ขอใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้าอย่างไร?
การขอใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้าทำได้ด้วยอีเมลหรือหนังสือสั้น ๆ ถึงอีกฝ่าย โดยระบุชื่อบริษัทตามทะเบียนและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคุณ, วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของช่วงที่ต้องการ, ช่องข้อมูลที่ต้องมีในรายการ (วันที่, เลขที่เอกสาร, คำอธิบาย, เดบิต, เครดิต, ยอดคงเหลือสะสม และยอดยกมาในบรรทัดแรก), รูปแบบไฟล์ที่ต้องการ (โดยทั่วไปคือ PDF) และวันที่ต้องการให้ส่งกลับ เมื่อได้รับใบแจ้งยอดแล้วให้เทียบกับบันทึกของคุณทีละบรรทัด หากตรงกันก็ให้อีกฝ่ายยืนยันยอดคงเหลือเป็นลายลักษณ์อักษรอีกครั้ง
ในหน้านี้มีข้อความสี่แบบที่คัดลอกไปใช้ได้: อีเมลขอใบแจ้งยอดจากลูกค้าและจากซัพพลายเออร์, หนังสือขอในรูปแบบทางการ และอีเมลสำหรับตอนที่คุณส่งใบแจ้งยอดของตัวเอง ส่วนใบแจ้งยอดคืออะไรและอ่านอย่างไรเป็นอีกหัวข้อหนึ่ง อธิบายไว้ในหน้า ใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้าคืออะไร
แยกความแตกต่างให้ชัดตั้งแต่ต้น: การขอใบแจ้งยอดคือการขอรายการเคลื่อนไหวจากอีกฝ่าย ส่วนหนังสือยืนยันยอดบัญชีคู่ค้าขอเพียงการยืนยันยอดคงเหลือเท่านั้น ทั้งสองอย่างมาตามลำดับ — เทียบรายการก่อน แล้วจึงให้ยืนยันยอด ขั้นตอนนั้นอยู่ในหน้า การกระทบยอดบัญชีคู่ค้าทำอย่างไร
เขียนอะไรเมื่อขอใบแจ้งยอด: ห้าขั้นตอน
1. ระบุช่วงเวลาเป็นวันที่
ระบุวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดให้ชัดเจน: “01.01.2026 – 25.09.2026” คำขอแบบ “รายการล่าสุด” หรือ “รายการของปีนี้” ทำให้อีกฝ่ายส่งกลับมาตามช่วงที่เขาเลือกเอง และรายการของสองฝ่ายจะไม่ตรงวันกัน หากช่วงเวลาเริ่มกลางงวด ให้ขอให้ใส่ยอดยกมาไว้ในบรรทัดแรก
2. บอกว่าต้องการช่องข้อมูลอะไรบ้าง
วันที่, เลขที่เอกสาร, คำอธิบาย, เดบิต, เครดิต และยอดคงเหลือสะสมในแต่ละบรรทัด รายการที่ไม่มีเลขที่เอกสารจะไม่บอกว่าเมื่อเกิดผลต่างคุณแยกจากกันที่ใบแจ้งหนี้ใบไหน และสรุปที่ให้แค่ยอดรวมก็ไม่ใช่ใบแจ้งยอด
3. ระบุรูปแบบไฟล์และวันที่ส่งกลับ
ขอเป็นไฟล์ PDF และหากจะช่วยให้เทียบกับบันทึกของคุณได้ง่ายขึ้น จะขอไฟล์ Excel เพิ่มด้วยก็ได้ ระบุวันที่ต้องการรับกลับ — คำขอที่ไม่มีวันที่จะถูกเข้าคิวแล้วถูกลืม
4. ใส่ข้อมูลที่ระบุตัวตนของคุณ
เขียนชื่อบริษัทตามทะเบียนให้ครบและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคุณ อีกฝ่ายจะใช้ข้อมูลนี้หาว่าคุณอยู่ในบัญชีคู่ค้าไหนของเขา และกรณีที่บริษัทเดียวกันถูกแยกเป็นสองบัญชีก็มักถูกพบตรงนี้มากที่สุด
5. เทียบใบแจ้งยอดที่ได้รับกับบันทึกของคุณ
ดูยอดยกมาก่อน แล้วจึงดูจำนวนบรรทัด หากมีบรรทัดที่ไม่ตรงกัน ให้หาผลต่างจากวันที่ ไม่ใช่จากยอดรวม หากตรงกันก็ให้ยืนยันยอดคงเหลือเป็นลายลักษณ์อักษร รายละเอียดของการเทียบอยู่ในหน้าการกระทบยอด
อีเมลขอใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้าจากลูกค้า
ใช้เพื่อดูว่าหนี้ที่ลูกค้าค้างคุณปรากฏอย่างไรในบันทึกของเขา แทนที่ส่วนที่อยู่ในวงเล็บเหลี่ยมด้วยข้อมูลของคุณ:
ใส่ช่วงเวลาและชื่อบริษัทของคุณในบรรทัดหัวข้อ: ฝ่ายบัญชีได้รับคำขอเป็นสิบ ๆ รายการในสัปดาห์เดียว และจะค้นหาอีเมลนั้นภายหลังด้วยชื่อช่วงเวลา
อีเมลขอใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้าจากซัพพลายเออร์
ใช้เพื่อดูว่าหนี้ที่คุณค้างซัพพลายเออร์ปรากฏอย่างไรในบันทึกของเขา ก่อนที่คุณจะชำระเงิน ในกรณีนี้ควรถามด้วยว่าการชำระเงินที่คุณทำไปแล้วปรากฏในรายการหรือไม่:
ตัวอย่างหนังสือขอใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้า (คำร้อง)
แม้ในการค้นหาจะเรียกว่า “คำร้อง” แต่นี่ ไม่ใช่แบบฟอร์มทางการ เป็นเพียงตัวอย่างหนังสือที่ธุรกิจใช้ติดต่อกัน และไม่มีรูปแบบตายตัวที่ต้องปฏิบัติตาม หากฝ่ายบัญชีของอีกฝ่ายต้องการคำขอเป็นลายลักษณ์อักษร หรือคุณต้องการให้ส่งคำขอบนกระดาษหัวจดหมายพร้อมตราประทับและลายเซ็น ให้ใช้รูปแบบนี้:
กรณีที่หนังสือต้องก่อให้เกิดผลทางกฎหมาย — เช่น ลูกหนี้ที่มีข้อพิพาท หรือการเตรียมบังคับคดีหรือฟ้องร้อง — ต้องพิจารณาแยกต่างหาก ในกรณีนั้นให้ปรึกษานักบัญชีหรือทนายความของคุณ
อีเมลสำหรับส่งใบแจ้งยอดของคุณเอง
หากคุณเป็นฝ่ายที่ถูกขอใบแจ้งยอด หรือส่งรายการของคุณไปก่อนเพื่ออำนวยความสะดวกให้อีกฝ่าย ให้เขียนอีเมลสั้น ๆ และระบุด้านของยอดคงเหลืออย่างชัดเจน:
ตั้งชื่อไฟล์ให้มีชื่อบริษัทและวันที่ตัดยอด เพราะอีกฝ่ายจะค้นหาไฟล์แนบด้วยชื่อนี้หลังจากผ่านไปหลายเดือน ส่งเอกสารเป็นPDF — ไฟล์ที่แก้ไขได้หมายความว่าตัวเลขที่คุณส่งอาจถูกเปลี่ยนในภายหลัง
จะจัดทำใบแจ้งยอดที่จะส่งได้อย่างไร?
ด้วย Excel: วิธีที่สั้นที่สุดในการเตรียมรายการสำหรับส่งให้คู่ค้ารายเดียวคือเทมเพลต Excel ตัวอย่างใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้าแบบฟรี: คุณกรอกรายการเคลื่อนไหว แล้วเอกสารพร้อมพิมพ์พร้อมยอดคงเหลือสะสมจะถูกกรอกให้เอง จากนั้นแปลงเป็น PDF แล้วแนบกับอีเมลของคุณ
ด้วยโปรแกรม: ในแอป สมุดบัญชีคู่ค้า: ค้างรับ-จ่าย คุณเปิดแท็บใบแจ้งยอดบัญชีในบัญชีของลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ แล้วเลือกวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด รายการในช่วงนั้น ยอดยกมา และยอดคงเหลือปัจจุบันจะถูกคำนวณมาให้พร้อม ปุ่มพิมพ์ใบแจ้งยอดจะเปิดเอกสารที่แสดงข้อมูลบริษัทของคุณ ช่วงวันที่ และรายการเคลื่อนไหวพร้อมยอดคงเหลือในหน้าต่างพิมพ์ของเบราว์เซอร์ จากนั้นบันทึกเป็น PDF แล้วแนบกับอีเมลของคุณ แดชบอร์ดไม่ส่งใบแจ้งยอดทางอีเมลหรือ WhatsApp โดยตรง คุณต้องแนบ PDF ในอีเมลข้างต้นเอง
ต้องทำอย่างไรกับใบแจ้งยอดที่ได้รับ?
