Scrisoare și e-mail de confirmare a soldului — model
Scrisoarea de confirmare a soldului este un document de o pagină prin care o firmă întreabă cealaltă parte „la data de referință, în evidențele noastre contul dumneavoastră arată acest sold; îl confirmați?”; conține data de referință, denumirea ambelor părți, suma soldului (în cifre și în litere), dacă soldul este debitor sau creditor, căsuța „suntem de acord / nu suntem de acord” pe care o bifează cealaltă parte și spațiul pentru ștampilă și semnătură. Împreună cu ea se trimite întotdeauna extrasul de cont al partenerului — scrisoarea arată că există o diferență, extrasul arată de unde provine.
Pe această pagină găsiți textele pe care le veți trimite: corpul scrisorii, textul e-mailului și răspunsul la un e-mail de confirmare primit. Procedura confirmării — stabilirea datei de referință, căutarea diferenței — este altă treabă și este explicată pas cu pas pe pagina cum se face confirmarea de sold. Dacă nu cereți confirmarea soldului, ci extrasul operațiunilor de la cealaltă parte, textul este altul: pe pagina cum se cere extrasul de cont al partenerului găsiți un model de e-mail și de cerere pentru solicitarea extrasului.
Cele opt câmpuri ale formularului de confirmare
Atât scrisoarea, cât și formularul conțin aceleași opt informații. Fiecare câmp care lipsește înseamnă că cealaltă parte vă trimite întrebări în loc de răspuns:
| Câmp | De ce este necesar |
|---|---|
| Data de referință | La ce dată este dat soldul. Aceeași dată trebuie să apară în partea de sus a scrisorii și în propoziția cu soldul; dacă vede două date diferite, cealaltă parte se oprește de la prima propoziție. |
| Denumirea ambelor părți | Denumirea comercială completă a firmei expeditoare și a celei destinatare. Nu folosiți abrevieri: dacă se încurcă două societăți ale aceluiași grup, în loc să căutați diferența veți fi obținut confirmarea unui cont greșit. |
| Administrația fiscală și codul fiscal | Cele mai multe cazuri în care aceeași firmă apare pe două fișe de partener separate se prind aici; văzând codul, cealaltă parte știe ce fișă a ei să deschidă. |
| Soldul — în cifre și în litere | Scrieți suma și în cifre, și în litere. La documentele completate de mână și devenite ilizibile după scanare, singurul câmp de încredere este suma scrisă în litere. |
| Sensul soldului: debitor sau creditor | Acesta este câmpul cel mai des omis. Propoziția „sold de 19.000 ₺” poate fi citită invers de cele două părți; formularea „sold debitor în evidențele noastre” închide discuția din start. |
| Căsuța „suntem de acord / nu suntem de acord” | Lăsați cealaltă parte să bifeze una din două căsuțe. Sub a doua, lăsați un rând gol în care să-și scrie soldul propriu și motivul diferenței — dacă nu există acest rând, răspunsul vine doar „nu corespunde” și mai aveți încă o rundă de corespondență. |
| Ștampilă, semnătură și dată | Câmpul care transformă documentul din corespondență în înregistrare. Cereți și numele și funcția semnatarului. |
| Date de contact și anexă | Pe cine să sune cine are întrebări și nota că extrasul de cont este atașat. O confirmare trimisă fără extras nu folosește la nimic atunci când apare o diferență. |
Model de scrisoare de confirmare a soldului
Format pentru imprimare pe hârtie cu antet. Înlocuiți părțile din paranteze drepte cu datele dumneavoastră:
Singurul lucru de care trebuie să țineți cont: aceeași dată de referință în ambele locuri și sensul soldului trebuie indicat clar. Propoziția „sold de 19.000 ₺” poate fi citită invers de cele două părți; formularea „sold debitor în evidențele noastre” închide discuția din start.
Model de e-mail de confirmare a soldului
E-mailul este varianta scurtă a scrisorii. Un e-mail de confirmare lung rămâne fără răspuns — ce are de făcut cealaltă parte trebuie să se înțeleagă dintr-o singură propoziție:
Scrieți în subiect data de referință și numele firmei dumneavoastră: cealaltă parte poate primi în aceeași perioadă confirmări de la mai multe firme și va trebui să caute e-mailul mai târziu. Trimiteți extrasul în format PDF — trimiterea unui fișier editabil înseamnă că suma confirmată poate fi modificată ulterior.
Cum se răspunde la un e-mail de confirmare primit?
Există două situații și răspunsul în ambele cazuri este scurt. Dacă sunteți de acord, confirmați repetând data și suma; doar „confirm” lasă neclar, peste șase luni, ce anume s-a confirmat:
Dacă nu corespunde, nu vă limitați la „nu suntem de acord”. Scrieți soldul dumneavoastră și din ce document, de la ce dată provine diferența — dacă indicați dumneavoastră diferența, corespondența nu mai ajunge la a doua rundă:
Suma diferenței corespunde de multe ori direct unui singur document: o diferență de 7.250 ₺ înseamnă o factură de 7.250 ₺ înregistrată doar pe o parte. Metoda de a căuta diferența în funcție de dată, nu de total, am explicat-o cu un tabel exemplu în pașii confirmării de sold.
