Theo dõi thu tiền và hạn thanh toán như thế nào?

Tiền đã bán nhưng chưa thu là tiền không hiện trong quỹ. Việc của theo dõi thu tiền là giữ cho nó luôn nhìn thấy được — của ai, bao nhiêu, từ ngày nào.

Theo dõi thu tiền và hạn thanh toán trong năm bước

1. Ghi hạn thanh toán ngay lúc bán

Hạn thanh toán được ghi khi xuất hóa đơn hoặc khi ghi giao dịch bán chịu — sau này sẽ không nhớ nữa. Nếu khách nói “cuối tháng”, “30 ngày”, hãy đổi thành ngày cụ thể rồi ghi lại. Một khoản phải thu không có hạn sẽ không nổi lên ở bất kỳ danh sách nào; nó chỉ nằm đó như một số dư và không thể biết có quá hạn hay chưa. Toàn bộ việc theo dõi thu tiền dựa vào duy nhất trường này.

2. Chia khoản phải thu thành ba nhóm: quá hạn, hôm nay, sắp tới

Giữ tất cả khoản phải thu trong một danh sách sắp xếp theo số tiền sẽ giấu đi cái khẩn cấp nhất. Hãy chia danh sách thành ba theo ngày đến hạn: đã quá hạn, đến hạn hôm nay và sẽ đến hạn trong 7–30 ngày tới. Ghi riêng tổng của từng nhóm; câu trả lời thật cho câu hỏi “tôi có bao nhiêu khoản phải thu” không phải là nhóm thứ ba mà là nhóm đầu tiên.

3. Với khoản quá hạn, bắt đầu từ số tiền lớn nhất

Trong nhóm quá hạn, hãy sắp xếp theo số tiền và gọi điện ngay trong ngày cho ba khoản đầu. Mải xử lý nhiều khoản quá hạn nhỏ trong khi một khoản phải thu lớn phải chờ thêm một tuần là sai lầm đắt nhất đối với dòng tiền. Khi gọi, hãy để số dư hiện tại của đối tác trước mặt: nếu đã thanh toán một phần thì khoản có hạn và số dư là khác nhau, đòi sai con số sẽ kéo dài cuộc trao đổi.

4. Nhắc nhở trước ngày đến hạn

Với các khoản sắp đến hạn, hãy gửi một tin nhắn nhắc ngắn trước ngày đến hạn vài ngày: số tiền, ngày và hóa đơn liên quan. Với tài khoản đã quá hạn, hãy đính kèm sao kê công nợ cùng ba thông tin đó để không còn tranh cãi về khoản cần thanh toán. Cách lập và đọc sao kê, chúng tôi đã trình bày trong trang sao kê công nợ là gì.

5. Ghi nhận khoản thu ngay trong ngày và ghi rõ thuộc hóa đơn nào

Nếu khoản thanh toán nhận được không được ghi có vào tài khoản công nợ ngay trong ngày, sẽ xảy ra một sai sót rất khó chịu: gọi lại cho khách hàng đã thanh toán. Hãy ghi vào ô diễn giải khoản thanh toán đó tất toán hóa đơn nào; nếu khách trả một phần, hãy ghi chú số tiền còn lại và ngày hẹn thanh toán mới. Cuối kỳ, nếu số dư hai bên không khớp thì đây là nơi đầu tiên cần kiểm tra — chi tiết xem trang cách đối chiếu công nợ.

Ví dụ: danh sách đến hạn sáng ngày 15 tháng 9

Đây là danh sách của một nhà bán buôn đã bán chịu cho sáu khách hàng. Nếu cũng những bản ghi này được sắp xếp theo số tiền, khoản 12.000 ₺ sẽ đến hạn sau 25 ngày nằm ở trên cùng; còn khi nhóm theo ngày đến hạn, ba tài khoản cần gọi ngay hôm nay sẽ nổi lên:

Tổng số quá hạn là 18.400 + 7.250 + 3.100 = 28.750 ₺; đến hạn hôm nay là 4.800 ₺; 30 ngày tới sẽ thu được 9.600 + 12.000 = 21.600 ₺. Thứ tự gọi hôm nay là A, B, C — thời gian quá hạn và số tiền cùng chỉ về một hướng. Với D, một lời nhắc ngắn vào buổi sáng là đủ; với E, hãy lên lịch gửi tin nhắn thông báo sau vài ngày.

