حساب طرف‌حساب (cari hesap) چیست؟
حساب طرف‌حساب (cari)، صورتحساب بدهی و طلب شما با یک مشتری یا تأمینکننده است که به ترتیب تاریخ نوشته می‌شود. هر فروش و خرید به‌صورت بدهکار و هر وصول و پرداخت به‌صورت بستانکار ثبت می‌شود؛ تفاوت این دو، مانده آن شرکت است. هدف از پیگیری حساب طرفحسابها را می‌توان در یک جمله گفت: هر لحظه بدانید از چه کسی چقدر طلب دارید و به چه کسی چقدر بدهکارید.
بدهکار و بستانکار چگونه ثبت می‌شوند؟
فاکتوری که برای مشتری صادر می‌کنید یعنی او به شما بدهکار شده است: در ستون بدهکار نوشته می‌شود. پولی که از او می‌گیرید بدهی را کم میکند: در ستون بستانکار نوشته می‌شود. در حساب تأمینکننده جهت برعکس است. عملی‌ترین راه برای جلوگیری از اشتباه این است که حساب مشتریان و تأمین‌کنندگان را با پیشوندهای کد متفاوت از هم جدا کنید.
مانده جاری
دیدن مانده آن شرکت تا همان لحظه در هر سطر به شما کمک میکند خطا را زود بگیرید. در Excel این کار با فرمول تجمعی SUMIF انجام می‌شود؛ نسخه آماده آن را می‌توانید در قالب رایگان حساب طرف‌حساب پیدا کنید. شش ستون دفتر، نحوه ثبت تراکنش با شماره سند و نمونه صورتحساب یک ماه را در صفحه نگهداری حساب طرف‌حساب گام‌به‌گام توضیح داده‌ایم.
پیگیری سررسید
طلب بدون سررسید، طلبی است که پیگیری نمی‌شود. برای هر سطر بدهکار سررسید بنویسید تا هنگام گذشتن از آن خودکار علامت‌گذاری شود. مرتب کردن هفتگی سررسیدگذشته‌ها بر اساس مبلغ و تماس با سه قلم بزرگ‌تر، بخش مهمی از وصول مطالبات را جمع میکند. نحوه گروه‌بندی مطالبات، زمان یادآوری و فرمول‌های سررسید در Excel را همراه با فهرست نمونه در صفحه پیگیری وصول و سررسید چگونه انجام می‌شود توضیح داده‌ایم.
صورتحساب و تطبیق
صورت تراکنش‌های یک حساب در بازه‌ای مشخص، «صورتحساب طرف‌حساب (cari ekstre)» نام دارد؛ در تطبیق، دو طرف همین سند را با هم مقایسه می‌کنند. اینکه از چه ستون‌هایی تشکیل می‌شود، مانده منتقل‌شده چگونه خوانده می‌شود و وقتی دو صورتحساب نمی‌خواند اختلاف چگونه پیدا می‌شود را در صفحه صورتحساب طرف‌حساب چیست با جدول نمونه توضیح داده‌ایم.
مقایسه صورتحساب با طرف مقابل و توافق بر سر مانده، «تطبیق حساب (mutabakat)» نامیده می‌شود. پنج گام آن، از جمله تعیین تاریخ قطع، جست‌وجوی اختلاف بر اساس تاریخ و نه مبلغ، و ثبت کتبی نتیجه را در صفحه تطبیق حساب طرف‌حساب چگونه انجام می‌شود توضیح داده‌ایم.
چه زمانی باید به نرم‌افزار روی آورد؟
وقتی تعداد طرفحسابها از ۴۰ تا ۵۰ و تراکنش ماهانه از ۳۰۰ تا ۴۰۰ بیشتر شود، احتمال خطا در پیگیری دستی به‌طور محسوس بالا می‌رود. اگر به یادآوری خودکار، دسترسی موبایلی و ارسال صورتحساب نیاز دارید، استفاده از نرم‌افزار امن‌تر است. برنامه دفتر حساب: طلب و بدهی دقیقاً برای همین کار است: کارت حساب، پیگیری سررسید، صندوق، چک/سفته و صورتحساب. اگر طلب شما به چک یا سفته تبدیل شده باشد، پیگیری آن جداگانه انجام می‌شود؛ آن را در صفحه پیگیری چک و سفته چگونه انجام می‌شود توضیح داده‌ایم. اگر انبار هم دارید، Ofisx، و اگر دفتر نسیه خرده‌فروشی می‌خواهید، Veresiye Takibi می‌تواند مناسب‌تر باشد.
پرسش‌های متداول
اگر مانده حساب منفی شود، یعنی چه؟
یعنی مبلغی که از طرف مقابل وصول کردهاید از بدهی او بیشتر است — یا پیشپرداخت گرفتهاید یا وجه اضافی دریافت شده است.
آیا میتوانم مشتری و تأمینکننده را در یک جا نگه دارم؟
بله؛ برای جلوگیری از اشتباه، جدا کردن کد طرفحسابها با پیشوندهای متفاوت (مانند C- و T-) روشی عملی است.
چرا صورتحساب مهم است؟
هنگام بستن حساب، دو طرف یک صورتحساب یکسان در دست دارند؛ چیزی که بحث را تمام میکند، صورتحسابی است که فیلد توضیحات آن پر شده باشد.