Come si fa la riconciliazione dei conti?
La riconciliazione dei conti (cari mutabakat) è l'accordo tra due aziende sul saldo del loro conto a una certa data e si svolge in cinque passaggi: stabilire insieme la data di chiusura, far estrarre a entrambe le parti il proprio estratto conto, scambiarsi gli estratti, cercare l'eventuale differenza partendo dalla data e non dall'importo e registrare per iscritto il saldo confermato. Il documento che conclude la riconciliazione è l'estratto conto; condividere soltanto la cifra del saldo non mostra da dove nasce la differenza.
La riconciliazione non è un'operazione di incasso. Chiarisce l'importo del debito; il pagamento è un altro tema. Ma presentarsi a una trattativa di incasso con un saldo concordato sposta la discussione dalla cifra al calendario.
La riconciliazione in cinque passaggi
1. Parlate prima della data e dell'ambito
La riconciliazione inizia quando le due parti guardano lo stesso intervallo di date. Stabilite un giorno di chiusura preciso, come «alla sera del 31 agosto», e comunicatelo per iscritto alla controparte. Gli estratti inviati senza aver concordato il giorno di chiusura quasi sempre non tornano: una parte chiude il 30 agosto, l'altra il 2 settembre, le fatture dei due giorni di mezzo compaiono come differenza e si cerca un problema che non esiste.
2. Estraete il vostro estratto conto e controllatelo prima di inviarlo
Prendete l'estratto con tutti i movimenti fino al giorno di chiusura. Prima di inviarlo, controllate tre cose nei vostri registri: c'è la riga del saldo di riporto, ci sono righe con il campo descrizione vuoto, la stessa azienda compare in due schede diverse. Un estratto inviato senza aver corretto questi tre punti porta la controparte a discutere un vostro errore. Come si legge l'estratto lo abbiamo spiegato nella pagina cos'è l'estratto conto.
3. Inviate insieme estratto e saldo
Un messaggio che dice soltanto «il vostro saldo è 26.250 ₺» non è una riconciliazione; la controparte non può confermare, può solo accettare o contestare. Allegate l'elenco dei movimenti e ponete una sola domanda: «Questo estratto corrisponde al vostro?» E-mail, WhatsApp o carta: il canale non conta, conta che l'estratto sia allegato. Chiedete la conferma per iscritto; un accordo verbale dopo sei mesi non lo ricorda nessuno. Per il testo già pronto da inviare vedete lettera ed e-mail di riconciliazione dei saldi: esempi.
4. Se emerge una differenza, cercatela partendo dalla data e non dal totale
Se i due saldi non coincidono, non cercate di scomporre la differenza. Portate i due estratti sullo stesso intervallo di date e confrontate il numero di righe: in quale data c'è un movimento presente in uno e assente nell'altro? L'importo della differenza spesso corrisponde direttamente a un documento: una differenza di 7.250 ₺ significa che una fattura da 7.250 ₺ è registrata da una sola parte. È la differenza stessa a dirvi quale documento cercare.
5. Chiudete il risultato per iscritto e registrate la data
Quando la differenza è risolta, mettete per iscritto il saldo confermato da entrambe le parti: «Alla data del 31.08.2026 concordiamo su un saldo di 26.250 ₺.» Questa frase è il punto di partenza della riconciliazione successiva: la volta dopo guarderete solo ciò che viene dopo questa data. Annotate la data della riconciliazione nella scheda del conto; con quale cliente e quando si è concordato per ultima volta è la prima cosa che si chiede nelle trattative sui crediti scaduti.
Quando due estratti non coincidono: esempio di confronto
State facendo una riconciliazione con un cliente con chiusura al 14 settembre. Il saldo finale del vostro estratto è 26.250 ₺, quello della controparte 19.000 ₺. La differenza è di 7.250 ₺. Invece di scomporre il totale, mettete le righe una accanto all'altra:
| Data | Movimento | Vostra registrazione | Registrazione della controparte |
|---|---|---|---|
| 01.09.2026 | Saldo riportato | 12.000 ₺ | 12.000 ₺ |
| 03.09.2026 | Fattura di vendita A-1471 | 18.500 ₺ | 18.500 ₺ |
| 08.09.2026 | Incasso in contanti | −10.000 ₺ | −10.000 ₺ |
| 11.09.2026 | Reso — 2 scatole | −1.500 ₺ | −1.500 ₺ |
| 14.09.2026 | Fattura di vendita A-1512 | 7.250 ₺ | assente |
| Saldo | 26.250 ₺ | 19.000 ₺ |
La differenza nasce da una sola riga: la fattura n. A-1512 del 14 settembre non è mai entrata nelle registrazioni della controparte. 26.250 − 7.250 = 19.000 ₺. La soluzione è inviare una copia della fattura e chiedere alla controparte di registrarla. Notate che l'importo della differenza (7.250 ₺) indicava direttamente il documento da cercare: nella riconciliazione è l'unico metodo che funziona.
