Carta e e-mail de exemplo para conciliação de contas
A carta de conciliação de contas é um texto de uma página em que uma empresa pergunta à outra: “em determinada data, nossos registros mostram este saldo para a sua conta; vocês confirmam?”. Ela traz a data de corte, a razão social das duas partes, o valor do saldo (em algarismos e por extenso), se o saldo é a débito ou a crédito, a caixa “de acordo / em desacordo” para a outra parte marcar e o espaço para carimbo e assinatura. Sempre acompanha o extrato de conta corrente — a carta mostra que existe uma diferença, o extrato mostra de onde ela vem.
Nesta página estão os textos que você vai enviar: o corpo da carta, o texto do e-mail e a resposta a um e-mail de conciliação recebido. O procedimento da conciliação — definir a data de corte, procurar a diferença — é outro assunto e está explicado passo a passo na página como fazer a conciliação de conta corrente. Se você não quer a confirmação do saldo, e sim o extrato das movimentações da outra parte, o texto é diferente: na página como pedir um extrato de conta corrente há um exemplo de e-mail e de carta de solicitação de extrato.
Os oito campos do formulário de conciliação
Tanto a carta quanto o formulário trazem as mesmas oito informações. Cada campo que falta significa que a outra parte vai enviar uma pergunta em vez de uma resposta:
| Campo | Por que é necessário |
|---|---|
| Data de corte | Em que dia o saldo é informado. A mesma data deve aparecer no topo da carta e dentro da frase do saldo; ver datas diferentes em dois lugares trava a outra parte logo na primeira frase. |
| Razão social das duas partes | A razão social completa da empresa remetente e da destinatária. Não abrevie: quando duas empresas do mesmo grupo se confundem, em vez de procurar a diferença você acaba fazendo confirmar a conta errada. |
| Repartição fiscal e número fiscal | A maioria dos casos em que a mesma empresa está em duas fichas diferentes é pega aqui; ao ver o número, a outra parte sabe qual ficha abrir. |
| Saldo — em algarismos e por extenso | Escreva o valor em algarismos e por extenso. Em documentos preenchidos à mão e que ficam ilegíveis depois de digitalizados, o único campo confiável é o valor por extenso. |
| Direção do saldo: débito ou crédito | Este é o campo mais esquecido. A frase "saldo de 19.000 ₺" pode ser lida de forma oposta pelas duas partes; dizer "saldo devedor em nossos registros" encerra a discussão antes que ela comece. |
| Caixa de acordo / em desacordo | Deixe duas caixas para a outra parte marcar. Abaixo da segunda, deixe uma linha em branco onde ela escreverá o próprio saldo e o motivo da diferença — sem essa linha, a resposta vem como "não bate" e vocês trocam mais uma rodada de mensagens. |
| Carimbo, assinatura e data | O campo que transforma o documento de simples correspondência em registro. Peça também o nome e o cargo de quem assina. |
| Contato e anexo | A quem ligar em caso de dúvida e a nota de que o extrato de conta corrente segue em anexo. Uma conciliação enviada sem extrato não serve para nada quando surge uma diferença. |
Exemplo de carta de conciliação de contas
Formato para imprimir em papel timbrado. Substitua os trechos entre colchetes pelos seus dados:
O único cuidado: a mesma data de corte deve aparecer nos dois lugares e a direção do saldo deve ser indicada claramente. A frase “saldo de 19.000 ₺” pode ser lida de forma oposta pelas duas partes; dizer “saldo devedor em nossos registros” encerra a discussão antes que ela comece.
Exemplo de e-mail de conciliação
O e-mail é a versão curta da carta. Um e-mail de conciliação longo fica sem resposta — o que a outra parte precisa fazer deve ser entendido em uma frase:
Coloque a data de corte e o nome da sua empresa no assunto: a outra parte pode estar recebendo conciliações de várias empresas no mesmo período e precisar procurar o e-mail depois. Envie o extrato em PDF — enviar um arquivo editável significa que o valor confirmado poderia ser alterado depois.
Como responder a um e-mail de conciliação recebido?
Há dois casos e a resposta para ambos é curta. Se estiver de acordo, confirme repetindo a data e o valor; dizer apenas “confirmo” deixa vago, seis meses depois, o que foi confirmado:
Se não bater, não se limite a dizer “não estamos de acordo”. Informe o seu saldo e de qual documento, de que data, saiu a diferença — se você apontar a diferença, a troca de mensagens não precisa de uma segunda rodada:
O valor da diferença muitas vezes corresponde diretamente a um único documento: uma diferença de 7.250 ₺ é uma nota de 7.250 ₺ registrada em apenas um dos lados. O método de procurar a diferença pela data e não pelo total está explicado com uma tabela de exemplo nos passos da conciliação.