Theo dõi công nợ đến hạn trong Excel như thế nào?

Ghi mỗi khoản phải thu vào một dòng: khách hàng, số chứng từ, số tiền, ngày đến hạn. Nếu ngày đến hạn nằm ở cột E, số ngày còn lại và trạng thái sẽ được tính bằng hai công thức:

Kalan gün :  =E2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(E2-BUGÜN()<0;"GECİKTİ";EĞER(E2-BUGÜN()=0;"BUGÜN";"VADESİ VAR"))

Hãy sắp xếp danh sách theo Trạng thái trước, rồi theo Số tiền; dùng định dạng có điều kiện để tô đỏ các dòng QUÁ HẠN. Khi nhận được tiền, đừng xóa dòng đó mà hãy ghi ngày thu và số tiền thu vào cột bên cạnh — nhờ vậy số còn lại khi trả một phần vẫn hiển thị. Bản dựng sẵn của cách thiết lập này là mẫu theo dõi tài khoản công nợ miễn phí, tự động đánh dấu các dòng quá hạn; nếu bạn muốn theo dõi khoản thu và số còn lại theo từng hóa đơn thì mẫu Excel theo dõi hóa đơn sẽ phù hợp hơn.

Hạn chế của Excel là danh sách không tự làm mới: mỗi sáng bạn phải mở tệp để lọc, gửi lời nhắc từ một nơi khác và đối chiếu các khoản trả một phần bằng tay.

Theo dõi thu tiền và công nợ đến hạn bằng phần mềm

Khi ghi một giao dịch bán hoặc mua trong Sổ Công Nợ: Ghi nợ, thu chi, ở trường hạn thanh toán bạn chọn một trong các kỳ hạn có sẵn 15, 30, 60 hoặc 90 ngày, hoặc chọn ngày cụ thể từ lịch. Màn hình Theo dõi đến hạn chia các bản ghi này thành khoản phải thu (khách hàng) và khoản phải trả (nhà cung cấp); trong mỗi phần, các khoản quá hạn, đến hạn hôm nay và sắp đến hạn được liệt kê trong các khối riêng, kèm tổng số. Bạn có thể đổi khoảng thời gian xem thành 7, 30 hoặc 90 ngày, gọi điện cho khách hàng chỉ bằng một chạm từ mỗi dòng, hoặc chuyển sang WhatsApp để gửi lời nhắc. Nếu khoản đến hạn và số dư hiện tại của tài khoản công nợ khác nhau, cả hai đều được hiển thị. Khi khoản phải thu không để công nợ mở mà chuyển sang séc hoặc kỳ phiếu thì cách theo dõi sẽ thay đổi — việc theo dõi chứng từ nhận và chứng từ phát hành trong các danh mục riêng, cũng như cách ghi ngược séc bị từ chối thanh toán vào tài khoản công nợ, chúng tôi đã trình bày trong trang cách theo dõi séc và kỳ phiếu; séc và kỳ phiếu sắp đến hạn cũng được tổng hợp riêng trong báo cáo đến hạn trên bảng điều khiển.

Nếu bạn muốn quản lý cả kho và bán hàng trong cùng một phần mềm thì Ofisx, nếu bạn ghi sổ nợ bán lẻ (veresiye) thì Veresiye Takibi có thể phù hợp hơn; phần so sánh có trong trang giải pháp nào phù hợp với tôi. Bản thân nguyên tắc ghi nợ – ghi có, chúng tôi đã trình bày trong trang tài khoản công nợ là gì.

Câu hỏi thường gặp

Cập nhật lần cuối: 2026-09-19

Đừng lập danh sách đến hạn bằng tay mỗi sáng

Mở tài khoản miễn phí, nhập giao dịch bán kèm hạn thanh toán; các khoản chậm sẽ tự động được gom lên trên cùng.