آپ دورانیہ 7، 30 یا 90 دن کر سکتے ہیں، ہر قطار سے ایک ٹچ میں گاہک کو فون کر سکتے ہیں یا WhatsApp پر جا کر یاد دہانی بھیج سکتے ہیں۔ اگر واجب الادا رقم اور کھاتے کا موجودہ بیلنس مختلف ہوں تو دونوں ساتھ نظر آتے ہیں۔ اگر وصولی کھلے کھاتے کے بجائے چیک یا پرامسری نوٹ (سینیت) سے منسلک ہو تو نگرانی کا طریقہ بدل جاتا ہے — وصول شدہ اور جاری کردہ دستاویزات کو الگ پورٹ فولیو میں کیسے دیکھا جاتا ہے اور باؤنس ہونے والے چیک کو کھاتے میں کیسے واپس درج کیا جاتا ہے، یہ ہم نے چیک اور پرامسری نوٹ کی نگرانی کیسے کریں صفحے پر بتایا ہے؛ جن چیکوں اور نوٹوں کی مدت قریب ہو وہ پینل میں واجب الادا رپورٹ میں الگ سے جمع ہوتے ہیں۔

اگر آپ اسٹاک اور فروخت کو بھی اسی پروگرام میں سنبھالنا چاہتے ہیں تو Ofisx، اور اگر آپ ریٹیل میں ادھار کھاتہ رکھتے ہیں تو Veresiye Takibi زیادہ موزوں ہو سکتا ہے؛ ان کا موازنہ میرے لیے کون سا موزوں ہے صفحے پر ہے۔ لین دین اور کھاتے کی بنیادی منطق ہم نے کھاتہ (کرنٹ اکاؤنٹ) کیا ہے صفحے پر بیان کی ہے۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

آخری اپ ڈیٹ: 2026-09-19

واجب الادا فہرست ہر صبح ہاتھ سے نہ بنائیں

مفت اکاؤنٹ بنائیں، فروخت کو اس کی مقررہ تاریخ کے ساتھ درج کریں؛ تاخیر والے خود بخود سب سے اوپر جمع ہو جائیں گے۔