Что такое счёт контрагента?
Счёт контрагента — это хронологическая выписка долговых отношений между вами и клиентом или поставщиком. Каждая продажа и покупка проводится как дебет, каждое поступление и платёж — как кредит; разница между ними — сальдо по этой компании. Цель учёта контрагентов в одном предложении: в любой момент знать, кто и сколько вам должен и сколько должны вы.
Как проводятся дебет и кредит?
Счёт, выставленный клиенту, — это его долг перед вами: он записывается в столбец дебета. Деньги, полученные от него, уменьшают долг: они записываются в столбец кредита. В счёте поставщика направление обратное. Самый практичный способ избежать путаницы — разделять счета клиентов и поставщиков разными префиксами кодов.
Нарастающее сальдо
Когда в каждой строке видно сальдо компании на данный момент, ошибки удаётся поймать рано. В Excel это настраивается формулой накопительного СУММЕСЛИ; готовую настройку вы найдёте в бесплатном шаблоне учёта счетов контрагентов. Шесть столбцов книги, то, как операция записывается с номером документа, и пример выписки за месяц мы пошагово разобрали на странице как вести счёт контрагента.
Контроль сроков оплаты
Задолженность без срока оплаты — это задолженность, за которой никто не следит. Указывайте срок в каждой строке долга, чтобы при его наступлении она помечалась автоматически. Если раз в неделю сортировать просроченные суммы по убыванию и обзванивать три крупнейшие позиции, это вернёт существенную часть долгов. Как группировать задолженности, когда напоминать и какие формулы сроков использовать в Excel, мы показали с примером списка на странице как контролировать поступления и сроки оплаты.
Выписка и сверка
Выписка по счёту за определённый период называется выпиской по счёту контрагента; именно этот документ стороны сравнивают при сверке. Из каких столбцов она состоит, как читать входящее сальдо и как найти расхождение, если две выписки не совпадают, мы показали на примере таблицы на странице что такое выписка по счёту контрагента.
Сравнение выписки с данными другой стороны и согласование сальдо называется сверкой. Пять шагов, включая выбор даты отсечения, поиск расхождения не по сумме, а по дате и письменное закрытие результата, мы описали на странице как проводить сверку расчётов с контрагентом.
Когда стоит перейти на программу?
Когда контрагентов больше 40–50, а операций в месяц больше 300–400, вероятность ошибок при ручном учёте заметно возрастает. Если нужны автоматические напоминания, мобильный доступ и отправка выписок, надёжнее использовать программу. Учёт контрагентов: Долги создан именно для этого: карточка контрагента, контроль сроков оплаты, касса, чеки/векселя и выписка. Если ваша задолженность оформлена чеком или векселем, их учёт ведётся отдельно; мы рассказали об этом на странице как вести учёт чеков и векселей. Если вы ведёте ещё и складской учёт, вам может больше подойти Ofisx, а если ищете книгу долгов для розничной торговли — Veresiye Takibi.
Частые вопросы
Что значит отрицательное сальдо контрагента?
Это значит, что сумма, полученная вами от контрагента, превышает его долг — вы получили аванс или произошла переплата.
Можно ли вести клиента и поставщика в одном месте?
Да; чтобы не запутаться, практично разделять коды контрагентов разными префиксами (например, C- и T-).
Почему выписка важна?
При закрытии счёта у сторон оказывается одинаковая выписка; спор заканчивает выписка с заполненным полем описания.