Lettera ed e-mail di riconciliazione dei saldi: esempi
La lettera di riconciliazione dei saldi (cari mutabakat mektubu) è lo scritto di una pagina con cui un'azienda chiede alla controparte «alla data indicata, nei nostri registri il vostro conto presenta questo saldo: lo confermate?». Contiene la data di chiusura, la ragione sociale delle due parti, l'importo del saldo (in cifre e in lettere), se il saldo è a debito o a credito, la casella «concordiamo / non concordiamo» che la controparte dovrà barrare e lo spazio per timbro e firma. Va sempre accompagnata dall'estratto conto: la lettera mostra che la differenza esiste, l'estratto mostra da dove nasce.
In questa pagina trovate i testi da inviare: il corpo della lettera, il testo dell'e-mail e la risposta da dare a una richiesta di riconciliazione ricevuta. La procedura di riconciliazione, cioè la definizione della data di chiusura e la ricerca della differenza, è un'attività a parte ed è spiegata passo per passo nella pagina come si fa la riconciliazione dei conti. Se non volete la conferma del saldo ma l'elenco dei movimenti della controparte, il testo è diverso: nella pagina come richiedere un estratto conto trovate un esempio di e-mail e di lettera di richiesta.
I otto campi del modulo di riconciliazione
Sia la lettera sia il modulo riportano le stesse otto informazioni. Ogni campo mancante significa che la controparte vi manderà domande invece di una risposta:
| Campo | Perché serve |
|---|---|
| Data di chiusura | La data a cui si riferisce il saldo. Deve comparire la stessa data in cima alla lettera e dentro la frase sul saldo; vedere due date diverse blocca la controparte già alla prima frase. |
| Ragione sociale delle due parti | La denominazione commerciale completa dell'azienda mittente e di quella destinataria. Non usate abbreviazioni: se si confondono due società dello stesso gruppo, invece di cercare la differenza finite per far confermare il conto sbagliato. |
| Ufficio delle imposte e numero fiscale | Quasi tutti i casi in cui la stessa azienda risulta in due schede diverse si scoprono qui; vedendo il numero, la controparte sa quale delle sue schede aprire. |
| Saldo — in cifre e in lettere | Scrivete l'importo sia in cifre sia in lettere. Nei documenti compilati a mano che diventano illeggibili dopo la scansione, l'unico campo affidabile è l'importo scritto in lettere. |
| Direzione del saldo: a debito o a credito | È il campo che si dimentica più spesso. La frase "saldo di 19.000 ₺" può essere letta in modo opposto dalle due parti; scrivere «saldo a debito nei nostri registri» chiude la discussione in partenza. |
| Casella concordiamo / non concordiamo | Lasciate alla controparte due caselle da barrare. Sotto la seconda prevedete una riga vuota dove scrivere il proprio saldo e il motivo della differenza: senza questa riga la risposta arriva come «non torna» e vi ritrovate a scambiare un'altra tornata di messaggi. |
| Timbro, firma e data | Il campo che trasforma lo scritto da semplice corrispondenza a registrazione. Chiedete anche il nome e la qualifica di chi firma. |
| Contatti e allegato | A chi rivolgersi in caso di domande, e una nota che indichi che in allegato c'è l'estratto conto. Una riconciliazione inviata senza estratto non serve a nulla quando emerge una differenza. |
Esempio di lettera di riconciliazione dei saldi
Formato da stampare su carta intestata. Sostituite le parti tra parentesi quadre con i vostri dati:
L'unica cosa a cui prestare attenzione: la stessa data di chiusura in entrambi i punti e la direzione del saldo indicata con chiarezza. La frase «saldo di 19.000 ₺» può essere letta in modo opposto dalle due parti; scrivere «saldo a debito nei nostri registri» chiude la discussione in partenza.
Esempio di e-mail di riconciliazione
L'e-mail è la versione breve della lettera. Una e-mail di riconciliazione troppo lunga resta senza risposta: ciò che la controparte deve fare deve essere chiaro in una sola frase:
Scrivete nell'oggetto la data di chiusura e il nome della vostra azienda: la controparte potrebbe ricevere richieste di riconciliazione da più aziende nello stesso periodo e dover poi ritrovare la vostra e-mail. Inviate l'estratto in PDF: mandare un file modificabile significa che l'importo confermato potrebbe essere cambiato in seguito.
Come si risponde a una richiesta di riconciliazione ricevuta?
Ci sono due casi e in entrambi la risposta è breve. Se concordate, confermate ripetendo data e importo; scrivere solo «confermo» lascia incerto, dopo sei mesi, cosa sia stato confermato:
Se non torna, non limitatevi a dire «non concordiamo». Scrivete il vostro saldo e da quale documento, di quale data, nasce la differenza: se siete voi a indicare la differenza, la corrispondenza non richiede un secondo giro:
L'importo della differenza corrisponde spesso direttamente a un singolo documento: una differenza di 7.250 ₺ significa che una fattura da 7.250 ₺ è registrata da una sola parte. Il metodo per cercare la differenza partendo dalla data e non dal totale lo abbiamo spiegato con una tabella di esempio nei passaggi della riconciliazione.
