Come si controllano incassi e scadenze?
Il controllo degli incassi consiste nel seguire quando e quanto si incasserà del credito nato dalla vendita, e nel ricordare puntualmente il conto in scadenza o scaduto; la base è il controllo delle scadenze, cioè scrivere una data di pagamento su ogni registrazione di debito e dividere i crediti, in base a questa data, in scaduti, di oggi e in arrivo. Il sistema si imposta in cinque passi: scrivere la scadenza al momento della vendita, dividere i crediti in tre gruppi, partire dall’importo maggiore tra gli scaduti, fare il sollecito prima del giorno di scadenza e registrare il pagamento ricevuto lo stesso giorno, insieme alla fattura a cui si riferisce.
Il denaro venduto ma non incassato è denaro che non compare in cassa. Il compito del controllo degli incassi è mantenerlo visibile: da chi, quanto, da quale data.
Controllo di incassi e scadenze in cinque passi
1. Scrivete la scadenza al momento della vendita
La scadenza si scrive quando emettete la fattura o registrate la vendita a credito — dopo non ve la ricordate. Se il cliente dice “a fine mese” o “30 giorni”, trasformatela in una data precisa e registratela. Un credito senza scadenza non spicca in nessun elenco; resta solo come saldo e non si capisce se sia scaduto o no. Tutto il controllo degli incassi si basa su questo unico campo.
2. Dividete i crediti in tre gruppi: scaduti, oggi, in arrivo
Ordinare tutti i crediti per importo in un unico elenco nasconde quello più urgente. Dividete l’elenco in tre per data di scadenza: quelli scaduti, quelli in scadenza oggi e quelli in scadenza nei prossimi 7–30 giorni. Scrivete a parte il totale di ciascun gruppo; la vera risposta alla domanda “quanto devo incassare” non è il terzo gruppo, ma il primo.
3. Tra gli scaduti, partite dall’importo maggiore
All’interno del gruppo degli scaduti ordinate per importo e chiamate quel giorno le prime tre voci. Occuparsi di molti ritardi di piccolo importo mentre un credito grande aspetta un’altra settimana è l’errore più costoso per il flusso di cassa. Durante la chiamata tenete davanti anche il saldo aggiornato del cliente: se è stato fatto un pagamento parziale, la voce a scadenza e il saldo sono diversi, e chiedere la cifra sbagliata allunga la conversazione.
4. Fate il sollecito prima del giorno di scadenza
Per le scadenze in arrivo, inviate un breve messaggio informativo qualche giorno prima della data di scadenza: importo, data e fattura di riferimento. Per un conto già scaduto, aggiungete alle stesse tre informazioni l'estratto conto, così non si discute su cosa vada pagato. Come si prepara e si legge l'estratto conto lo spieghiamo nella pagina che cos'è l'estratto conto cliente/fornitore.
5. Registrate l'incasso lo stesso giorno e indicate a quale fattura si riferisce
Se un pagamento ricevuto non viene registrato lo stesso giorno come credito sul conto del cliente, nasce un errore spiacevole: richiamare un cliente che ha già pagato. Nel campo descrizione scrivete quale fattura è stata chiusa; in caso di pagamento parziale annotate anche l'importo residuo e la nuova data promessa. Se a fine periodo i saldi delle due parti non coincidono, è il primo posto in cui cercare — i dettagli sono nella pagina come fare la riconciliazione dei conti cliente/fornitore.
Esempio: l'elenco delle scadenze la mattina del 15 settembre
L'elenco di un grossista che ha fatto vendite a credito a sei clienti. Se gli stessi record fossero ordinati per importo, in cima ci sarebbero i 12.000 ₺ in scadenza tra 25 giorni; raggruppando per data di scadenza emergono invece i tre conti da chiamare oggi:
| Cliente | Scadenza | Importo | Stato |
|---|---|---|---|
| Cliente A — ferramenta | 20.08.2026 | 18.400 ₺ | 26 giorni di ritardo |
| Cliente B — negozio edile | 05.09.2026 | 7.250 ₺ | 10 giorni di ritardo |
| Cliente C — ferramenta | 12.09.2026 | 3.100 ₺ | 3 giorni di ritardo |
| Cliente D — supermercato | 15.09.2026 | 4.800 ₺ | oggi |
| Cliente E — cartoleria | 22.09.2026 | 9.600 ₺ | mancano 7 giorni |
| Cliente F — ingrosso alimentare | 10.10.2026 | 12.000 ₺ | mancano 25 giorni |
Totale scaduto: 18.400 + 7.250 + 3.100 = 28.750 ₺; in scadenza oggi 4.800 ₺; in arrivo nei prossimi 30 giorni 9.600 + 12.000 = 21.600 ₺. L'ordine delle chiamate di oggi è A, B, C: giorni di ritardo e importo indicano la stessa direzione. Per D basta un breve promemoria al mattino; per E si pianifica un messaggio informativo tra qualche giorno.
Come si controllano le scadenze con Excel?
