نامه تطبیق حساب طرفحساب و نمونه ایمیل
نامه تطبیق حساب (cari mutabakat mektubu) نامهای یکصفحهای است که یک کسبوکار در آن از طرف مقابل میپرسد: «تا فلان تاریخ در دفاتر ما حساب شما این مانده را نشان میدهد، آیا تأیید میکنید؟»؛ در آن تاریخ قطع، نام رسمی دو طرف، مبلغ مانده (به عدد و حروف)، اینکه مانده بدهکار است یا بستانکار، کادر «موافقیم / موافق نیستیم» که طرف مقابل علامت میزند و محل مهر و امضا وجود دارد. حتماً صورتحساب طرفحساب نیز همراه آن ارسال میشود — نامه نشان میدهد که اختلاف وجود دارد، صورتحساب نشان میدهد اختلاف از کجا آمده است.
در این صفحه متن‌هایی هست که می‌توانید ارسال کنید: متن نامه، متن ایمیل و پاسخی که به ایمیل تطبیق دریافتی می‌دهید. روال تطبیق — تعیین تاریخ قطع و جست‌وجوی اختلاف — کار دیگری است و در صفحه تطبیق حساب طرفحساب چگونه انجام میشود گام‌به‌گام توضیح داده شده است. اگر نمی‌خواهید تأیید مانده را بگیرید، بلکه صورت تراکنش‌ها را از طرف مقابل میخواهید، متن فرق میکند: در صفحه صورتحساب طرفحساب چگونه درخواست میشود نمونه ایمیل و نامه درخواست صورتحساب هست.
هشت فیلد فرم تطبیق
هم نامه و هم فرم همین هشت اطلاعات را دارند. هر فیلدی که جا بماند، یعنی طرف مقابل به‌جای پاسخ سؤال می‌فرستد:
| فیلد | چرا لازم است |
|---|---|
| تاریخ قطع | مانده تا چه روزی داده شده است. باید همین تاریخ در بالای نامه و در داخل جمله مانده نوشته شود؛ دیدن دو تاریخ متفاوت در دو جا، طرف مقابل را از همان جمله اول متوقف میکند. |
| نام رسمی دو طرف | نام کامل تجاری شرکت فرستنده و گیرنده. مخفف ننویسید: وقتی دو شرکت یک گروه با هم اشتباه شوند، به‌جای یافتن اختلاف، حساب اشتباهی را تأیید کرده‌اید. |
| اداره مالیات و شماره آن | بیشتر مواردی که یک شرکت در دو کارت حساب جداگانه مانده است همین‌جا گرفته میشود؛ طرف مقابل با دیدن شماره می‌داند کدام کارتش را باز کند. |
| مانده — به عدد و حروف | مبلغ را هم به عدد و هم به حروف بنویسید. در اسنادی که دستی پر میشوند و پس از اسکن ناخوانا میشوند، تنها فیلد قابل اعتماد مبلغ نوشته‌شده به حروف است. |
| جهت مانده: بدهکار یا بستانکار | این فیلد بیش از همه جا میماند. جمله «مانده ۱۹.۰۰۰ ₺» در دو طرف می‌تواند برعکس خوانده شود؛ نوشتن «در دفاتر ما مانده بدهکار» بحث را از ریشه می‌بندد. |
| کادر موافقیم / موافق نیستیم | برای طرف مقابل دو کادر بگذارید. زیر کادر دوم یک سطر خالی باشد تا مانده خودش و دلیل اختلاف را بنویسد — اگر این سطر نباشد، پاسخ فقط «نمی‌خواند» میآید و یک دور دیگر مکاتبه میکنید. |
| مهر، امضا و تاریخ | فیلدی که سند را از یک مکاتبه به یک سابقه رسمی تبدیل میکند. نام و سمت امضاکننده را هم بخواهید. |
| تماس و پیوست | اینکه اگر سؤالی بود با چه کسی تماس بگیرند، و یادداشتی که صورتحساب طرفحساب پیوست است. تطبیقی که بدون صورتحساب ارسال شود، هنگام بروز اختلاف هیچ فایده‌ای ندارد. |
نمونه نامه تطبیق حساب طرفحساب
قالبی برای چاپ روی سربرگ. بخش‌های داخل کروشه را با اطلاعات خودتان جایگزین کنید:
تنها نکته‌ای که باید به آن توجه کنید: در هر دو جا باید همان تاریخ قطع نوشته شود و جهت مانده به‌روشنی معلوم باشد. جمله «مانده ۱۹.۰۰۰ ₺» در دو طرف می‌تواند برعکس خوانده شود؛ نوشتن «در دفاتر ما مانده بدهکار» بحث را از ریشه می‌بندد.