Con cosa preparate la lettera?
Word o direttamente il corpo dell'e-mail: nei testi qui sopra non c'è nulla da calcolare; basta copiarli e compilare le parti tra parentesi quadre. Prima di inviare, convertite in PDF.
Excel: se volete che il saldo arrivi da solo dall'estratto conto e che il modulo stia su un foglio A4 insieme allo spazio per timbro e firma, c'è una soluzione già pronta: il modello Excel gratuito per il modulo di riconciliazione genera anche l'importo in lettere. Questa pagina fornisce il testo, quel modello fornisce il file.
Con un programma: in Dare e Avere: Crediti e Debiti aprite la scheda del conto e selezionate l'intervallo fino alla data di chiusura: l'estratto arriva già pronto con dare, avere e saldo progressivo; il saldo da scrivere nella lettera e l'estratto da allegare escono dalla stessa schermata. Le colonne dell'estratto le trovate nella pagina cos'è l'estratto conto, mentre il monitoraggio dei crediti che finiscono in ritardo dopo la riconciliazione è nella pagina monitoraggio di incassi e scadenze.
Domande frequenti
Cos'è la lettera di riconciliazione dei saldi?
È lo scritto di una pagina con cui un'azienda chiede alla controparte: «alla data indicata, nei nostri registri il vostro conto presenta questo saldo; lo confermate?». Svolge la stessa funzione del modulo di riconciliazione; la differenza sta nella forma: il modulo è fatto di caselle da compilare, la lettera è testo semplice e si stampa su carta intestata. Nessuno dei due basta da solo: vanno sempre accompagnati dall'estratto conto.
Come si compila il modulo di riconciliazione?
Si compilano otto campi: data di chiusura, ragione sociale completa delle due parti, ufficio delle imposte e numero fiscale, importo del saldo (in cifre e in lettere), se il saldo è a debito o a credito, la casella concordiamo/non concordiamo che la controparte dovrà barrare, lo spazio per timbro e firma e la nota che indica l'estratto in allegato. Scrivere la direzione del saldo è il passaggio che si dimentica più spesso e che genera più equivoci.
Come si invia l'e-mail di riconciliazione?
Scrivete nell'oggetto la data di chiusura e il nome della vostra azienda, nel corpo una sola frase sul saldo, allegate l'elenco dei movimenti e ponete una sola domanda. Un'e-mail lunga resta senza risposta: ciò che la controparte deve fare deve essere chiaro dalla frase «confronta l'estratto allegato con le tue registrazioni». Chiedete che la risposta arrivi per iscritto; una conferma data per telefono dopo sei mesi non la ricorda nessuno.
Come si risponde a una e-mail di riconciliazione?
Confrontate con le vostre registrazioni e rispondete in due frasi: se concordate, confermate ripetendo data e importo («concordiamo con un saldo di 19.000 ₺ al 30.09.2026»). Se non torna, non limitatevi a dire «non torna»: scrivete il vostro saldo e da quale documento, di quale data, nasce la differenza. Se siete voi a indicare la differenza, la corrispondenza si chiude in un solo giro.
La lettera di riconciliazione va fatta in Word o in Excel?
Per la lettera e l'e-mail inviate come testo bastano Word o direttamente il corpo dell'e-mail: non c'è nulla da calcolare. Se volete che il saldo arrivi da solo dall'estratto conto, Excel è adatto; la versione già pronta è nel modello Excel gratuito per il modulo di riconciliazione. Per l'invio alla controparte entrambi si convertono in PDF; mandare un file modificabile significa che l'importo confermato potrebbe essere cambiato in seguito.
È obbligatorio rispondere a una lettera di riconciliazione?
La controparte può non rispondere, e il silenzio non equivale automaticamente a conferma. Ma registrare cosa avete inviato e quando vi torna utile: quando l'incasso comincia a slittare, avrete a disposizione la nota «in questa data sono stati inviati estratto e richiesta di riconciliazione, nessuna contestazione ricevuta». Dopo un tempo ragionevole, fate un solo sollecito.
La lettera di riconciliazione e l'estratto conto sono la stessa cosa?
No. L'estratto conto è l'elenco di tutti i movimenti del periodo; la lettera di riconciliazione è il breve scritto con cui si fa confermare l'unica cifra in fondo a quell'elenco. Si inviano insieme: la lettera mostra che la differenza esiste, l'estratto mostra da quale riga nasce.
Ultimo aggiornamento: 2026-09-26
Da dove arriva il saldo da scrivere nella lettera?
Aprite la scheda del conto, scegliete la data di chiusura: estratto e saldo arrivano già pronti.
Il giorno della riconciliazione non cercate cifre
Aprite un account gratuito e, man mano che inserite i movimenti, l'estratto si costruisce da solo; l'importo da scrivere nella lettera esce con un clic.