Cum se face confirmarea de sold?

Confirmarea nu este o operațiune de încasare. Ea clarifică suma datoriei; plata este o chestiune separată. Dar a merge la discuția despre încasare cu un sold confirmat mută discuția de la cifră la calendar.

Confirmarea în cinci pași

1. Discutați mai întâi data și intervalul

Confirmarea începe cu faptul că ambele părți se uită la același interval de date. Stabiliți o zi de referință clară, de exemplu „la sfârșitul zilei de 31 august”, și scrieți-o celeilalte părți. Extrasele trimise fără a discuta ziua de referință aproape niciodată nu corespund: o parte închide pe 30 august, cealaltă pe 2 septembrie, iar facturile celor două zile apar ca diferență și se caută o problemă care nu există.

2. Scoateți propriul extras și verificați-l înainte de a-l trimite

Obțineți extrasul cu toate operațiunile până în ziua de referință. Înainte de a-l trimite, verificați trei lucruri în propria evidență: există rândul cu soldul reportat, există rânduri cu câmpul de descriere lăsat gol, apare aceeași firmă pe două fișe separate. Un extras trimis fără corectarea acestor trei lucruri duce la discutarea, la cealaltă parte, a propriei dumneavoastră greșeli. Cum se citește extrasul am explicat pe pagina ce este extrasul de cont al partenerului.

3. Trimiteți împreună extrasul și soldul

Un mesaj care spune doar „soldul dumneavoastră este 26.250 ₺” nu este o confirmare; cealaltă parte nu îl poate confirma, poate doar să accepte sau să conteste. Atașați extrasul operațiunilor și puneți o singură întrebare: „Corespunde acest extras cu al dumneavoastră?” E-mail, WhatsApp sau hârtie — canalul nu contează, contează ca extrasul să fie atașat. Cereți confirmarea în scris; o confirmare verbală nu se mai ține minte peste șase luni. Pentru textul gata de trimis, vedeți modelul de scrisoare și e-mail de confirmare a soldului.

4. Dacă apare o diferență, căutați în funcție de dată, nu de total

Dacă cele două solduri nu corespund, nu încercați să împărțiți diferența. Aduceți cele două extrase pe același interval de date și comparați numărul de rânduri: la ce dată există o operațiune într-unul și lipsește în celălalt? Suma diferenței corespunde de multe ori direct unui document — o diferență de 7.250 ₺ înseamnă o factură de 7.250 ₺ înregistrată doar pe o parte. Diferența însăși vă spune ce document să căutați.

5. Închideți rezultatul în scris și consemnați data

Când diferența a fost eliminată, puneți în scris soldul confirmat de ambele părți: „Suntem de acord cu un sold de 26.250 ₺ la data de 31.08.2026.” Această propoziție este punctul de plecare al confirmării următoare — data viitoare vă uitați doar la ce vine după această dată. Notați data confirmării pe fișa partenerului; cu ce client și când s-a căzut ultima dată de acord este primul lucru care se întreabă în discuțiile despre creanțe întârziate.

Când cele două extrase nu corespund: comparație exemplu

Faceți o confirmare cu un client cu data de referință 14 septembrie. Soldul final al extrasului dumneavoastră este 26.250 ₺, al celeilalte părți 19.000 ₺. Diferența dintre ele este 7.250 ₺. În loc să împărțiți totalul, puneți rândurile unul lângă altul:

Diferența provine dintr-un singur rând: factura cu numărul A-1512 din 14 septembrie nu a intrat deloc în evidențele celeilalte părți. 26.250 − 7.250 = 19.000 ₺. Soluția este să trimiteți o copie a facturii și să cereți ca cealaltă parte să o înregistreze. Observați: suma diferenței (7.250 ₺) a indicat direct documentul de căutat — aceasta este singura metodă care funcționează la confirmare.

De unde provin cel mai des diferențele?

Când un transfer între conturi (virman) în trei părți este înregistrat doar pe o parte, diferența iese tot egală cu suma transferului; uitați-vă la data documentului de virman. Cum se scrie și se înregistrează virmanul este explicat pe pagina ce este virmanul între conturile partenerilor.

Trei obiceiuri care ușurează confirmarea

1. Completați câmpul de descriere în momentul înregistrării. Un rând fără număr de factură nu poate fi comparat la confirmare. Acesta este lucrul care scurtează cel mai mult timpul de găsire a diferenței.

2. Păstrați intervalul mic. Două părți care fac confirmarea lunar verifică cel mult operațiunile unei luni; cele care o fac anual rătăcesc printre sute de rânduri.

3. Păstrați confirmarea în scris. Data și suma confirmate sunt soldul reportat al următoarei confirmări. Dacă nu e în scris, o luați de fiecare dată de la început.

Cum pregătiți extrasul pentru confirmare?

Cu Excel: deschideți câte o foaie pentru fiecare partener, completați coloanele dată–descriere–debit–credit și calculați soldul cu formula de total cumulat. Șablonul Excel gratuit pentru conturile partenerilor, cu configurația gata făcută, ajunge pentru un număr mic de parteneri; pe măsură ce numărul crește, selectarea intervalului de date devine muncă manuală.

Cu un program: în Registru Parteneri: Datorii deschideți fișa partenerului, selectați intervalul până la data de referință și primiți extrasul gata; debitul, creditul și soldul curent vin calculate, iar pe același ecran se văd și operațiunile cu scadența depășită. Dacă vreți să gestionați în același program și stocurile și vânzările, Ofisx, iar dacă țineți un registru de datorii în comerțul cu amănuntul, Veresiye Takibi poate fi mai potrivit; care vi se potrivește vedeți pe pagina de comparație.

Logica debitului și creditului și felul în care se construiește soldul curent le-am explicat pe pagina ce este contul de partener, iar coloanele extrasului și cum se citește pe pagina ce este extrasul de cont al partenerului.

Întrebări frecvente

Ultima actualizare: 2026-09-08

Nu mai căutați extrasul în ziua confirmării

Deschideți un cont gratuit, pe măsură ce introduceți operațiunile extrasul se acumulează; vă este suficient să selectați data de referință.