거래처 잔액 확인서 및 이메일 예시
거래처 잔액 확인서는 사업체가 상대방에게 “특정 날짜 기준으로 당사 장부상 귀사의 잔액은 이렇습니다. 확인해 주시겠습니까?” 라고 묻는 한 장짜리 문서입니다. 여기에는 기준일, 양측의 상호, 잔액(숫자와 문자로 표기), 잔액이 채무인지 채권인지, 상대방이 체크할 “일치함 / 불일치” 칸, 직인·서명란이 들어갑니다. 반드시 거래처 명세서를 함께 보냅니다. 확인서는 차이가 있다는 것을, 명세서는 차이가 어디서 생겼는지를 보여줍니다.
이 페이지에는 바로 보낼 수 있는 문안이 있습니다. 확인서 본문, 이메일 문안, 그리고 받은 잔액 확인 메일에 대한 답장입니다. 잔액 대사의 절차, 즉 기준일 정하기와 차이 찾기는 별개의 작업이며 거래처 잔액 대사 방법 페이지에서 단계별로 설명합니다. 잔액의 확인이 아니라 상대방에게 거래 내역을 요청하려는 경우에는 문안이 다릅니다. 거래처 명세서 요청 방법 페이지에 명세서 요청 이메일과 요청서 예시가 있습니다.
잔액 확인서의 여덟 가지 항목
확인서든 양식이든 담는 정보는 같은 여덟 가지입니다. 빠진 항목이 있으면 그만큼 상대방이 답장 대신 질문을 보내게 됩니다.
| 항목 | 필요한 이유 |
|---|---|
| 기준일 | 잔액이 어느 날짜 기준인지 나타냅니다. 문서 맨 위와 잔액 문장 안에 같은 날짜를 써야 합니다. 두 곳의 날짜가 다르면 상대방은 첫 문장에서 멈춥니다. |
| 양측의 상호 | 발신 회사와 수신 회사의 정식 상호 전체를 쓰세요. 약칭은 쓰지 마세요. 같은 그룹의 두 회사가 뒤섞이면 차이를 찾는 대신 엉뚱한 계정을 확인받게 됩니다. |
| 관할 세무서와 세금번호 | 같은 회사가 서로 다른 두 거래처 카드에 들어 있는 경우 대부분 여기서 걸러집니다. 상대방도 번호를 보면 어느 카드를 열어야 할지 알 수 있습니다. |
| 잔액: 숫자와 문자로 | 금액을 숫자와 문자로 모두 적으세요. 손으로 작성하고 스캔한 뒤 알아보기 어려워진 문서에서는 문자로 쓴 금액이 유일하게 믿을 수 있는 항목입니다. |
| 잔액의 방향: 채무인지 채권인지 | 가장 자주 빠뜨리는 항목입니다. “잔액 19.000 ₺”라는 문장은 양측이 반대로 읽을 수 있습니다. “당사 장부상 채무 잔액”이라고 쓰면 논쟁이 처음부터 사라집니다. |
| 일치함 / 불일치 체크 칸 | 상대방이 체크할 칸을 두 개 두세요. 두 번째 칸 아래에는 상대방이 자기 쪽 잔액과 차이의 원인을 적을 빈 줄을 마련해 두세요. 이 줄이 없으면 답장이 “안 맞습니다”로만 오고, 한 번 더 서신을 주고받아야 합니다. |
| 직인, 서명, 날짜 | 문서를 단순한 서신에서 기록으로 바꿔 주는 항목입니다. 서명자의 이름과 직함도 요청하세요. |
| 연락처와 첨부 | 문의가 있을 때 누구에게 연락해야 하는지, 그리고 거래처 명세서가 첨부되어 있다는 안내입니다. 명세서 없이 보낸 잔액 확인은 차이가 생겼을 때 아무 쓸모가 없습니다. |
거래처 잔액 확인서 예시
회사 레터헤드 용지에 인쇄하는 형식입니다. 대괄호 부분을 귀사의 정보로 바꾸세요.
유의할 점은 하나입니다. 두 곳 모두 같은 기준일을 쓰고 잔액의 방향을 분명히 밝혀야 합니다. “잔액 19.000 ₺”라는 문장은 양측이 반대로 읽을 수 있지만, “당사 장부상 채무 잔액”이라고 쓰면 논쟁이 처음부터 사라집니다.
잔액 확인 이메일 예시
이메일은 확인서의 짧은 버전입니다. 길게 쓴 잔액 확인 메일은 답이 오지 않습니다. 상대방이 해야 할 일을 한 문장으로 알 수 있어야 합니다.
제목에 기준일과 회사명을 적으세요. 상대방은 같은 시기에 여러 회사로부터 잔액 확인을 받을 수 있고, 나중에 메일을 다시 찾아야 할 수도 있습니다. 내역은 PDF로 보내세요. 수정 가능한 파일을 보내면 확인된 금액을 나중에 바꿀 수 있다는 뜻이 됩니다.
받은 잔액 확인 메일에는 어떻게 답하나요?
경우는 두 가지이며, 어느 쪽이든 답장은 짧습니다. 일치한다면 날짜와 금액을 다시 적어서 확인하세요. 그냥 “확인합니다”라고만 하면 여섯 달 뒤에 무엇을 확인했는지 불분명해집니다.
일치하지 않는다면 “일치하지 않습니다”로 끝내지 마세요. 자신의 잔액과, 차이가 어느 날짜의 어느 증빙에서 생겼는지를 적으세요. 차이를 직접 짚어 주면 서신이 두 번째 왕복까지 가지 않습니다.
