Hoe vraag je een rekeningoverzicht op?
Een rekeningoverzicht (cari ekstre) vraag je aan bij de andere partij met een korte e-mail of brief. Daarin vermeld je je volledige bedrijfsnaam en belastingnummer, de begin- en einddatum van de gevraagde periode, de velden die in het overzicht moeten staan (datum, documentnummer, omschrijving, debet, credit, lopend saldo en op de eerste regel het beginsaldo), het gewenste formaat (meestal pdf) en een uiterste reactiedatum. Het ontvangen overzicht vergelijk je regel voor regel met je eigen administratie; klopt het, dan laat je het saldo daarna schriftelijk bevestigen.
Op deze pagina vind je vier teksten die je kunt kopiëren en gebruiken: een e-mail om een rekeningoverzicht op te vragen bij een klant en bij een leverancier, een verzoek in de vorm van een formele brief en een e-mail voor wanneer je zelf je overzicht verstuurt. Wat een rekeningoverzicht is en hoe je het leest, is een apart onderwerp en wordt uitgelegd op de pagina wat is een rekeningoverzicht.
Eerst een onderscheid: een verzoek om een rekeningoverzicht vraagt de andere partij om een overzicht van de transacties; een saldobevestigingsbrief vraagt daarentegen alleen om bevestiging van het saldo. Het ene volgt op het andere: eerst vergelijk je de overzichten, daarna laat je het saldo bevestigen. Die werkwijze staat op de pagina hoe werkt een saldobevestiging.
Wat schrijf je bij het opvragen van een rekeningoverzicht: vijf stappen
1. Geef de periode met datums aan
Noem de begin- en einddag duidelijk: “01.01.2026 – 25.09.2026”. Bij een verzoek als “de laatste transacties” of “het overzicht van dit jaar” stuurt de andere partij een overzicht over een zelfgekozen periode terug, en dan sluiten de twee overzichten niet op dezelfde dag aan. Begint de periode halverwege een boekjaar, vraag dan om het beginsaldo op de eerste regel.
2. Geef aan welke velden je nodig hebt
Datum, documentnummer, omschrijving, debet, credit en het lopende saldo op elke regel. Een overzicht zonder documentnummers laat bij een verschil niet zien op welke factuur jullie uiteenlopen; een samenvatting met alleen een totaal is geen rekeningoverzicht.
3. Vermeld het formaat en de uiterste reactiedatum
Vraag het document als pdf; als het de vergelijking met je eigen administratie makkelijker maakt, kun je daarnaast ook om Excel vragen. Noem een uiterste datum — een verzoek zonder datum belandt in de wachtrij en wordt vergeten.
4. Voeg je identificatiegegevens toe
Vermeld je volledige handelsnaam en belastingnummer. Daarmee vindt de andere partij onder welke klantkaart ze jou bijhoudt; juist hier komt vaak aan het licht dat hetzelfde bedrijf onder twee aparte kaarten staat.
5. Vergelijk het ontvangen overzicht met je eigen administratie
Kijk eerst naar de beginsaldi en daarna naar het aantal regels. Klopt een regel niet, zoek het verschil dan niet in het totaal maar aan de hand van de datum; klopt alles, laat het saldo dan schriftelijk bevestigen. De details van de vergelijking staan op de pagina over saldobevestiging.
E-mail om een rekeningoverzicht op te vragen bij een klant
Om te achterhalen hoe het bedrag dat de klant jou verschuldigd is in diens administratie staat. Vervang de gedeelten tussen vierkante haken door je eigen gegevens:
Zet de periode en je bedrijfsnaam in de onderwerpregel: boekhoudafdelingen ontvangen in dezelfde week tientallen verzoeken en zoeken de e-mail later op periode.
E-mail om een rekeningoverzicht op te vragen bij een leverancier
Om vóór een betaling te zien wat jouw schuld aan de leverancier in diens administratie is. Het is hier ook nuttig om te vragen of de betalingen die u hebt gedaan in het overzicht staan:
Voorbeeld van een formele brief (dilekçe) voor het opvragen van een rekeningoverzicht
Hoewel in zoekopdrachten het woord “dilekçe” (verzoekschrift) valt, is dit geen officieel formulier; het is een voorbeeld van zakelijke correspondentie en er is geen vaste vorm waaraan je je moet houden. Gebruik deze vorm als de boekhouding van de andere partij een schriftelijk verzoek wil of als je het verzoek op briefpapier met bedrijfsstempel en handtekening wilt versturen:
Situaties waarin de brief juridische gevolgen moet hebben — een betwiste vordering, een incasso- of rechtszaak — vragen om een aparte beoordeling; raadpleeg dan uw boekhouder of advocaat.
E-mail wanneer je zelf je rekeningoverzicht verstuurt
Als u degene bent bij wie het overzicht is opgevraagd, of als u uw overzicht vooraf stuurt om de andere partij werk te besparen, houd de e-mail dan kort en vermeld duidelijk de richting van het saldo:
Zet de bedrijfsnaam en de datum van opmaak in de bestandsnaam; de andere partij zoekt bijlagen maanden later op die naam terug. Stuur het document als pdf — een bewerkbaar bestand betekent dat het bedrag dat u verstuurt achteraf kan worden gewijzigd.
Hoe maakt u het overzicht klaar dat u gaat versturen?
Met Excel: de kortste weg om een overzicht voor één klant of leverancier klaar te maken is het gratis Excel-sjabloon voor een voorbeeld van een rekeningoverzicht: u voert de transacties in en het afdrukklare document met lopend saldo vult zichzelf in. U zet het om naar pdf en voegt het toe aan uw e-mail.
