كيف تتم متابعة التحصيل والاستحقاق؟

المال الذي بِيع ولم يُحصَّل مالٌ لا يظهر في الصندوق. ومهمة متابعة التحصيل أن تُبقيه ظاهرًا — ممّن، وكم، ومنذ أي تاريخ.

متابعة التحصيل والاستحقاق في خمس خطوات

1. اكتبوا الاستحقاق لحظة البيع

يُكتب الاستحقاق عند إصدار الفاتورة أو تسجيل البيع بالآجل — ولا يُتذكَّر لاحقًا. فإذا قال العميل «آخر الشهر» أو «30 يومًا» فحوّلوه إلى تاريخ محدد وسجّلوه. المستحق الذي لم يُكتب استحقاقه لا يبرز في أي قائمة؛ يبقى رصيدًا فحسب، ولا يُعرف هل تأخر أم لا. وكل متابعة التحصيل تقوم على هذا الحقل الواحد.

2. قسّموا المستحقات إلى ثلاث مجموعات: متأخر، اليوم، قريب

ترتيب كل المستحقات في قائمة واحدة حسب المبلغ يُخفي الأكثر إلحاحًا. قسّموا القائمة حسب تاريخ الاستحقاق إلى ثلاثة: ما فات استحقاقه وما يحين استحقاقه اليوم وما سيحين في الأيام 7–30 القادمة. اكتبوا مجموع كل مجموعة على حدة؛ فالجواب الحقيقي عن سؤال «كم لي من مستحقات» هو في المجموعة الأولى لا الثالثة.

3. في المتأخرات ابدأوا بأكبر مبلغ

رتّبوا داخل مجموعة المتأخرات حسب المبلغ واتصلوا بأول ثلاثة بنود في اليوم نفسه. أن ينتظر مستحق كبير أسبوعًا إضافيًا بينما تنشغلون بكثير من التأخيرات الصغيرة هو أغلى خطأ في التدفق النقدي. وأبقوا أمامكم أثناء الاتصال الرصيد الحالي للطرف: فإن كانت هناك دفعة جزئية فالبند ذو الاستحقاق يختلف عن الرصيد، وطلب رقم خاطئ يطيل المكالمة.

4. ذكّروا قبل يوم الاستحقاق

للاستحقاقات القريبة، أرسلوا رسالة تذكير قصيرة قبل يوم الاستحقاق بأيام قليلة: المبلغ والتاريخ والفاتورة المعنية. وفي الحساب المتأخر أرفقوا كشف الحساب بالمعلومات الثلاث نفسها، حتى لا يدور نقاش حول ما يجب دفعه. شرحنا كيفية إعداد الكشف وقراءته في صفحة ما هو كشف الحساب.

5. سجّلوا التحصيل في اليوم نفسه واكتبوا الفاتورة التي يخصّها

إذا لم تُسجَّل الدفعة الواردة في حساب العميل كمبلغ مقبوض في اليوم نفسه، يقع خطأ مزعج، وهو الاتصال مجددًا بعميل سدّد فعلًا. اكتبوا في حقل الملاحظات الفاتورة التي أُغلقت بهذه الدفعة؛ وعند الدفع الجزئي دوّنوا المبلغ المتبقي والتاريخ الجديد المتفق عليه. وإذا لم يتطابق رصيد الطرفين في نهاية الفترة، فهذا أول مكان تبحثون فيه — وتفاصيله في صفحة كيف تتم مطابقة الحسابات.

مثال: قائمة الاستحقاقات صباح 15 سبتمبر

هذه قائمة تاجر جملة باع بالآجل لستة عملاء. لو رُتّبت السجلات نفسها حسب المبلغ لتصدّر القائمة مبلغ 12.000 ₺ المستحق بعد 25 يومًا؛ أما عند التجميع حسب تاريخ الاستحقاق فتبرز ثلاثة حسابات يجب الاتصال بها اليوم:

إجمالي المتأخر 18.400 + 7.250 + 3.100 = 28.750 ₺؛ والمستحق اليوم 4.800 ₺؛ والمتوقع خلال الثلاثين يومًا القادمة 9.600 + 12.000 = 21.600 ₺. ترتيب الاتصال اليوم هو A ثم B ثم C — فمدة التأخير والمبلغ يشيران إلى الاتجاه نفسه. يكفي تذكير قصير صباحًا للعميل D، ويُخطَّط لرسالة تنبيه للعميل E بعد بضعة أيام.

