Lettre de confirmation de solde et exemple d’e-mail
La lettre de confirmation de solde (« cari mutabakat mektubu » en turc) est un courrier d’une page par lequel une entreprise demande à l’autre partie : « À la date du … nos livres font apparaître votre compte avec le solde suivant ; le confirmez-vous ? » Elle comporte la date d’arrêté, la raison sociale des deux parties, le montant du solde (en chiffres et en lettres), la mention précisant si le solde est débiteur ou créditeur, la case « d’accord / pas d’accord » que l’autre partie cochera, ainsi qu’un espace pour le cachet et la signature. Le relevé de compte tiers l’accompagne toujours — la lettre montre que l’écart existe, le relevé montre d’où il vient.
Cette page contient les textes à envoyer : le corps de la lettre, le texte de l’e-mail et la réponse à donner à un e-mail de confirmation reçu. La procédure de rapprochement — fixer la date d’arrêté, rechercher l’écart — est une autre affaire, expliquée pas à pas sur la page comment faire un rapprochement de comptes tiers. Si vous ne souhaitez pas faire confirmer le solde mais demander à l’autre partie le détail de ses mouvements, le courrier est différent : la page comment demander un relevé de compte tiers propose un exemple d’e-mail et de lettre de demande de relevé.
Les huit champs du formulaire de confirmation
La lettre comme le formulaire contiennent les mêmes huit informations. Chaque champ manquant, c’est une question que l’autre partie vous renverra au lieu d’une réponse :
| Champ | Pourquoi elle est nécessaire |
|---|---|
| Date d’arrêté | La date à laquelle le solde est donné. La même date doit figurer en haut de la lettre et dans la phrase du solde ; voir deux dates différentes à ces deux endroits arrête l’autre partie dès la première phrase. |
| Raison sociale des deux parties | La raison sociale commerciale complète de l’entreprise émettrice et de la destinataire. N’utilisez pas d’abréviation : quand deux sociétés d’un même groupe sont confondues, au lieu de chercher l’écart, vous faites confirmer le mauvais compte. |
| Centre des impôts et numéro fiscal | C’est ici que se repèrent la plupart des cas où une même entreprise figure sur deux fiches distinctes ; en voyant le numéro, l’autre partie sait quelle fiche ouvrir. |
| Solde — en chiffres et en lettres | Écrivez le montant en chiffres et en lettres. Sur les documents remplis à la main et devenus illisibles après numérisation, le montant en lettres est le seul champ fiable. |
| Sens du solde : débiteur ou créditeur | C’est le champ le plus souvent oublié. Une phrase comme « solde de 19.000 ₺ » peut être lue à l’envers par les deux parties ; écrire « solde débiteur dans nos livres » met fin à la discussion dès le départ. |
| Case d’accord / pas d’accord | Laissez à l’autre partie deux cases à cocher. Sous la seconde, prévoyez une ligne vide où elle écrira son propre solde et la raison de l’écart — sans cette ligne, la réponse arrive sous la forme « ça ne correspond pas » et vous échangez un courrier de plus. |
| Cachet, signature et date | Le champ qui transforme le document de simple correspondance en pièce probante. Demandez aussi le nom et la fonction du signataire. |
| Contact et pièce jointe | La personne à appeler en cas de question, et la mention que le relevé de compte est joint. Une confirmation envoyée sans relevé ne sert à rien dès qu’un écart apparaît. |
Exemple de lettre de confirmation de solde
Format à imprimer sur papier à en-tête. Remplacez les passages entre crochets par vos propres informations :
Le seul point d’attention : la même date d’arrêté aux deux endroits et le sens du solde clairement indiqué. Une phrase comme « solde de 19.000 ₺ » peut être lue à l’envers par les deux parties ; écrire « solde débiteur dans nos livres » met fin à la discussion dès le départ.
Exemple d’e-mail de confirmation de solde
L’e-mail est la version courte de la lettre. Un e-mail de confirmation trop long reste sans réponse — ce que l’autre partie doit faire doit se comprendre en une seule phrase :
Indiquez dans l’objet la date d’arrêté et le nom de votre entreprise : l’autre partie reçoit peut-être des demandes de confirmation de plusieurs entreprises à la même période et devra retrouver l’e-mail plus tard. Envoyez le relevé en PDF — envoyer un fichier modifiable, c’est permettre que le montant confirmé soit changé après coup.
Comment répondre à un e-mail de confirmation de solde reçu ?
Il y a deux cas, et dans les deux la réponse est courte. Si vous êtes d’accord, confirmez en répétant la date et le montant ; écrire seulement « je confirme » laisse, six mois plus tard, un doute sur ce qui a été confirmé :
Si cela ne concorde pas, ne vous contentez pas de dire « pas d’accord ». Indiquez votre propre solde et le document, avec sa date, à l’origine de l’écart — si vous désignez vous-même l’écart, l’échange n’aura pas besoin d’un second tour :
Le montant de l’écart correspond souvent directement à un seul document : un écart de 7.250 ₺, c’est une facture de 7.250 ₺ enregistrée d’un seul côté. La méthode qui consiste à chercher l’écart par la date plutôt que par le total, nous l’avons expliquée avec un tableau d’exemple dans les étapes du rapprochement.
