Letra e rakordimit të llogarisë dhe shembull emaili
Letra e rakordimit të llogarisë është një shkrim njëfaqesh me të cilin një biznes i pyet palën tjetër «me datë të caktuar në regjistrat tanë llogaria juaj paraqet këtë saldo, a e konfirmoni?»; në të gjenden data e ndërprerjes, emrat e të dyja palëve, shuma e saldos (me shifra dhe me shkronja), nëse saldoja është debi apo kredi, kutia «jemi dakord / nuk jemi dakord» që do të shënojë pala tjetër dhe fusha e vulës e firmës. Së bashku me të dërgohet patjetër pasqyra e llogarisë — letra tregon se diferenca ekziston, pasqyra tregon nga vjen diferenca.
Në këtë faqe ka tekstin që do të dërgoni: trupin e letrës, tekstin e emailit dhe përgjigjen që do t’i jepet një emaili rakordimi që ju vjen. Procedura e rakordimit — caktimi i datës së ndërprerjes, kërkimi i diferencës — është një punë tjetër dhe shpjegohet hap pas hapi te faqja si bëhet rakordimi i llogarive. Nëse nuk kërkoni konfirmimin e saldos, por pasqyrën e lëvizjeve nga pala tjetër, teksti është ndryshe: te faqja si kërkohet pasqyra e llogarisë ka shembull emaili dhe shkrimi kërkese për pasqyrë.
Tetë fushat e formularit të rakordimit
Si letra, ashtu edhe formulari mbajnë të njëjtat tetë të dhëna. Çdo fushë që mungon do të thotë që pala tjetër dërgon pyetje në vend të përgjigjes:
| Fusha | Pse nevojitet |
|---|---|
| Data e ndërprerjes | Me cilën ditë jepet saldoja. E njëjta datë duhet të shkruhet në krye të letrës dhe brenda fjalisë së saldos; kur pala tjetër sheh dy data të ndryshme, ndalet që në fjalinë e parë. |
| Emri i të dyja palëve | Emri i plotë tregtar i firmës dërguese dhe marrëse. Mos përdorni shkurtime: kur ngatërrohen dy shoqëri të të njëjtit grup, në vend që të kërkoni diferencën, i bëni palës të konfirmojë llogarinë e gabuar. |
| Zyra tatimore dhe numri tatimor | Pjesa më e madhe e rasteve kur e njëjta firmë qëndron në dy kartela të ndryshme kapet këtu; kur pala tjetër e sheh numrin, e di cilën kartelë të hapë. |
| Saldoja — me shifra dhe me shkronja | Shkruajeni shumën edhe me shifra, edhe me shkronja. Në dokumentet e plotësuara me dorë që bëhen të palexueshme pas skanimit, fusha e vetme e besueshme është shuma e shkruar me fjalë. |
| Drejtimi i saldos: debi apo kredi | Kjo është fusha që anashkalohet më shpesh. Fjalia «saldo 19.000 ₺» mund të lexohet e kundërt nga dy palët; të thuash «saldo debi në regjistrat tanë» e mbyll diskutimin që në fillim. |
| Kutia jemi dakord / nuk jemi dakord | Lini dy kuti që pala tjetër t’i shënojë. Nën të dytën lini një rresht bosh ku do të shkruajë saldon e vet dhe shkakun e diferencës — pa këtë rresht përgjigja vjen thjesht «nuk përputhet» dhe ju duhet një rend tjetër korrespondence. |
| Vula, firma dhe data | Fusha që e kthen dokumentin nga korrespondencë në regjistrim. Kërkoni edhe emrin dhe pozicionin e nënshkruesit. |
| Kontakti dhe shtojca | Kë të thërrasë ai që ka pyetje, dhe shënimi që pasqyra e llogarisë është bashkëngjitur. Një rakordim i dërguar pa pasqyrë nuk ndihmon aspak kur del një diferencë. |
Shembull letre rakordimi të llogarisë
Format për t’u shtypur në letër me kokë firme. Zëvendësoni pjesët në kllapa katrore me të dhënat tuaja:
Vetëm një gjë duhet të ruani: e njëjta datë ndërprerjeje në të dyja vendet dhe drejtimi i saldos duhet të jetë i qartë. Fjalia «saldo 19.000 ₺» mund të lexohet e kundërt nga dy palët; të thuash «saldo debi në regjistrat tanë» e mbyll diskutimin që në fillim.