كيف تتابعون الاستحقاقات في Excel؟

اكتبوا كل مبلغ مستحق في سطر: العميل ورقم المستند والمبلغ وتاريخ الاستحقاق. وإذا كان تاريخ الاستحقاق في العمود E فيمكن استخراج الأيام المتبقية والحالة بصيغتين:

Kalan gün :  =E2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(E2-BUGÜN()<0;"GECİKTİ";EĞER(E2-BUGÜN()=0;"BUGÜN";"VADESİ VAR"))

رتّبوا القائمة أولًا حسب الحالة ثم حسب المبلغ، وبالتنسيق الشرطي لوّنوا الأسطر المتأخرة (GECİKTİ) بالأحمر. وعند وصول الدفعة لا تحذفوا السطر، بل اكتبوا تاريخ التحصيل ومبلغه في عمود مجاور — فيظهر المتبقي عند الدفع الجزئي. والصيغة الجاهزة لهذا الإعداد موجودة في قالب متابعة حسابات العملاء المجاني الذي يميّز الأسطر المتأخرة تلقائيًا؛ وإذا أردتم متابعة التحصيل والمتبقي لكل فاتورة فالأنسب قالب متابعة الفواتير في Excel.

حدّ Excel أن القائمة لا تتجدد من تلقاء نفسها: عليكم فتح الملف كل صباح وتصفيته، وإرسال التذكير من مكان آخر، ومطابقة الدفعات الجزئية يدويًا.

متابعة التحصيل والاستحقاقات بالبرنامج

في تطبيق «دفتر الحسابات: ديون ومستحقات»، عند تسجيل بيع أو شراء تختارون في حقل الاستحقاق إحدى المدد الجاهزة: 15 أو 30 أو 60 أو 90 يومًا، أو تحدّدون تاريخًا بعينه من التقويم. تقسم شاشة متابعة الاستحقاقات هذه السجلات إلى مبالغ مستحقة التحصيل (العملاء) ومبالغ مستحقة الدفع (الموردون)؛ وفي كل منهما تُعرض المتأخرة والمستحقة اليوم والقريبة في كتل منفصلة مع إجمالياتها. ويمكنكم تغيير النافذة إلى 7 أو 30 أو 90 يومًا، والاتصال بالعميل من أي سطر بلمسة واحدة، أو الانتقال إلى WhatsApp لإرسال تذكير. وإذا اختلف البند المستحق عن الرصيد الحالي للحساب فيظهر الاثنان معًا. وإذا حُوِّل المبلغ المستحق من حساب مفتوح إلى شيك أو سند لأمر فتتغير طريقة المتابعة — وقد شرحنا في صفحة كيف تتم متابعة الشيكات والسندات متابعة الأوراق المستلمة والمدفوعة في محفظة منفصلة، وكيف يُعاد قيد الشيك المرتجع بلا رصيد إلى حساب العميل؛ أما الشيكات والسندات التي يقترب استحقاقها فتُجمع في اللوحة ضمن تقرير الاستحقاقات.

وإذا أردتم إدارة المخزون والمبيعات في البرنامج نفسه فقد يناسبكم Ofisx، وإذا كنتم تمسكون دفتر ديون بالتجزئة فقد يكون Veresiye Takibi أنسب؛ والمقارنة بينهما في صفحة أيّها يناسبني. أما منطق المدين والدائن نفسه فشرحناه في صفحة ما هو حساب العميل (الحساب الجاري).

الأسئلة الشائعة

آخر تحديث: 2026-09-19

لا تُعدّوا قائمة الاستحقاقات يدويًا كل صباح

افتحوا حسابًا مجانيًا وأدخلوا البيع مع تاريخ استحقاقه؛ فتتجمع المتأخرات تلقائيًا في الأعلى.