Kontoauszug anfordern: so geht’s
Einen Kontoauszug (Turkish: cari ekstre) fordern Sie mit einer kurzen E-Mail oder einem Schreiben an die Gegenseite an. Darin stehen Ihre vollständige Firmenbezeichnung und Steuernummer, Beginn und Ende des gewünschten Zeitraums, die Felder, die der Auszug enthalten muss (Datum, Belegnummer, Beschreibung, Soll, Haben, laufender Saldo und in der ersten Zeile der Saldovortrag), das gewünschte Format (meist PDF) und ein Rückmeldedatum. Den erhaltenen Auszug gleichen Sie Zeile für Zeile mit Ihren eigenen Aufzeichnungen ab; stimmt er überein, lassen Sie sich den Saldo zusätzlich schriftlich bestätigen.
Auf dieser Seite finden Sie vier Texte zum Kopieren: eine E-Mail, mit der Sie von Kunden und von Lieferanten einen Kontoauszug anfordern, ein Anforderungsschreiben im förmlichen Briefstil und eine E-Mail für den Versand Ihres eigenen Kontoauszugs. Was ein Kontoauszug ist und wie man ihn liest, ist ein eigenes Thema und wird auf der Seite Was ist ein Kontoauszug? erklärt.
Zuerst eine Abgrenzung: Mit einer Auszugsanforderung bitten Sie die Gegenseite um die Auflistung aller Buchungen; ein Saldenbestätigungsschreiben verlangt dagegen nur die Bestätigung des Saldos. Beides folgt aufeinander – erst werden die Auszüge verglichen, dann wird der Saldo bestätigt; dieses Vorgehen steht auf der Seite Saldenabstimmung: so geht’s.
Was in die Anforderung gehört: fünf Schritte
1. Den Zeitraum mit Datum angeben
Nennen Sie Anfangs- und Endtag ausdrücklich: „01.01.2026 – 25.09.2026“. Bei Formulierungen wie „letzte Buchungen“ oder „Auszug für dieses Jahr“ liefert die Gegenseite einen selbst gewählten Zeitraum, und die beiden Auszüge decken sich nicht auf den Tag. Beginnt der Zeitraum mitten im Jahr, bitten Sie darum, den Saldovortrag in der ersten Zeile aufzuführen.
2. Die benötigten Felder nennen
Datum, Belegnummer, Beschreibung, Soll, Haben und der laufende Saldo in jeder Zeile. Ein Auszug ohne Belegnummern zeigt Ihnen bei einer Differenz nicht, bei welcher Rechnung Sie auseinanderliegen; eine Übersicht, die nur Summen nennt, ist kein Kontoauszug.
3. Format und Rückmeldedatum angeben
Fordern Sie das Dokument als PDF an; wenn es den Abgleich mit Ihren Aufzeichnungen erleichtert, können Sie zusätzlich Excel verlangen. Nennen Sie einen Stichtag für die Rückmeldung – eine Anfrage ohne Datum landet in der Warteschlange und wird vergessen.
4. Angaben zu Ihrer Firma ergänzen
Schreiben Sie Ihre vollständige Firmenbezeichnung und Steuernummer. Daran erkennt die Gegenseite, unter welchem Kontokorrentkonto sie Sie führt; dass dieselbe Firma auf zwei getrennten Konten steht, fällt meist genau hier auf.
5. Den erhaltenen Auszug mit den eigenen Aufzeichnungen abgleichen
Prüfen Sie zuerst die Saldovorträge, dann die Zeilenzahl. Stimmt eine Zeile nicht, suchen Sie die Differenz nicht in der Summe, sondern beim Datum; stimmt alles, lassen Sie sich den Saldo schriftlich bestätigen. Details zum Abgleich finden Sie auf der Seite zur Saldenabstimmung.
E-Mail: Kontoauszug beim Kunden anfordern
Um zu erfahren, wie die Forderung gegen den Kunden in dessen Buchhaltung aussieht. Ersetzen Sie die Stellen in eckigen Klammern durch Ihre eigenen Angaben:
Nennen Sie in der Betreffzeile den Zeitraum und Ihren Firmennamen: Buchhaltungsabteilungen erhalten in derselben Woche dutzende Anfragen und suchen die Mail später nach dem Zeitraum.