Met het programma: in Debet & Credit: Debiteuren opent u op de kaart van de klant of leverancier het tabblad Rekeningoverzicht en kiest u de begin- en einddatum; de transacties in de periode, het overgedragen saldo en het actuele saldo worden berekend aangeleverd. De knop Overzicht afdrukken opent in het afdrukvenster van de browser het document met uw bedrijfsgegevens, de periode en de transacties inclusief saldo; vandaar slaat u het op als pdf en voegt u het toe aan uw e-mail. Het dashboard verstuurt het overzicht niet rechtstreeks per e-mail of WhatsApp; de pdf voegt u zelf toe aan de e-mail hierboven.
Wat doe je met het ontvangen overzicht?
1. Kijk naar het beginsaldo. Komen de beginbedragen van beide partijen niet overeen, dan zit het probleem niet in deze periode maar eerder; ga eerst daarnaartoe terug.
2. Vergelijk het aantal regels. Is er in dezelfde periode een factuur, betaling of creditnota die u wel hebt maar zij niet (of andersom)? Het bedrag van het verschil komt vaak direct overeen met één document. Een voorbeeldtabel van deze vergelijking staat op de pagina hoe werkt een saldobevestiging.
3. Klopt het, laat het saldo dan schriftelijk bevestigen. Een overzicht is een opsomming, geen bevestiging. Om het eindsaldo samen met de afsluitdatum door de andere partij te laten bevestigen, gebruikt u het voorbeeld van een saldobevestigingsbrief en -e-mail.
Veelgestelde vragen
Hoe vraag je een rekeningoverzicht op?
U stuurt de andere partij een korte e-mail of brief. Daarin staan uw volledige bedrijfsnaam en belastingnummer, de begin- en einddatum van de gevraagde periode, de velden die in het overzicht moeten staan (datum, documentnr., omschrijving, debet, credit, lopend saldo), het gewenste formaat (meestal pdf) en een uiterste reactiedatum. Als u er apart bij vermeldt dat het beginsaldo op de eerste regel moet staan, voorkomt u dat het overzicht onvolledig binnenkomt.
Hoe vaak vraagt u een rekeningoverzicht op?
Hiervoor bestaat geen verplichte kalender; bedrijven richten hun eigen werkwijze in. Voor relaties met wie u regelmatig zaken doet is eens per maand of per kwartaal opvragen een praktische gewoonte. Vraag het op vóór een betaling, aan het einde van een periode, wanneer u een onverwachte sprong in het saldo ziet, of wanneer u de samenwerking met een relatie beëindigt, zonder te wachten.
Wat doet u als de andere partij geen overzicht stuurt?
Stuur eerst eenmalig een herinnering na de uiterste reactiedatum. Komt er nog niets, stuur dan uw eigen overzicht en vraag: “komt dit overeen met uw administratie?”; het werk van de andere partij verschuift dan van het opstellen van een overzicht vanaf nul naar het vergelijken. Geen reactie betekent geen goedkeuring; bewaar de data waarop u hebt verstuurd. Is er sprake van een geschil of een juridische procedure, raadpleeg dan uw boekhouder of advocaat.
Wat is het verschil tussen een rekeningoverzicht en een saldobevestiging opvragen?
Een verzoek om een rekeningoverzicht vraagt de andere partij om een overzicht van de transacties: welke factuur, betaling of creditnota op welke datum is verwerkt. Een saldobevestigingsbrief vraagt daarentegen om bevestiging van één enkel bedrag, namelijk het saldo op een bepaalde datum. De volgorde is meestal: eerst worden de overzichten vergeleken, het verschil wordt weggewerkt en daarna laat u het saldo met een saldobevestiging bevestigen.
In welk formaat moet u het overzicht opvragen?
Voor het verstuurde document: pdf — niet te bewerken, op elk apparaat hetzelfde weergegeven en achteraf niet te wijzigen. Als u het regel voor regel met uw eigen administratie wilt vergelijken, kunt u ook om de Excel-versie van hetzelfde overzicht vragen; sorteren en filteren gaat dan sneller. Vermeld in de brief welke versie als het geldige document geldt.
Is een verzoekschrift om een rekeningoverzicht een officieel document?
De brief op deze pagina is geen officieel formulier; het is een voorbeeld van zakelijke correspondentie en er is geen vaste vorm waaraan u zich moet houden. Als u hem op briefpapier afdrukt en met bedrijfsstempel en handtekening verstuurt, geeft dat de brief meer gewicht en maakt het hem traceerbaar. Voor situaties waarin de brief juridische gevolgen moet hebben, raadpleegt u uw boekhouder of advocaat.
Hoe maak en verstuur ik mijn eigen rekeningoverzicht?
U kunt een kant-en-klaar overzichtssjabloon in Excel gebruiken of het overzicht uit uw programma voor klantrekeningen halen. Sla het document op als pdf en voeg het toe aan een e-mail; vermeld in de e-mail in één zin de periode, het eindsaldo en of het saldo debet of credit is. WhatsApp kan ook, maar een e-mail bewaart zowel het document als de verzenddatum blijvend.
Laatst bijgewerkt: 2026-09-26
Het overzicht dat u verstuurt, in de app
Open de klantkaart, kies de periode; de transacties staan klaar met hun lopende saldo.
Stel overzichten niet meer met de hand samen wanneer ze worden opgevraagd
Open een gratis account; het overzicht bouwt zich op naarmate u transacties invoert; u hoeft alleen de periode te kiezen en af te drukken.