Da dove nascono più spesso le differenze?
| Causa | Come riconoscerla |
|---|---|
| Incasso non registrato | La differenza è uguale all'importo di un pagamento che avete effettuato; controllate la data della ricevuta. |
| Fattura inserita due volte | In una delle due parti lo stesso numero di documento compare su due righe. |
| Reso o sconto registrato da una sola parte | La differenza è uguale all'importo del reso; si cerca il documento di trasporto o la nota di credito. |
| Differenza sul giorno di chiusura | La differenza è la somma dei movimenti intorno al giorno di chiusura; sparisce quando i due estratti vengono riportati allo stesso giorno. |
| Due schede per la stessa azienda | Il vostro estratto appare incompleto; controllate le schede in base al numero fiscale. |
Anche quando un giroconto tra tre parti viene registrato da una sola parte, la differenza è pari all'importo del giroconto; controllate la data della lettera di giroconto. Come si scrive e si registra un giroconto è spiegato nella pagina cos'è il giroconto tra conti.
Tre abitudini che semplificano la riconciliazione
1. Compilate il campo descrizione al momento della registrazione. Una riga senza il numero di fattura non si può confrontare in sede di riconciliazione. È ciò che accorcia di più i tempi per trovare la differenza.
2. Tenete l'intervallo breve. Due parti che fanno la riconciliazione ogni mese controllano al massimo i movimenti di un mese; chi la fa una volta all'anno si muove tra centinaia di righe.
3. Conservate la conferma per iscritto. La data e l'importo concordati sono il saldo di riporto della riconciliazione successiva. Se non sono scritti, ogni volta si ricomincia da capo.
Come si prepara l'estratto per la riconciliazione?
Con Excel: aprite un foglio per ogni conto, compilate le colonne data–descrizione–dare–avere e calcolate il saldo con una formula di somma cumulativa. Il modello Excel gratuito per i conti clienti/fornitori, già impostato, basta quando i conti sono pochi; all'aumentare dei conti, scegliere l'intervallo di date diventa un lavoro manuale.
Con un programma: in Dare e Avere: Crediti e Debiti aprite la scheda del conto, selezionate l'intervallo fino alla data di chiusura e ottenete l'estratto già pronto; dare, avere e saldo progressivo arrivano calcolati, e nella stessa schermata si vedono anche i movimenti scaduti. Se volete gestire nello stesso programma anche magazzino e vendite, Ofisx; se nel commercio al dettaglio tenete un registro dei crediti, Veresiye Takibi può essere più adatto; quale fa per voi lo vedete nella pagina di confronto.
La logica di dare e avere e come si imposta il saldo progressivo li abbiamo spiegati nella pagina cos'è un conto cliente/fornitore, le colonne dell'estratto e come si legge nella pagina cos'è l'estratto conto.
Domande frequenti
Cosa significa riconciliazione dei conti?
È l'accordo tra due aziende sul saldo del loro conto a una certa data. Ciascuna parte estrae l'elenco dei movimenti dai propri registri, li confronta e, se c'è una differenza, ne trova la causa e la chiude. La riconciliazione non è un'operazione di pagamento: chiarisce l'importo del debito, non l'incasso.
Ogni quanto va fatta la riconciliazione?
Per le controparti con cui lavorate con regolarità, una volta al mese è un'abitudine pratica. Controllate più spesso i conti il cui saldo cresce, i cui pagamenti cominciano a ritardare o che registrano molti piccoli movimenti. Con una riconciliazione annuale è difficile sia trovare sia correggere le differenze, perché bisogna scorrere centinaia di righe nel frattempo accumulate.
Cosa succede se la controparte non risponde alla riconciliazione?
Il silenzio non vale come conferma. Registrate cosa avete inviato e quando, e dopo un tempo ragionevole fate un ulteriore sollecito. Quando l'incasso comincia a slittare, avere a disposizione la nota «in questa data è stato inviato l'estratto, nessuna contestazione ricevuta» vi semplifica il lavoro.
Se il saldo coincide ma i movimenti no, c'è un problema?
Sì. Si può essere arrivati allo stesso saldo per due strade diverse: per esempio, una fattura mancante da una parte e un incasso mancante dall'altra possono compensarsi. In questo caso il saldo oggi sembra corretto, ma si altera al primo movimento. Nella riconciliazione ciò che si confronta non è soltanto l'ultima riga, ma l'intero estratto.
Quali sono le cause più frequenti delle differenze?
Quattro stanno in cima alla lista: un incasso non registrato da una delle parti, una fattura inserita due volte, un reso o uno sconto registrato da una sola parte e un giorno di chiusura preso in modo diverso dalle due parti. La quinta è che la stessa azienda sia tenuta in due schede diverse; in questo caso il vostro estratto si divide e nessuna delle due metà mostra il saldo reale.
L’estratto è obbligatorio per la riconciliazione dei saldi?
Non è obbligatorio, ma ciò che conclude la riconciliazione è l'estratto conto. Condividere solo la cifra del saldo allunga la discussione; inviando l'elenco dei movimenti, in pochi minuti si trova in quale documento le vostre registrazioni si separano.
Ultimo aggiornamento: 2026-09-08
La schermata dell’estratto nell’app
Scegliete la data di chiusura: l'estratto arriva già pronto con dare, avere e saldo progressivo.
Il giorno della riconciliazione non cercate estratti
Aprite un account gratuito e, man mano che inserite i movimenti, l'estratto si costruisce da solo; vi basta scegliere la data di chiusura.