Cu ce pregătiți scrisoarea?
Word sau direct în corpul e-mailului: în textele de mai sus nu e nimic de calculat; este suficient să le copiați și să completați parantezele drepte. Înainte de trimitere, convertiți-le în PDF.
Excel: dacă vreți ca soldul să vină singur din extras și ca formularul, împreună cu spațiul pentru ștampilă și semnătură, să încapă pe A4, există o configurație gata făcută — șablonul Excel gratuit pentru formularul de confirmare a soldului generează și suma în litere. Această pagină oferă textul, acel șablon oferă fișierul.
Cu un program: în Registru Parteneri: Datorii, după ce deschideți fișa partenerului și selectați intervalul până la data de referință, extrasul vine gata cu debit, credit și sold curent; soldul pe care îl scrieți în scrisoare și extrasul pe care îl atașați ies din același ecran. Coloanele extrasului le găsiți pe pagina ce este extrasul de cont al partenerului, iar urmărirea creanțelor căzute în întârziere după confirmare pe pagina urmărirea încasărilor și scadențelor.
Întrebări frecvente
Ce este scrisoarea de confirmare a soldului?
Este un document de o pagină prin care o firmă întreabă firma parteneră „la o anumită dată, în evidențele noastre contul dumneavoastră arată acest sold, îl confirmați?”. Face aceeași treabă ca formularul de confirmare; diferența este de formă — formularul este alcătuit din căsuțe de completat, scrisoarea este text simplu și se imprimă pe hârtie cu antet. Niciuna dintre ele nu este suficientă singură, împreună cu ele se trimite extrasul de cont al partenerului.
Cum se completează formularul de confirmare a soldului?
Se completează opt câmpuri: data de referință, denumirea completă a ambelor părți, administrația fiscală și codul fiscal, suma soldului (în cifre și în litere), dacă soldul este debitor sau creditor, căsuța „suntem de acord / nu suntem de acord” pe care o bifează cealaltă parte, spațiul pentru ștampilă și semnătură și nota că extrasul este atașat. Scrierea sensului soldului este pasul cel mai des omis și cel care produce cele mai multe neînțelegeri.
Cum se trimite e-mailul de confirmare a soldului?
Scrieți în subiect data de referință și numele firmei, formulați în corp o singură propoziție despre sold, atașați extrasul operațiunilor și puneți o singură întrebare. Un e-mail lung rămâne fără răspuns: ce are de făcut cealaltă parte trebuie să se înțeleagă din propoziția „comparați extrasul atașat cu evidențele dumneavoastră”. Cereți ca răspunsul să vină în scris; o confirmare primită la telefon nu se mai ține minte peste șase luni.
Cum se răspunde la un e-mail de confirmare a soldului?
Comparați cu evidențele proprii și răspundeți în două propoziții: dacă sunteți de acord, confirmați repetând data și suma („suntem de acord cu un sold de 19.000 ₺ la data de 30.09.2026”). Dacă nu corespunde, nu scrieți doar „nu corespunde” — scrieți soldul dumneavoastră și din ce document, de la ce dată provine diferența. Dacă indicați dumneavoastră diferența, corespondența se încheie dintr-o singură rundă.
Scrisoarea de confirmare trebuie să fie în Word sau în Excel?
Pentru scrisoarea și e-mailul pe care le trimiteți ca text, Word sau direct corpul e-mailului este suficient — nu există nimic de calculat în ele. Dacă vreți ca soldul să vină singur din extras, Excel este potrivit; configurația gata făcută există în șablonul Excel gratuit pentru formularul de confirmare a soldului. Când sunt trimise celeilalte părți, ambele se convertesc în PDF; trimiterea unui fișier editabil înseamnă că suma confirmată poate fi modificată ulterior.
Este obligatoriu să răspunzi la o scrisoare de confirmare?
Cealaltă parte poate să nu răspundă, iar lipsa răspunsului nu înseamnă automat acord. Dar vă folosește să consemnați ce ați trimis și când l-ați trimis: când încasarea începe să întârzie, aveți la îndemână înregistrarea „la această dată s-au trimis extrasul și confirmarea, nu a venit nicio obiecție”. După o perioadă rezonabilă, reamintiți o singură dată.
Scrisoarea de confirmare și extrasul sunt același lucru?
Nu. Extrasul este lista tuturor operațiunilor din perioadă; scrisoarea de confirmare este documentul scurt prin care se confirmă cifra de la capătul acelei liste. Cele două se trimit împreună: scrisoarea arată că există o diferență, extrasul arată de pe ce rând provine.
Ultima actualizare: 2026-09-26
De unde provine soldul pe care îl scrieți în scrisoare?
Deschideți fișa partenerului, selectați data de referință; extrasul și soldul vin gata.
Nu mai căutați cifre în ziua confirmării
Deschideți un cont gratuit, pe măsură ce introduceți operațiunile extrasul se acumulează; suma pentru scrisoare apare dintr-un singur clic.