Avec quoi préparer la lettre ?
Word ou directement le corps de l’e-mail : il n’y a rien à calculer dans les textes ci-dessus ; il suffit de les copier et de remplir les crochets. Convertissez en PDF avant l’envoi.
Excel : si vous voulez que le solde provienne automatiquement du relevé et que le formulaire, avec son espace cachet-signature, tienne sur une page A4, il existe une version prête à l’emploi — le modèle Excel gratuit de formulaire de confirmation de solde rédige aussi le montant en lettres. Cette page fournit le texte, ce modèle fournit le fichier.
Avec un logiciel : dans Suivi des comptes : Créances, quand vous ouvrez la fiche de compte et sélectionnez la période jusqu’à la date d’arrêté, le relevé arrive prêt, avec débit, crédit et solde cumulé ; le solde à écrire dans la lettre et le relevé à joindre sortent du même écran. Vous trouverez les colonnes du relevé sur la page qu’est-ce qu’un relevé de compte tiers, et le suivi des créances passées en retard après le rapprochement sur la page suivi des encaissements et des échéances.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une lettre de confirmation de solde ?
C’est un courrier d’une page par lequel une entreprise demande à l’entreprise de l’autre partie : « À une date donnée, nos livres font apparaître votre compte avec ce solde ; le confirmez-vous ? » Elle remplit la même fonction que le formulaire de confirmation ; la différence tient à la forme — le formulaire est composé de cases à remplir, la lettre est un texte simple imprimé sur papier à en-tête. Ni l’un ni l’autre ne suffit seul : le relevé de compte tiers les accompagne.
Comment remplir le formulaire de confirmation de solde ?
On remplit huit champs : la date d’arrêté, la raison sociale complète des deux parties, le centre des impôts et le numéro fiscal, le montant du solde (en chiffres et en lettres), la mention indiquant si le solde est débiteur ou créditeur, la case d’accord / pas d’accord que l’autre partie cochera, l’espace cachet-signature et la mention que le relevé est joint. Indiquer le sens du solde est l’étape la plus souvent oubliée et celle qui crée le plus de malentendus.
Comment envoyer un e-mail de confirmation de solde ?
Indiquez dans l’objet la date d’arrêté et le nom de votre entreprise, formulez une seule phrase de solde dans le corps du message, joignez le détail des mouvements et posez une seule question. Un e-mail trop long reste sans réponse : ce que l’autre partie doit faire doit se comprendre par la phrase « comparez le relevé ci-joint avec vos écritures ». Demandez que la réponse soit écrite ; une confirmation obtenue par téléphone ne se retrouve plus six mois plus tard.
Comment répondre à un e-mail de confirmation de solde ?
Comparez avec vos propres écritures et répondez en deux phrases : si vous êtes d’accord, confirmez en répétant la date et le montant (« nous sommes d’accord sur un solde de 19.000 ₺ au 30.09.2026 »). Si cela ne concorde pas, ne dites pas seulement « ça ne concorde pas » — indiquez votre propre solde et le document, avec sa date, à l’origine de l’écart. Si vous désignez vous-même l’écart, l’échange se règle en un seul tour.
La lettre de confirmation doit-elle être faite sous Word ou sous Excel ?
Pour la lettre et l’e-mail envoyés sous forme de texte, Word ou directement le corps d’un e-mail suffit — il n’y a rien à calculer dedans. Si vous voulez que le solde provienne automatiquement du relevé, Excel convient ; la version prête à l’emploi se trouve dans le modèle Excel gratuit de formulaire de confirmation de solde. Avant l’envoi à l’autre partie, les deux sont convertis en PDF ; envoyer un fichier modifiable, c’est permettre que le montant confirmé soit changé après coup.
Répondre à une lettre de confirmation est-il obligatoire ?
L’autre partie peut ne pas répondre, et l’absence de réponse ne vaut pas confirmation. Mais il vous est utile de garder une trace de ce que vous avez envoyé et de la date d’envoi : quand l’encaissement prend du retard, vous disposez de la mention « relevé et confirmation envoyés à telle date, aucune contestation reçue ». Après un délai raisonnable, relancez une fois.
Une lettre de confirmation et un relevé, est-ce la même chose ?
Non. Le relevé est le détail de tous les mouvements de la période ; la lettre de confirmation est le court courrier qui fait valider le seul chiffre figurant au bas de ce relevé. Les deux sont envoyés ensemble : la lettre montre que l’écart existe, le relevé montre de quelle ligne il vient.
Dernière mise à jour : 2026-09-26
D’où vient le solde à écrire dans la lettre ?
Ouvrez la fiche de compte, choisissez la date d’arrêté ; le relevé et le solde arrivent prêts.
Ne cherchez pas les chiffres le jour du rapprochement
Ouvrez un compte gratuit, le relevé se construit au fil de vos saisies ; le montant à écrire dans la lettre sort en un clic.