Tahsilat ve vade takibi nasıl yapılır?

Satılmış ama tahsil edilmemiş para, kasada görünmeyen paradır. Tahsilat takibinin işi onu görünür tutmaktır — kimden, ne kadar, hangi tarihten beri.

Beş adımda tahsilat ve vade takibi

1. Vadeyi satış anında yazın

Vade, faturayı keserken ya da veresiye satışı işlerken yazılır — sonradan hatırlanmaz. Müşteri “ay sonu”, “30 gün” diyorsa kesin tarihe çevirip kaydedin. Vadesi yazılmamış bir alacak hiçbir listede öne çıkmaz; yalnız bakiye olarak durur ve gecikip gecikmediği anlaşılamaz. Tahsilat takibinin tamamı bu tek alana dayanır.

2. Alacakları üç gruba ayırın: gecikti, bugün, yaklaşıyor

Tüm alacakları tek listede tutarına göre sıralamak, en acil olanı gizler. Listeyi vade tarihine göre üçe bölün: vadesi geçenler, bugün vadesi gelenler ve önümüzdeki 7–30 günde gelecekler. Her grubun toplamını ayrı yazın; “ne kadar alacağım var” sorusunun gerçek cevabı üçüncü grup değil, ilk gruptur.

3. Gecikenlerde en büyük tutardan başlayın

Vadesi geçen grubun içinde tutara göre sıralayın ve ilk üç kalemi o gün arayın. Küçük tutarlı çok sayıda gecikmeyle uğraşırken büyük bir alacağın bir hafta daha beklemesi, nakit akışında en pahalı hatadır. Arama sırasında carinin güncel bakiyesini de önünüzde tutun: kısmi ödeme yapılmışsa vadeli kalem ile bakiye farklıdır ve yanlış rakamı istemek görüşmeyi uzatır.

4. Hatırlatmayı vade gününden önce yapın

Yaklaşan vadeler için vade gününden birkaç gün önce kısa bir bilgi mesajı gönderin: tutar, tarih ve hangi faturaya ait olduğu. Vadesi geçen hesapta aynı üç bilgiye hesap dökümünü ekleyin; neyin ödeneceği tartışılmasın. Dökümün nasıl hazırlanıp okunduğunu cari ekstre nedir sayfasında anlattık.

5. Tahsilatı aynı gün işleyin ve hangi faturaya ait olduğunu yazın

Gelen ödeme aynı gün cari hesaba alacak olarak girilmezse, ödeme yapmış bir müşteriyi yeniden aramak gibi can sıkıcı bir hata ortaya çıkar. Açıklama alanına hangi faturayı kapattığını yazın; kısmi ödemede kalan tutar ve yeni söz verilen tarih de not edilsin. Dönem sonunda iki tarafın bakiyesi tutmazsa aranacak ilk yer burasıdır — ayrıntısı cari mutabakat nasıl yapılır sayfasında.

Örnek: 15 Eylül sabahı vade listesi

Altı müşteriye vadeli satış yapmış bir toptancının listesi. Aynı kayıtlar tutara göre sıralansaydı en üstte 25 gün sonra vadesi gelecek 12.000 ₺ dururdu; vade tarihine göre gruplandığında bugün aranacak üç hesap öne çıkar:

Vadesi geçen toplam 18.400 + 7.250 + 3.100 = 28.750 ₺; bugün vadesi gelen 4.800 ₺; önümüzdeki 30 günde gelecek 9.600 + 12.000 = 21.600 ₺. Bugünün arama sırası A, B, C — gecikme süresi ile tutar aynı yöne işaret ediyor. D’ye sabah kısa bir hatırlatma yeter; E için birkaç gün sonra bilgi mesajı planlanır.

Excel’de vade takibi nasıl yapılır?

Her alacağı bir satıra yazın: müşteri, belge no, tutar, vade tarihi. Vade tarihi E sütunundaysa kalan gün ve durum iki formülle çıkar:

Kalan gün :  =E2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(E2-BUGÜN()<0;"GECİKTİ";EĞER(E2-BUGÜN()=0;"BUGÜN";"VADESİ VAR"))

Listeyi önce Durum’a, sonra Tutar’a göre sıralayın; koşullu biçimlendirmeyle GECİKTİ satırlarını kırmızıya boyayın. Ödeme geldiğinde satırı silmeyin, tahsil tarihini ve tutarını yan sütuna yazın — kısmi ödemede kalan böylece görünür. Bu kurulumun hazır hâli, vadesi geçen satırları kendiliğinden işaretleyen ücretsiz cari hesap takip şablonunda; fatura bazında tahsilat ve kalan tutar izlemek isterseniz fatura takip Excel şablonu daha uygundur.

Excel’in sınırı, listenin kendiliğinden yenilenmemesidir: her sabah dosyayı açıp süzmek, hatırlatmayı ayrı bir yerden göndermek ve kısmi ödemeleri elle eşleştirmek gerekir.

Programla tahsilat ve vade takibi

Cari Takip Programı’nda satış ya da alış kaydederken vade alanında 15, 30, 60 veya 90 günlük hazır sürelerden birini seçer ya da takvimden kesin tarih verirsiniz. Vade Takibi ekranı bu kayıtları tahsil edilecek (müşteri) ve ödenecek (tedarikçi) olarak ikiye ayırır; her birinde vadesi geçenler, bugün vadesi gelenler ve yaklaşanlar ayrı bloklarda, toplamlarıyla listelenir. Pencereyi 7, 30 veya 90 gün olarak değiştirebilir, her satırdan müşteriyi tek dokunuşla arayabilir ya da WhatsApp’a geçip hatırlatma gönderebilirsiniz. Vadeli kalem ile carinin güncel bakiyesi farklıysa ikisi birlikte görünür. Vadesi yaklaşan çek ve senetler ise ayrı bir raporda toplanır.

Stok ve satışı da aynı programda yönetmek isterseniz Ofisx, perakendede veresiye defteri tutuyorsanız Veresiye Takibi daha uygun olabilir; karşılaştırması hangisi bana uygun sayfasında. Borç-alacak mantığının kendisini cari hesap nedir sayfasında anlattık.

Sık sorulan sorular

Son güncelleme: 2026-09-15

Vade listesini her sabah elle çıkarmayın

Ücretsiz hesap açın, satışı vadesiyle girin; gecikenler kendiliğinden en üstte toplansın.