차이 금액은 대부분 하나의 증빙과 곧바로 맞아떨어집니다. 7.250 ₺의 차이는 7.250 ₺짜리 청구서가 한쪽에만 기록되었다는 뜻입니다. 합계가 아니라 날짜에서 차이를 찾는 방법은 잔액 대사 단계에서 예시 표와 함께 설명했습니다.
확인서는 무엇으로 작성하나요?
Word 또는 이메일 본문에 직접 작성: 위의 문안에는 계산할 것이 없습니다. 복사해서 대괄호만 채우면 됩니다. 보내기 전에 PDF로 변환하세요.
Excel: 잔액이 명세서에서 자동으로 들어오고, 직인·서명란까지 포함한 양식이 A4 한 장에 들어가기를 원한다면 완성된 설정이 있습니다. 무료 거래처 잔액 확인서 Excel 템플릿은 금액을 문자로도 만들어 줍니다. 이 페이지는 문안을, 그 템플릿은 파일을 제공합니다.
프로그램으로: 거래처 장부: 미수금·미지급금 관리에서 거래처 카드를 열고 기준일까지의 기간을 선택하면 차변, 대변, 누적 잔액이 포함된 내역이 준비되어 나옵니다. 확인서에 적을 잔액과 첨부할 명세서가 같은 화면에서 나옵니다. 명세서의 열은 거래처 명세서란? 페이지에서, 잔액 대사 후 연체로 넘어간 채권의 관리는 수금 및 만기 관리 페이지에서 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
거래처 잔액 확인서란 무엇인가요?
사업체가 상대 회사에 “특정 날짜 기준으로 당사 장부상 귀사의 잔액은 이렇습니다. 귀사도 확인해 주시겠습니까?”라고 묻는 한 장짜리 문서입니다. 잔액 확인 양식과 하는 일은 같고 차이는 형식에 있습니다. 양식은 채워 넣을 칸으로 구성되고, 확인서는 일반 문장이며 레터헤드 용지에 인쇄합니다. 둘 중 어느 것도 단독으로는 충분하지 않으며, 거래처 명세서가 함께 갑니다.
거래처 잔액 확인 양식은 어떻게 작성하나요?
여덟 항목을 채웁니다. 기준일, 양측의 정식 상호, 관할 세무서와 세금번호, 잔액(숫자와 문자), 잔액이 채무인지 채권인지, 상대방이 체크할 일치함/불일치 칸, 직인·서명란, 그리고 명세서가 첨부되어 있다는 안내입니다. 잔액의 방향을 적는 것은 가장 자주 빠지고 오해를 가장 많이 낳는 단계입니다.
잔액 확인 이메일은 어떻게 보내나요?
제목에 기준일과 회사명을 적고, 본문에는 잔액 문장 하나를 쓰고, 거래 내역을 첨부하고, 질문은 하나만 하세요. 긴 메일은 답이 오지 않습니다. 상대방이 해야 할 일이 “첨부한 내역을 귀사 장부와 대조해 주세요”라는 문장으로 전달되어야 합니다. 답변은 서면으로 받으세요. 전화로 받은 확인은 여섯 달 뒤에는 기억나지 않습니다.
잔액 확인 메일에는 어떻게 답하나요?
자신의 장부와 대조한 뒤 두 문장으로 답하세요. 일치한다면 날짜와 금액을 다시 적어 확인합니다(“30.09.2026 기준 19.000 ₺ 잔액에 일치함을 확인합니다”). 일치하지 않는다면 “안 맞습니다”로만 쓰지 말고 자신의 잔액과 차이가 어느 날짜의 어느 증빙에서 생겼는지를 적으세요. 차이를 직접 짚어 주면 서신이 한 번에 끝납니다.
잔액 확인서는 Word로 작성해야 하나요, Excel로 해야 하나요?
텍스트로 보낼 확인서와 이메일에는 Word나 이메일 본문에 직접 작성하는 것으로 충분합니다. 안에 계산할 것이 없기 때문입니다. 잔액이 명세서에서 자동으로 들어오길 원한다면 Excel이 적합하며, 완성된 설정은 무료 거래처 잔액 확인서 Excel 템플릿에 있습니다. 상대방에게 보낼 때는 둘 다 PDF로 변환합니다. 수정 가능한 파일을 보내면 확인된 금액을 나중에 바꿀 수 있다는 뜻이 되기 때문입니다.
잔액 확인서에 반드시 답해야 하나요?
상대방이 답하지 않을 수도 있으며, 무응답이 곧 동의를 뜻하지는 않습니다. 하지만 언제 무엇을 보냈는지 기록해 두면 도움이 됩니다. 수금이 지연되기 시작했을 때 “이 날짜에 명세서와 잔액 확인서를 보냈고 이의가 없었다”는 기록을 손에 쥘 수 있습니다. 적당한 기간이 지난 뒤 한 번 독촉하세요.
잔액 확인서와 명세서는 같은 건가요?
아닙니다. 명세서는 기간 내 모든 거래의 내역이고, 잔액 확인서는 그 내역의 끝에 있는 숫자 하나를 확인받는 짧은 문서입니다. 둘은 함께 보냅니다. 확인서는 차이가 있다는 것을, 명세서는 차이가 어느 행에서 생겼는지를 보여줍니다.
최종 업데이트: 2026-09-26
확인서에 적을 잔액은 어디서 나오나요?
거래처 카드를 열고 기준일을 선택하면 내역과 잔액이 준비되어 나옵니다.
잔액 확인하는 날 숫자를 찾아 헤매지 마세요
무료 계정을 만들고 거래를 입력하는 대로 내역이 쌓이게 하세요. 확인서에 적을 금액이 클릭 한 번으로 나옵니다.