Письмо о сверке расчётов с контрагентом и пример письма по e-mail
Письмо о сверке расчётов с контрагентом — это одностраничное письмо, в котором компания спрашивает другую сторону: «по состоянию на определённую дату в наших записях ваш счёт показывает такое сальдо, вы подтверждаете?»; в нём указываются дата отсечения, наименования обеих сторон, сумма сальдо (цифрами и прописью), является ли сальдо долгом или задолженностью в вашу пользу, поле «согласны / не согласны», которое отмечает другая сторона, и место для печати и подписи. К письму обязательно прикладывается выписка по счёту контрагента: письмо показывает, что расхождение есть, а выписка — откуда оно взялось.
На этой странице собраны тексты, которые вы отправите: текст письма, текст e-mail и ответ на полученное письмо о сверке. Порядок сверки — определение даты отсечения, поиск расхождения — это отдельная тема, она пошагово описана на странице как проводить сверку расчётов с контрагентом. Если вам нужно не подтверждение сальдо, а выписка по операциям от другой стороны, текст будет другим: на странице как запросить выписку по счёту контрагента есть пример письма-запроса выписки.
Восемь полей формы сверки
И письмо, и форма содержат одни и те же восемь сведений. Каждое пропущенное поле означает, что другая сторона пришлёт вам вопрос вместо ответа:
| Поле | Зачем нужно |
|---|---|
| Дата отсечения | На какой день указано сальдо. В самом верху письма и в предложении о сальдо должна стоять одна и та же дата; если в двух местах разные даты, другая сторона остановится уже на первом предложении. |
| Наименования обеих сторон | Полное юридическое наименование отправителя и получателя. Не используйте сокращений: если перепутать две компании одной группы, вместо поиска расхождения вы получите подтверждение чужого счёта. |
| Налоговая инспекция и номер | Большинство случаев, когда одна компания числится в двух разных карточках, выявляется здесь; увидев номер, другая сторона знает, какую карточку открыть. |
| Сальдо — цифрами и прописью | Указывайте сумму и цифрами, и прописью. В документах, заполненных от руки, которые после сканирования становятся нечитаемыми, единственное надёжное поле — сумма прописью. |
| Направление сальдо: долг или задолженность в вашу пользу | Это поле пропускают чаще всего. Фраза «сальдо 19.000 ₺» может быть прочитана сторонами наоборот; формулировка «в наших записях дебетовое сальдо» сразу снимает спор. |
| Поле «согласны / не согласны» | Оставьте другой стороне два поля для отметки. Под вторым предусмотрите пустую строку, где она впишет своё сальдо и причину расхождения — если такой строки нет, ответ придёт в виде «не сходится», и вам придётся переписываться ещё один раунд. |
| Печать, подпись и дата | Поле, которое превращает документ из переписки в запись. Запросите также имя и должность подписавшего. |
| Контакты и приложение | Кому звонить с вопросами и примечание о том, что к письму приложена выписка по счёту контрагента. Сверка, отправленная без выписки, бесполезна, когда обнаруживается расхождение. |
Пример письма о сверке расчётов с контрагентом
Формат для печати на фирменном бланке. Замените места в квадратных скобках своими данными:
Важно одно: в обоих местах должна стоять одна и та же дата отсечения, а направление сальдо должно быть указано явно. Фраза «сальдо 19.000 ₺» может быть прочитана сторонами наоборот; формулировка «в наших записях дебетовое сальдо» сразу снимает спор.
Пример письма о сверке по e-mail
E-mail — это краткая версия письма. Длинное письмо о сверке остаётся без ответа — что должна сделать другая сторона, должно быть понятно из одного предложения:
В теме письма укажите дату отсечения и название вашей компании: другая сторона может получать запросы на сверку от нескольких компаний в одно и то же время, и ей потом придётся искать ваше письмо. Отправляйте выписку в формате PDF — отправка редактируемого файла означает, что подтверждённую сумму потом можно изменить.
Как ответить на полученное письмо о сверке?
Возможны два случая, и ответ в обоих коротков. Если вы согласны, подтвердите, повторив дату и сумму; просто «подтверждаю» через полгода оставит неясным, что именно было подтверждено:
Если не сходится, не ограничивайтесь словами «не согласны». Укажите своё сальдо и то, по какому документу какой даты возникло расхождение — если расхождение указали вы, переписка не потребует второго раунда:
Сумма расхождения чаще всего прямо соответствует одному документу: разница в 7.250 ₺ означает, что счёт на 7.250 ₺ записан только с одной стороны. Метод поиска расхождения не по итогу, а по дате мы показали на примере таблицы в шагах сверки.
