Qu'est-ce qu'un compte client/fournisseur ?
Un compte tiers (« cari hesap » en turc) est le relevé, classé par date, de la relation de dettes et de créances entre vous et un client ou un fournisseur. Chaque vente et chaque achat est enregistré en débit, chaque encaissement et chaque paiement en crédit ; la différence entre les deux est le solde de cette entreprise. Le but du suivi des comptes tiers tient en une phrase : savoir à tout moment combien chacun vous doit et combien vous devez à chacun.
Comment enregistrer le débit et le crédit ?
La facture que vous émettez à un client crée une dette de sa part : elle s’inscrit dans la colonne débit. L’argent que vous recevez de lui réduit cette dette : il s’inscrit dans la colonne crédit. Sur le compte d’un fournisseur, le sens est inversé. Le moyen le plus pratique d’éviter la confusion est de distinguer les comptes clients et fournisseurs par des préfixes de code différents.
Solde cumulé
Voir à chaque ligne le solde de l’entreprise jusqu’à ce moment-là vous permet de repérer les erreurs tôt. Dans Excel, cela se met en place avec une formule SOMME.SI cumulative ; vous en trouverez la version prête à l’emploi dans le modèle gratuit de suivi des comptes tiers. Nous avons détaillé pas à pas, sur la page comment tenir un compte tiers, les six colonnes du registre, la façon d’écrire un mouvement avec son numéro de document et un exemple de relevé pour un mois.
Suivi des échéances
Une créance sans échéance est une créance qu’on ne suit pas. Indiquez l’échéance sur chaque ligne de débit ; qu’elle soit signalée automatiquement une fois dépassée. Trier chaque semaine les échéances dépassées par montant et appeler pour les trois plus gros postes permet de récupérer l’essentiel des encaissements. Nous avons expliqué, avec une liste d’exemple, comment regrouper les créances, quand envoyer une relance et quelles formules d’échéance utiliser dans Excel sur la page comment suivre les encaissements et les échéances.
Relevé et rapprochement
Le relevé du compte sur une période donnée s’appelle le relevé de compte tiers ; c’est le document que les deux parties comparent lors du rapprochement. Nous avons expliqué avec un tableau d’exemple de quelles colonnes il se compose, comment lire le solde reporté et comment trouver l’écart quand deux relevés ne concordent pas, sur la page qu’est-ce qu’un relevé de compte tiers.
Comparer le relevé avec celui de l’autre partie et s’accorder sur le solde s’appelle le rapprochement. Nous en avons décrit les cinq étapes, notamment la fixation de la date d’arrêté, la recherche de l’écart par la date plutôt que par le montant et la clôture écrite du résultat, sur la page comment faire un rapprochement de comptes tiers.
Quand passer à un logiciel ?
Au-delà de 40-50 comptes tiers ou de 300-400 mouvements par mois, le risque d’erreur du suivi manuel augmente nettement. Si vous avez besoin de relances automatiques, d’un accès mobile et du partage des relevés, un logiciel est plus sûr. Suivi des comptes : Créances est conçu exactement pour cela : fiche de compte, suivi des échéances, caisse, chèques/billets à ordre et relevé. Si votre créance est adossée à un chèque ou à un billet à ordre, son suivi se fait séparément ; nous l’avons expliqué sur la page comment suivre les chèques et billets à ordre. Si vous gérez aussi du stock, Ofisx ; si vous cherchez un carnet de crédit client pour le commerce de détail, Veresiye Takibi peut être plus adapté.
Questions fréquentes
Que signifie un solde négatif sur un compte tiers ?
Cela signifie que le montant encaissé auprès de l’autre partie dépasse sa dette — vous avez reçu une avance ou un encaissement excédentaire a été enregistré.
Puis-je suivre clients et fournisseurs au même endroit ?
Oui ; pour éviter les confusions, distinguer les codes de compte par des préfixes différents (comme C- et T-) est une méthode pratique.
Pourquoi le relevé est-il important ?
À la clôture d’un compte, les parties disposent du même relevé ; ce qui met fin à la discussion, c’est un relevé dont le champ de description a été renseigné.