Scrivete ogni credito su una riga: cliente, numero documento, importo, data di scadenza. Se la data di scadenza è nella colonna E, i giorni rimanenti e lo stato si ottengono con due formule:
Kalan gün : =E2-BUGÜN() Durum : =EĞER(E2-BUGÜN()<0;"GECİKTİ";EĞER(E2-BUGÜN()=0;"BUGÜN";"VADESİ VAR"))
Ordinate l'elenco prima per Stato, poi per Importo; con la formattazione condizionale colorate di rosso le righe IN RITARDO. Quando arriva un pagamento non cancellate la riga: scrivete data e importo dell'incasso nella colonna accanto, così in caso di pagamento parziale il residuo resta visibile. La versione già pronta di questa impostazione, che segnala automaticamente le righe scadute, è il modello gratuito per il controllo dei conti cliente/fornitore; se invece volete seguire incassi e residui fattura per fattura, è più adatto il modello Excel per il controllo delle fatture.
Il limite di Excel è che l'elenco non si aggiorna da solo: ogni mattina bisogna aprire il file e filtrarlo, inviare i promemoria da un altro strumento e abbinare a mano i pagamenti parziali.
Controllo di incassi e scadenze con un programma
In Dare e Avere: Crediti e Debiti, quando registrate una vendita o un acquisto, nel campo scadenza potete scegliere uno dei termini predefiniti di 15, 30, 60 o 90 giorni oppure indicare una data precisa dal calendario. La schermata Controllo scadenze divide questi record in somme da incassare (clienti) e somme da pagare (fornitori); in ciascuna, gli importi scaduti, quelli in scadenza oggi e quelli in arrivo sono elencati in blocchi separati, con i rispettivi totali. Potete cambiare la finestra a 7, 30 o 90 giorni, chiamare il cliente con un solo tocco da ogni riga oppure passare a WhatsApp per inviare un promemoria. Se la voce a scadenza e il saldo attuale del conto differiscono, vengono mostrati insieme. Se il credito, anziché a conto aperto, è stato regolato con assegno o cambiale (titoli di credito), il metodo di controllo cambia: come si seguono in un portafoglio separato i titoli ricevuti ed emessi e come un titolo insoluto viene riportato sul conto lo spieghiamo nella pagina come gestire assegni e cambiali; assegni e cambiali in scadenza sono inoltre raccolti nel pannello, nel report delle scadenze.
Se volete gestire nello stesso programma anche magazzino e vendite, Ofisx; se nel commercio al dettaglio tenete un registro dei crediti ai clienti, Veresiye Takibi potrebbe essere più adatto; il confronto è nella pagina quale fa per me. La logica stessa del dare e avere la spieghiamo nella pagina che cos'è il conto cliente/fornitore.
Domande frequenti
Che cos'è il controllo degli incassi?
Il controllo degli incassi è il metodo con cui si monitora quando e in che misura verranno incassati i crediti nati dalle vendite, si sollecitano in tempo i conti in scadenza o scaduti e si registrano i pagamenti ricevuti sul conto del cliente. Il suo scopo è tenere visibile il denaro venduto ma non ancora entrato in cassa.
Che cos'è il controllo delle scadenze?
Il controllo delle scadenze consiste nell'assegnare a ogni registrazione di debito una data di pagamento e seguire crediti e debiti in base a quella data. È la base del controllo degli incassi: di un credito senza scadenza non si può sapere se sia in ritardo o meno.
Qual è la differenza tra controllo degli incassi e controllo delle scadenze?
Il controllo delle scadenze risponde alla domanda quando: quale credito è scaduto, quale sta per scadere. Il controllo degli incassi è l'intero lavoro costruito su questa base: promemoria, registrazione del pagamento ricevuto, monitoraggio dell'importo residuo in caso di pagamento parziale. Lo stesso schema, dal lato fornitori, funziona come controllo dei pagamenti.
Con quale frequenza devo controllare i crediti scaduti?
Per una piccola azienda che lavora a credito, un buon punto di partenza è stampare l'elenco una volta a settimana e chiamare i ritardatari partendo dall'importo più alto. Con l'aumentare dei movimenti questo controllo diventa quotidiano; l'importante è non dover compilare l'elenco a mano.
Come seguo un cliente che paga in parte?
Registrate il pagamento lo stesso giorno come credito incassato, scrivete nella descrizione a quale fattura si riferisce e annotate una nuova data per l'importo residuo. Così la differenza tra la voce a scadenza e il saldo attuale del conto si legge dalla registrazione, senza doverla ricordare.
Si possono applicare interessi di mora a un pagamento in ritardo?
Se si intende applicarli, il tasso deve essere stato concordato con il cliente al momento della vendita; aggiungere a posteriori una maggiorazione non pattuita non accelera l'incasso, ma crea discussioni. Per vedere l'importo con un tasso concordato potete usare lo strumento di calcolo degli interessi di dilazione/mora; per le conseguenze legali rivolgetevi a un esperto.
Devo usare Excel o un programma?
Per qualche decina di conti e poche centinaia di movimenti al mese, Excel basta. Quando il numero dei conti cresce, filtrare di nuovo l'elenco ogni giorno, inviare i promemoria da un altro strumento e abbinare a mano i pagamenti parziali produce errori; a quel punto un programma che genera da solo l'elenco delle scadenze fa risparmiare tempo.
Ultimo aggiornamento: 2026-09-19
Dentro l’app
Scadenza e saldo residuo nel record del credito; saldo aggiornato nell'elenco clienti.
Non compilate l'elenco delle scadenze a mano ogni mattina
Aprite un account gratuito, inserite le vendite con la scadenza: i ritardi si raccolgono da soli in cima.