E-Mail: Kontoauszug beim Lieferanten anfordern
Um vor einer Zahlung zu sehen, was in der Buchhaltung des Lieferanten über Ihre Verbindlichkeit steht. Hier lohnt es sich zusätzlich nachzufragen, ob Ihre geleisteten Zahlungen im Auszug enthalten sind:
Muster für ein Anforderungsschreiben (Turkish: dilekçe) zum Kontoauszug
Auch wenn in Suchanfragen von „dilekçe“ (Eingabe/Antragsschreiben) die Rede ist: Es handelt sich nicht um ein amtliches Formular, sondern um ein Schreibensmuster, wie es zwischen Unternehmen üblich ist, und es gibt keine vorgeschriebene Form. Verwenden Sie diese Form, wenn die Buchhaltung der Gegenseite eine schriftliche Anforderung verlangt oder wenn Sie das Schreiben auf Firmenbriefpapier mit Stempel und Unterschrift versenden möchten:
Fälle, in denen das Schreiben rechtliche Wirkung entfalten soll – eine strittige Forderung, Zwangsvollstreckung oder Klagevorbereitung – erfordern eine gesonderte Beurteilung; wenden Sie sich in diesem Fall an Ihre Steuerberaterin bzw. Ihren Steuerberater oder an einen Rechtsanwalt.
E-Mail für den Versand Ihres eigenen Kontoauszugs
Wenn Sie derjenige sind, von dem der Auszug angefordert wird, oder wenn Sie Ihren Auszug vorab schicken, um der Gegenseite die Arbeit zu erleichtern, halten Sie die Mail kurz und nennen Sie die Richtung des Saldos ausdrücklich:
Nennen Sie im Dateinamen die Firma und das Erstellungsdatum; die Gegenseite sucht Anhänge noch Monate später unter diesem Namen. Versenden Sie das Dokument als PDF – eine bearbeitbare Datei bedeutet, dass die von Ihnen genannten Zahlen nachträglich geändert werden könnten.
Wie bereite ich den Auszug vor, den ich versende?
Mit Excel: Der kürzeste Weg, einen Auszug für ein einzelnes Konto zu erstellen, ist die kostenlose Excel-Vorlage für einen Kontoauszug (Beispiel): Sie tragen die Buchungen ein, und das druckfertige Dokument mit laufendem Saldo füllt sich von selbst. Sie wandeln es in PDF um und hängen es an Ihre Mail an.
Mit dem Programm: In Kontobuch: Offene Posten öffnen Sie in der Kunden- oder Lieferantenkarte den Reiter Kontoauszug und wählen Anfangs- und Enddatum; die Buchungen im Zeitraum, der Saldovortrag und der aktuelle Saldo sind bereits berechnet. Die Schaltfläche Auszug drucken öffnet im Druckfenster des Browsers das Dokument mit Ihren Firmendaten, dem Zeitraum und den Buchungen samt Saldo; dort speichern Sie es als PDF und hängen es an Ihre Mail an. Das Panel versendet den Auszug nicht direkt per E-Mail oder WhatsApp; das PDF hängen Sie selbst an die obige Mail an.
Was tun mit dem erhaltenen Auszug?
1. Saldovortrag prüfen. Stimmen die Anfangssalden beider Seiten nicht überein, liegt das Problem nicht in diesem Zeitraum, sondern davor; gehen Sie zuerst dorthin zurück.
2. Zeilenzahl vergleichen. Gibt es im selben Zeitraum eine Rechnung, eine Zahlung oder eine Rückgabe, die bei Ihnen steht, aber nicht bei der Gegenseite (oder umgekehrt)? Der Differenzbetrag entspricht oft genau einem einzigen Beleg. Eine Beispieltabelle für diesen Abgleich finden Sie auf der Seite Saldenabstimmung: so geht’s.
3. Stimmt alles, Saldo schriftlich bestätigen lassen. Ein Auszug ist eine Auflistung, keine Bestätigung. Um den Schlusssaldo mit Stichtag von der Gegenseite bestätigen zu lassen, nutzen Sie das Muster für Saldenbestätigungsschreiben und -mail.
Häufig gestellte Fragen
Kontoauszug anfordern: so geht’s
An die Gegenseite wird eine kurze E-Mail oder ein Schreiben gesendet. Darin stehen Ihre vollständige Firmenbezeichnung und Steuernummer, Beginn und Ende des gewünschten Zeitraums, die Felder, die der Auszug enthalten muss (Datum, Belegnummer, Beschreibung, Soll, Haben, laufender Saldo), das gewünschte Format (meist PDF) und ein Rückmeldedatum. Wenn Sie zusätzlich ausdrücklich verlangen, dass der Saldovortrag in der ersten Zeile steht, vermeiden Sie einen unvollständigen Auszug.
