Wat is een klantrekening?
Een relatierekening (in Turkije “cari hesap”) is een overzicht, op volgorde van datum, van de schuld- en tegoedverhouding tussen jou en een klant of leverancier. Elke verkoop en inkoop wordt als debet, elke ontvangst en betaling als credit verwerkt; het verschil tussen de twee is het saldo van die onderneming. Het doel van het bijhouden van relatierekeningen is in één zin: op elk moment weten hoeveel je van wie tegoed hebt en hoeveel je aan wie verschuldigd bent.
Hoe worden debet en credit verwerkt?
Een factuur die je aan een klant uitschrijft is een schuld van die klant aan jou: ze komt in de debetkolom. Het geld dat je van de klant ontvangt verlaagt de schuld: het komt in de creditkolom. Op de leveranciersrekening is de richting omgekeerd. De praktischste manier om verwarring te voorkomen is om klant- en leveranciersrekeningen door een verschillend voorvoegsel in de code te onderscheiden.
Lopend saldo
Op elke regel het saldo van die onderneming tot dat moment zien helpt je fouten vroeg te ontdekken. In Excel zet je dit op met een cumulatieve SOM.ALS-formule (in het Turks ETOPLA); de kant-en-klare opzet vind je in de gratis sjabloon voor relatierekeningen. De zes kolommen van het boek, hoe een mutatie met documentnummer wordt vastgelegd en een voorbeeldoverzicht van één maand lichten we stap voor stap toe op de pagina hoe houd je een relatierekening bij.
Vervaldatumbeheer
Een vordering zonder vervaldatum is een vordering die niet wordt opgevolgd. Zet bij elke debetregel een vervaldatum, zodat ze bij overschrijding automatisch wordt gemarkeerd. Eén keer per week de vervallen posten op bedrag sorteren en de drie grootste bellen, haalt een groot deel van de incasso binnen. Hoe je vorderingen groepeert, wanneer je een herinnering stuurt en welke vervaldatumformules je in Excel gebruikt, lichten we met een voorbeeldlijst toe op de pagina hoe werkt incasso- en vervaldatumbeheer.
Rekeningoverzicht en saldoafstemming
Het overzicht van de rekening over een bepaalde periode heet een relatieoverzicht (“cari ekstre”); bij de afstemming is dit het document dat beide partijen met elkaar vergelijken. Uit welke kolommen het bestaat, hoe het overgedragen saldo wordt gelezen en hoe je het verschil vindt als twee overzichten niet overeenkomen, lichten we met een voorbeeldtabel toe op de pagina wat is een relatieoverzicht.
Het vergelijken van het overzicht met dat van de andere partij en het eens worden over het saldo heet saldoafstemming (“mutabakat”). De vijf stappen, waaronder het bepalen van de afsluitdatum, het zoeken naar het verschil op datum in plaats van op bedrag en het schriftelijk afsluiten van het resultaat, lichten we toe op de pagina hoe werkt saldoafstemming.
Wanneer moet je overstappen op software?
Boven de 40-50 relaties of 300-400 mutaties per maand neemt de foutmarge bij handmatig bijhouden duidelijk toe. Heb je automatische herinneringen, mobiele toegang en het delen van overzichten nodig, dan is software veiliger. Debet & Credit: Debiteuren is precies voor dit werk gemaakt: relatiekaart, vervaldatumbeheer, kas, cheques/promessen en rekeningoverzicht. Is je vordering aan een cheque of promesse gekoppeld, dan loopt de opvolging apart; we leggen dat uit op de pagina hoe werkt cheque- en promessebeheer. Houd je ook voorraad bij, dan past Ofisx misschien beter, zoek je een kredietschrift voor de detailhandel, dan is Veresiye Takibi wellicht geschikter.
Veelgestelde vragen
Wat betekent het als het saldo van de relatie negatief is?
Het betekent dat het bedrag dat je van de andere partij hebt ontvangen hoger is dan haar schuld — je hebt een voorschot ontvangen of er is te veel geïnd.
Kan ik klanten en leveranciers op dezelfde plek bijhouden?
Ja; om verwarring te voorkomen is het praktisch om de relatiecodes met verschillende voorvoegsels te onderscheiden (zoals C- en T-).
Waarom is een rekeningoverzicht belangrijk?
Bij het afsluiten van een rekening hebben beide partijen hetzelfde overzicht in handen; wat de discussie beëindigt, is een overzicht waarvan het omschrijvingsveld is ingevuld.