نمونه ایمیل تطبیق حساب
ایمیل، خلاصه نامه است. ایمیل تطبیقی که طولانی نوشته شود بی‌پاسخ میماند — باید در یک جمله معلوم باشد طرف مقابل چه کاری باید بکند:
در موضوع ایمیل تاریخ قطع و نام شرکت خود را بنویسید: طرف مقابل ممکن است در همان دوره از چند شرکت درخواست تطبیق بگیرد و بعداً مجبور شود ایمیل را جست‌وجو کند. صورت تراکنش‌ها را بهصورت PDF بفرستید — ارسال فایل قابل ویرایش یعنی امکان تغییر بعدی مبلغ تأییدشده.
به ایمیل تطبیق دریافتی چگونه پاسخ داده میشود؟
دو حالت وجود دارد و پاسخ هر دو کوتاه است. اگر موافقید، با نوشتن مجدد تاریخ و مبلغ تأیید کنید؛ فقط نوشتن «تأیید می‌کنم» شش ماه بعد معلوم نمی‌گذارد چه چیزی تأیید شده بود:
اگر نمی‌خواند، به گفتن «موافق نیستیم» اکتفا نکنید. مانده خودتان و اینکه اختلاف از کدام سند و چه تاریخی آمده را بنویسید — اگر خودتان اختلاف را مشخص کنید، مکاتبه به دور دوم نمی‌کشد:
مبلغ اختلاف اغلب مستقیماً با یک سند برابر است: اختلاف 7.250 ₺ یعنی فاکتوری به مبلغ 7.250 ₺ فقط در یک طرف ثبت شده است. روش جست‌وجوی اختلاف بر اساس تاریخ و نه جمع کل را در گام‌های تطبیق با جدول نمونه توضیح داده‌ایم.
نامه را با چه چیزی آماده میکنید؟
Word یا مستقیماً در متن ایمیل: در متن‌های بالا چیزی برای محاسبه نیست؛ کافی است کپی کنید و بخش‌های داخل کروشه را پر کنید. پیش از ارسال، آن را به PDF تبدیل کنید.
Excel: اگر میخواهید مانده خودبهخود از صورتحساب بیاید و فرم همراه با محل مهر و امضا در یک صفحه A4 جا شود، نسخه آماده‌ای هست — قالب Excel رایگان فرم تطبیق حساب مبلغ را به حروف هم تولید میکند. این صفحه متن را میدهد، آن قالب فایل را.
با نرم‌افزار: وقتی در برنامه دفتر حساب: طلب و بدهی کارت حساب را باز میکنید و بازه تا تاریخ قطع را انتخاب میکنید، صورت تراکنش‌ها با بدهکار، بستانکار و مانده جاری آماده میآید؛ مانده‌ای که در نامه می‌نویسید و صورت‌حسابی که پیوست میکنید از همان صفحه بیرون میآید. ستون‌های صورتحساب را در صفحه صورتحساب طرفحساب چیست و پیگیری مطالباتی که پس از تطبیق به تأخیر می‌افتند را در صفحه پیگیری وصول و سررسید می‌توانید پیدا کنید.
پرسش‌های متداول
نامه تطبیق حساب طرفحساب چیست؟
نامهای یکصفحهای است که یک کسبوکار در آن از شرکت مقابل میپرسد: «تا فلان تاریخ در دفاتر ما حساب شما این مانده را نشان میدهد، آیا شما هم تأیید میکنید؟» کارکردش با فرم تطبیق یکی است؛ تفاوت در قالب است — فرم از کادرهایی برای پر کردن تشکیل میشود، نامه متن ساده است و روی سربرگ چاپ میشود. هیچکدام بهتنهایی کافی نیست؛ صورتحساب طرفحساب همراه آن میرود.