Wie oft sollte man einen Kontoauszug anfordern?
Dafür gibt es keinen verbindlichen Kalender; jedes Unternehmen richtet sich selbst ein. Bei Geschäftspartnern, mit denen Sie regelmäßig arbeiten, ist es eine praktische Gewohnheit, monatlich oder vierteljährlich anzufragen. Fordern Sie ihn vor einer Zahlung, zum Periodenende, bei einem unerwarteten Sprung im Saldo oder beim Ende einer Geschäftsbeziehung ohne Zögern an.
Was tun, wenn die Gegenseite keinen Auszug schickt?
Erinnern Sie nach dem Rückmeldedatum einmal. Kommt weiterhin nichts, senden Sie Ihren eigenen Auszug und fragen Sie: „Stimmt er mit Ihren Aufzeichnungen überein?“ – für die Gegenseite sinkt der Aufwand dann vom Erstellen eines Auszugs von Grund auf auf einen reinen Abgleich. Schweigen bedeutet keine Zustimmung; dokumentieren Sie die Daten, an denen Sie gesendet haben. Bei einem Streit oder einem rechtlichen Verfahren wenden Sie sich an Ihre Steuerberaterin bzw. Ihren Steuerberater oder an einen Rechtsanwalt.
Was ist der Unterschied zwischen einer Auszugsanforderung und einer Saldenabstimmung?
Eine Auszugsanforderung verlangt von der Gegenseite die Auflistung der Buchungen: welche Rechnung, Zahlung oder Rückgabe an welchem Datum verbucht wurde. Ein Saldenbestätigungsschreiben dagegen verlangt die Bestätigung einer einzigen Zahl, nämlich des Saldos zu einem bestimmten Datum. Die Reihenfolge ist in der Regel: erst werden die Auszüge verglichen, Differenzen ausgeglichen, dann wird der Saldo per Abstimmung bestätigt.
In welchem Format sollte man den Auszug anfordern?
Für das versendete Dokument PDF: nicht bearbeitbar, auf jedem Gerät gleich dargestellt und nachträglich nicht veränderbar. Wenn Sie Zeile für Zeile mit Ihren Aufzeichnungen abgleichen wollen, können Sie denselben Auszug zusätzlich als Excel-Datei anfordern; Sortieren und Filtern verkürzen die Arbeit. Geben Sie im Schreiben an, welche Fassung als maßgebliches Dokument gilt.
Ist ein Anforderungsschreiben für den Kontoauszug ein amtliches Dokument?
Das Anforderungsschreiben auf dieser Seite ist kein amtliches Formular, sondern ein Schreibensmuster, wie es zwischen Unternehmen üblich ist, und es gibt keine vorgeschriebene Form. Ausgedruckt auf Firmenbriefpapier und mit Stempel und Unterschrift versendet, wirkt das Schreiben verbindlicher und bleibt nachvollziehbar. Für Fälle, in denen das Schreiben rechtliche Wirkung entfalten soll, wenden Sie sich an Ihre Steuerberaterin bzw. Ihren Steuerberater oder an einen Rechtsanwalt.
Wie bereite ich meinen eigenen Kontoauszug vor und versende ihn?
Sie können eine fertige Auszugsvorlage in Excel verwenden oder den Auszug aus Ihrem Kontokorrentprogramm erzeugen. Speichern Sie das Dokument als PDF und hängen Sie es an eine E-Mail an; nennen Sie in der Mail in einem Satz den Zeitraum, den Schlusssaldo und ob der Saldo im Soll oder im Haben steht. WhatsApp geht auch, aber die E-Mail bewahrt sowohl das Dokument als auch das Versanddatum dauerhaft auf.
Zuletzt aktualisiert: 2026-09-26
Der Auszug, den Sie versenden, in der App
Öffnen Sie die Kontokarte, wählen Sie den Zeitraum – die Buchungen liegen mit laufendem Saldo bereit.
Erstellen Sie Auszüge nicht mehr von Hand, wenn jemand einen anfordert
Eröffnen Sie ein kostenloses Konto, die Buchungen sammeln sich beim Eintragen von selbst; Zeitraum wählen und drucken – mehr ist nicht nötig.