Shembull emaili rakordimi
Emaili është versioni i shkurtër i letrës. Një email rakordimi i shkruar gjatë mbetet pa përgjigje — ajo që duhet të bëjë pala tjetër duhet kuptuar në një fjali:
Shkruani në subjekt datën e ndërprerjes dhe emrin e firmës suaj: pala tjetër mund të marrë rakordim nga disa firma në të njëjtën periudhë dhe më vonë duhet ta kërkojë emailin. Pasqyrën dërgojeni në PDF — dërgimi i një skedari të redaktueshëm do të thotë që shuma e konfirmuar mund të ndryshohet më pas.
Si i përgjigjemi një emaili rakordimi që na vjen?
Ka dy raste dhe përgjigja në të dyja është e shkurtër. Nëse jeni dakord, konfirmojeni duke e përsëritur datën dhe shumën; thjesht «konfirmoj» pas gjashtë muajsh e lë të paqartë se çfarë u konfirmua:
Nëse nuk përputhet, mos u mjaftoni me «nuk jemi dakord». Shkruani saldon tuaj dhe nga cili dokument e çfarë date vjen diferenca — nëse diferencën e tregoni ju, korrespondenca nuk shkon në rend të dytë:
Shuma e diferencës shpesh përkon drejtpërdrejt me një dokument të vetëm: diferenca prej 7.250 ₺ është një faturë prej 7.250 ₺ e regjistruar vetëm në njërën anë. Metodën e kërkimit të diferencës nga data e jo nga totali e kemi shpjeguar me një tabelë shembull te hapat e rakordimit.
Me çfarë e përgatitni letrën?
Word ose drejtpërdrejt në trupin e emailit: në tekstet e mësipërme nuk ka asgjë për t’u llogaritur; mjafton t’i kopjoni dhe t’i plotësoni kllapat katrore. Para dërgimit ktheni në PDF.
Excel: nëse doni që saldoja të vijë vetvetiu nga pasqyra dhe formulari bashkë me fushën e vulës e firmës t’i përshtatet një faqeje A4, ka një konfigurim të gatshëm — shablloni falas Excel i formularit të rakordimit e nxjerr shumën edhe me shkronja. Kjo faqe ju jep tekstin, ai shabllon ju jep skedarin.
Me program: kur në Libri i Llogarive: Borxhe hapni kartelën e llogarisë dhe zgjidhni intervalin deri në datën e ndërprerjes, pasqyra vjen e gatshme me debinë, kredinë dhe saldon rrjedhëse; saldoja që do të shkruani në letër dhe pasqyra që do të bashkëngjitni dalin nga i njëjti ekran. Kolonat e pasqyrës i gjeni te faqja çfarë është pasqyra e llogarisë rrjedhëse, ndjekjen e kërkesave që bien në vonesë pas rakordimit te faqja ndjekja e arkëtimeve dhe afateve.
Pyetje të shpeshta
Çfarë është letra e rakordimit të llogarisë?
Është një shkrim njëfaqesh me të cilin një biznes e pyet firmën tjetër «me datë të caktuar në regjistrat tanë llogaria juaj paraqet këtë saldo, a e konfirmoni?». Bën të njëjtën punë si formulari i rakordimit; dallimi është te forma — formulari përbëhet nga kuti për t’u plotësuar, letra është tekst i thjeshtë dhe shtypet në letër me kokë firme. Asnjëra nuk mjafton vetëm, bashkë me to dërgohet pasqyra e llogarisë.