فرم تطبیق حساب طرفحساب چگونه پر میشود؟
هشت فیلد پر میشود: تاریخ قطع، نام کامل دو طرف، اداره مالیات و شماره آن، مبلغ مانده (به عدد و حروف)، اینکه مانده بدهکار است یا بستانکار، کادر موافقیم/موافق نیستیم که طرف مقابل علامت میزند، محل مهر و امضا و یادداشت پیوست بودن صورتحساب. نوشتن جهت مانده بیش از همه جا میماند و بیشترین سوءتفاهم را ایجاد میکند.
ایمیل تطبیق چگونه فرستاده میشود؟
در موضوع ایمیل تاریخ قطع و نام شرکت خود را بنویسید، در متن فقط یک جمله درباره مانده بنویسید، صورت تراکنش‌ها را پیوست کنید و فقط یک سؤال بپرسید. ایمیل طولانی بی‌پاسخ میماند: کاری که طرف مقابل باید بکند باید با جمله «صورت پیوست را با دفاتر خودت مقایسه کن» معلوم شود. بخواهید پاسخ کتبی بیاید؛ تأییدی که تلفنی گرفته شود شش ماه بعد به یاد نمی‌ماند.
به ایمیل تطبیق چگونه پاسخ داده میشود؟
با دفاتر خودتان مقایسه کنید و در دو جمله پاسخ دهید: اگر موافقید با نوشتن مجدد تاریخ و مبلغ تأیید کنید («با مانده ۱۹.۰۰۰ ₺ به تاریخ 30.09.2026 موافقیم»). اگر نمی‌خواند فقط «نمی‌خواند» نگویید — مانده خودتان و اینکه اختلاف از کدام سند و چه تاریخی آمده را بنویسید. اگر خودتان اختلاف را مشخص کنید، مکاتبه در یک دور تمام میشود.
نامه تطبیق باید Word باشد یا Excel؟
برای نامه و ایمیلی که بهصورت متن میفرستید، Word یا مستقیماً متن ایمیل کافی است — چیزی برای محاسبه در آن نیست. اگر میخواهید مانده خودبهخود از صورتحساب بیاید، Excel مناسب است؛ نسخه آماده آن در قالب Excel رایگان فرم تطبیق حساب طرفحساب هست. هنگام ارسال به طرف مقابل، هر دو به PDF تبدیل میشوند؛ ارسال فایل قابل ویرایش یعنی امکان تغییر بعدی مبلغ تأییدشده.
آیا پاسخ دادن به نامه تطبیق الزامی است؟
طرف مقابل ممکن است پاسخ ندهد و بیپاسخی خودبهخود به معنای تأیید نیست. اما ثبت اینکه چه چیزی و چه زمانی فرستادهاید به کار شما میآید: وقتی وصول مطالبات به تأخیر افتاد، سابقه «در فلان تاریخ صورتحساب و تطبیق ارسال شد، اعتراضی نیامد» در دست شماست. پس از مدت معقولی یک بار یادآوری کنید.
آیا نامه تطبیق و صورتحساب یکی هستند؟
خیر. صورتحساب، فهرست همه تراکنشهای دوره است؛ نامه تطبیق، نوشته کوتاهی است که فقط عدد انتهای آن فهرست را تأیید میکند. این دو با هم ارسال میشوند: نامه نشان میدهد اختلاف وجود دارد، صورتحساب نشان میدهد اختلاف از کدام سطر آمده است.
آخرین به‌روزرسانی: 2026-09-26
مانده‌ای که در نامه می‌نویسید از کجا میآید؟
کارت حساب را باز کنید، تاریخ قطع را انتخاب کنید؛ صورت تراکنش‌ها و مانده آماده میآید.
روز تطبیق دنبال عدد نگردید
یک حساب رایگان باز کنید و با ورود تراکنش‌ها صورتحساب خودبهخود ساخته شود؛ مبلغی که در نامه می‌نویسید با یک کلیک بیرون بیاید.