В чём подготовить письмо?
Word или прямо в тексте e-mail: в приведённых выше текстах ничего не нужно считать; достаточно скопировать их и заполнить места в квадратных скобках. Перед отправкой преобразуйте в PDF.
Excel: если вы хотите, чтобы сальдо подтягивалось из выписки автоматически, а форма вместе с полем печати и подписи умещалась на A4, есть готовое решение — бесплатный шаблон Excel формы сверки расчётов с контрагентом также формирует сумму прописью. Эта страница даёт текст, а шаблон — файл.
С помощью программы: в программе «Учёт контрагентов: Долги» вы открываете карточку контрагента и выбираете период до даты отсечения — выписка готова с дебетом, кредитом и нарастающим сальдо; сальдо для письма и выписка для приложения берутся с одного экрана. Столбцы выписки описаны на странице что такое выписка по счёту контрагента, а контроль задолженностей, просроченных после сверки, — на странице контроль поступлений и сроков оплаты.
Частые вопросы
Что такое письмо о сверке расчётов с контрагентом?
Это одностраничное письмо, в котором компания спрашивает другую сторону: «по состоянию на определённую дату в наших записях ваш счёт показывает такое сальдо, вы подтверждаете?». Оно выполняет ту же задачу, что и форма сверки; разница в оформлении — форма состоит из полей для заполнения, а письмо — это обычный текст, печатаемый на фирменном бланке. Ни то, ни другое само по себе недостаточно — к ним прикладывается выписка по счёту контрагента.
Как заполнить форму сверки расчётов с контрагентом?
Заполняются восемь полей: дата отсечения, полные наименования обеих сторон, налоговая инспекция и номер, сумма сальдо (цифрами и прописью), является ли сальдо долгом или задолженностью в вашу пользу, поле «согласны / не согласны» для отметки другой стороной, место для печати и подписи и примечание о том, что к письму приложена выписка. Указание направления сальдо — шаг, который пропускают чаще всего и который чаще всего приводит к недоразумениям.
Как отправить письмо о сверке по e-mail?
Укажите в теме дату отсечения и название вашей компании, в тексте напишите одно предложение о сальдо, приложите выписку по операциям и задайте один вопрос. Длинное письмо остаётся без ответа: что должна сделать другая сторона, должно быть понятно из фразы «сверьте приложенную выписку со своими записями». Просите письменный ответ; подтверждение, полученное по телефону, через полгода не вспомнить.
Как ответить на письмо о сверке?
Сверьте с вашими записями и ответьте двумя предложениями: если вы согласны, подтвердите, повторив дату и сумму («по состоянию на 30.09.2026 мы согласны с сальдо 19.000 ₺»). Если не сходится, не ограничивайтесь словами «не сходится» — укажите своё сальдо и то, по какому документу какой даты возникло расхождение. Если расхождение указали вы, переписка закончится одним раундом.
В каком формате должно быть письмо о сверке: Word или Excel?
Для письма и e-mail, которые вы отправляете в виде текста, достаточно Word или прямо тела e-mail — считать там нечего. Если вы хотите, чтобы сальдо подтягивалось из выписки автоматически, подойдёт Excel; готовое решение есть в бесплатном шаблоне Excel формы сверки расчётов с контрагентом. При отправке другой стороне оба варианта преобразуются в PDF; отправка редактируемого файла означает, что подтверждённую сумму потом можно изменить.
Обязательно ли отвечать на письмо о сверке?
Другая сторона может не ответить, и отсутствие ответа само по себе не означает согласия. Но вам полезно зафиксировать, что вы отправили и когда: когда поступление платежа начнёт задерживаться, у вас будет запись «в такую-то дату отправлены выписка и сверка, возражений не поступило». Через разумное время напомните один раз.
Письмо о сверке и выписка — одно и то же?
Нет. Выписка — это перечень всех операций за период; письмо о сверке — короткий текст, в котором подтверждается единственная итоговая цифра этого перечня. Они отправляются вместе: письмо показывает, что расхождение есть, а выписка — из какой строки оно возникло.
Последнее обновление: 2026-09-26
Откуда взять сальдо для письма?
Откройте карточку контрагента, выберите дату отсечения — выписка и сальдо будут готовы.
Не ищите цифры в день сверки
Создайте бесплатный аккаунт, и по мере ввода операций выписка будет накапливаться; сумму для письма вы получите одним щелчком.