Si plotësohet formulari i rakordimit të llogarisë?
Plotësohen tetë fusha: data e ndërprerjes, emri i plotë i të dyja palëve, zyra tatimore dhe numri tatimor, shuma e saldos (me shifra dhe me shkronja), nëse saldoja është debi apo kredi, kutia jemi dakord/nuk jemi dakord që do të shënojë pala tjetër, fusha e vulës e firmës dhe shënimi që pasqyra është bashkëngjitur. Shkrimi i drejtimit të saldos është hapi që anashkalohet më shpesh dhe që sjell më shumë keqkuptime.
Si dërgohet emaili i rakordimit?
Shkruani në subjekt datën e ndërprerjes dhe emrin e firmës, në trup bëni një fjali të vetme për saldon, shtoni pasqyrën e lëvizjeve dhe bëni vetëm një pyetje. Emaili i gjatë mbetet pa përgjigje: ajo që duhet të bëjë pala tjetër duhet kuptuar nga fjalia «krahasoje pasqyrën e bashkëngjitur me regjistrimin tënd». Kërkoni që përgjigja të vijë me shkrim; konfirmimi i marrë në telefon nuk mbahet mend pas gjashtë muajsh.
Si i përgjigjemi një emaili rakordimi?
Krahasojeni me regjistrimin tuaj dhe ktheni përgjigje në dy fjali: nëse jeni dakord, konfirmojeni duke e përsëritur datën dhe shumën («me datë 30.09.2026 jemi dakord me saldon 19.000 ₺»). Nëse nuk përputhet, mos thoni vetëm «nuk përputhet» — shkruani saldon tuaj dhe nga cili dokument e çfarë date vjen diferenca. Nëse diferencën e tregoni ju, korrespondenca mbyllet me një rend.
A duhet të jetë letra e rakordimit në Word apo në Excel?
Për letrën dhe emailin që do t’i dërgoni si tekst mjafton Word ose drejtpërdrejt trupi i emailit — brenda nuk ka asgjë për t’u llogaritur. Nëse doni që saldoja të vijë vetvetiu nga pasqyra, Excel është i përshtatshëm; konfigurimin e gatshëm e ka shablloni falas Excel i formularit të rakordimit. Kur shkon te pala tjetër, të dyja kthehen në PDF; dërgimi i një skedari të redaktueshëm do të thotë që shuma e konfirmuar mund të ndryshohet më pas.
A është i detyrueshëm përgjigjja ndaj letrës së rakordimit?
Pala tjetër mund të mos përgjigjet dhe mungesa e përgjigjes nuk do të thotë vetvetiu konfirmim. Por ju leverdis ta regjistroni që e keni dërguar dhe kur e keni dërguar: kur arkëtimi fillon të vonohet, keni në dorë shënimin «në këtë datë u dërgua pasqyra dhe rakordimi, nuk erdhi kundërshtim». Pas një kohe të arsyeshme kujtojeni një herë.
A janë e njëjta gjë letra e rakordimit dhe pasqyra?
Jo. Pasqyra është lista e të gjitha lëvizjeve të periudhës; letra e rakordimit është shkrimi i shkurtër që bën të konfirmohet shifra e vetme në fund të asaj liste. Të dyja dërgohen bashkë: letra tregon se diferenca ekziston, pasqyra tregon nga cili rresht vjen.
Përditësimi i fundit: 2026-09-26
Nga vjen saldoja që do ta shkruani në letër?
Hapni kartelën e llogarisë, zgjidhni datën e ndërprerjes; pasqyra dhe saldoja vijnë të gatshme.
Në ditën e rakordimit mos kërkoni shifra
Hapni një llogari falas, pasqyra grumbullohet ndërsa futni lëvizjet; shuma që do ta shkruani në letër del me një klik.