Com o que preparar a carta?
Word ou direto no corpo do e-mail: nos textos acima não há nada a calcular; basta copiar e preencher os colchetes. Converta para PDF antes de enviar.
Excel: se você quer que o saldo venha sozinho do extrato e que o formulário caiba em uma folha A4 com o campo de carimbo e assinatura, há uma configuração pronta — o modelo gratuito de formulário de conciliação em Excel gera também o valor por extenso. Esta página fornece o texto; aquele modelo fornece o arquivo.
Com programa: no Controle de Contas: Fiado, ao abrir a ficha da conta e selecionar o intervalo até a data de corte, o extrato já vem pronto com débito, crédito e saldo corrente; o saldo que vai na carta e o extrato que vai em anexo saem da mesma tela. Você encontra as colunas do extrato na página o que é extrato de conta corrente e o acompanhamento dos valores que atrasam após a conciliação na página controle de cobranças e vencimentos.
Perguntas frequentes
O que é uma carta de conciliação de contas?
É um texto de uma página em que uma empresa pergunta à outra: "em determinada data, nossos registros mostram este saldo para a sua conta; vocês confirmam?". Cumpre a mesma função do formulário de conciliação; a diferença está na forma — o formulário é feito de caixas a preencher, a carta é texto corrido e se imprime em papel timbrado. Nenhum dos dois basta sozinho; ambos acompanham o extrato de conta corrente.
Como preencher o formulário de conciliação?
Preenchem-se oito campos: data de corte, razão social completa das duas partes, repartição fiscal e número fiscal, valor do saldo (em algarismos e por extenso), se o saldo é a débito ou a crédito, a caixa de acordo/em desacordo que a outra parte marcará, o campo de carimbo e assinatura e a nota de que o extrato segue em anexo. Informar a direção do saldo é o passo mais esquecido e o que mais gera mal-entendidos.
Como enviar um e-mail de conciliação?
Coloque a data de corte e o nome da sua empresa no assunto, escreva uma única frase sobre o saldo no corpo, anexe o extrato das movimentações e faça uma só pergunta. E-mail longo fica sem resposta: o que a outra parte deve fazer precisa ser entendido na frase "compare o extrato em anexo com o seu registro". Peça que a resposta venha por escrito; uma confirmação dada por telefone não é lembrada seis meses depois.
Como responder a um e-mail de conciliação?
Compare com o seu registro e responda em duas frases: se estiver de acordo, confirme repetindo a data e o valor ("estamos de acordo com o saldo de 19.000 ₺ em 30.09.2026"). Se não bater, não diga apenas "não bate" — informe o seu saldo e de qual documento, de que data, saiu a diferença. Se você apontar a diferença, a troca de mensagens termina em uma rodada.
A carta de conciliação deve ser em Word ou em Excel?
Para a carta e o e-mail enviados como texto, Word ou o próprio corpo do e-mail bastam — não há nada a calcular neles. Se você quer que o saldo venha sozinho do extrato, o Excel é adequado; a configuração pronta está no modelo gratuito de formulário de conciliação em Excel. Ao enviar para a outra parte, ambos são convertidos em PDF; enviar um arquivo editável significa que o valor confirmado poderia ser alterado depois.
Responder à carta de conciliação é obrigatório?
A outra parte pode não responder, e a falta de resposta não equivale automaticamente a aprovação. Mas registrar o que você enviou e quando enviou ajuda: quando a cobrança começar a atrasar, você terá em mãos o registro "nesta data foram enviados extrato e conciliação, não houve contestação". Depois de um prazo razoável, envie um lembrete uma única vez.
Carta de conciliação e extrato são a mesma coisa?
Não. O extrato é o detalhamento de todas as movimentações do período; a carta de conciliação é o texto curto que faz confirmar o único número no fim desse detalhamento. Os dois são enviados juntos: a carta mostra que existe uma diferença, o extrato mostra de qual linha ela vem.
Última atualização: 2026-09-26
De onde vem o saldo que você vai escrever na carta?
Abra a ficha da conta, escolha a data de corte; o extrato e o saldo já vêm prontos.
No dia da conciliação, não procure números
Crie uma conta gratuita e deixe o extrato se acumular conforme você lança as movimentações; o valor para a carta sai com um clique.