1. ดูยอดยกมา หากตัวเลขต้นงวดของสองฝ่ายไม่ตรงกัน ปัญหาไม่ได้อยู่ในช่วงนี้ แต่อยู่ก่อนหน้านั้น ให้ย้อนกลับไปตรวจตรงนั้นก่อน
2. เทียบจำนวนบรรทัด ในช่วงวันที่เดียวกัน มีใบแจ้งหนี้ การรับชำระ หรือการคืนสินค้าที่คุณมีแต่เขาไม่มี (หรือกลับกัน) หรือไม่? ผลต่างมักตรงกับเอกสารใบเดียวโดยตรง ตัวอย่างตารางของการเทียบนี้อยู่ในหน้า การกระทบยอดบัญชีคู่ค้าทำอย่างไร
3. หากตรงกัน ให้ยืนยันยอดเป็นลายลักษณ์อักษร ใบแจ้งยอดเป็นเพียงรายการ ไม่ใช่การยืนยัน หากต้องการให้อีกฝ่ายยืนยันยอดปิดพร้อมวันที่ตัดยอด ให้ใช้ตัวอย่างหนังสือและอีเมลยืนยันยอด
คำถามที่พบบ่อย
ขอใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้าอย่างไร?
ส่งอีเมลหรือหนังสือสั้น ๆ ถึงอีกฝ่าย โดยระบุชื่อบริษัทตามทะเบียนและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคุณ วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดของช่วงที่ต้องการ ช่องข้อมูลที่ต้องมีในรายการ (วันที่, เลขที่เอกสาร, คำอธิบาย, เดบิต, เครดิต, ยอดคงเหลือสะสม) รูปแบบไฟล์ที่ต้องการ (โดยทั่วไปคือ PDF) และวันที่ต้องการให้ส่งกลับ การระบุเพิ่มเติมว่าให้แสดงยอดยกมาในบรรทัดแรกจะช่วยป้องกันไม่ให้รายการมาไม่ครบ
ควรขอใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้าบ่อยแค่ไหน?
ไม่มีตารางเวลาที่บังคับ แต่ละธุรกิจกำหนดระเบียบของตนเอง สำหรับคู่ค้าที่คุณทำงานด้วยเป็นประจำ การขอเดือนละครั้งหรือไตรมาสละครั้งเป็นนิสัยที่ใช้ได้จริง ให้ขอโดยไม่ต้องรอ ก่อนชำระเงิน เมื่อสิ้นงวด เมื่อเห็นยอดคงเหลือกระโดดขึ้นผิดปกติ หรือเมื่อกำลังจะเลิกทำงานกับคู่ค้ารายนั้น
ถ้าอีกฝ่ายไม่ส่งใบแจ้งยอดมาจะทำอย่างไร?
ก่อนอื่นให้ทวงถามหนึ่งครั้งหลังพ้นกำหนดวันส่งกลับ หากยังไม่มา ให้ส่งใบแจ้งยอดของคุณไปแล้วถามว่า “ตรงกับบันทึกของท่านหรือไม่?” งานของอีกฝ่ายจะเหลือแค่การเทียบ แทนที่จะต้องทำรายการตั้งแต่ศูนย์ การไม่ตอบไม่ได้หมายความว่ายอมรับ ให้เก็บบันทึกวันที่ที่คุณส่งไว้ หากมีข้อพิพาทหรือกระบวนการทางกฎหมาย ให้ปรึกษานักบัญชีหรือทนายความของคุณ
การขอใบแจ้งยอดกับการขอยืนยันยอดต่างกันอย่างไร?
การขอใบแจ้งยอดคือการขอรายการเคลื่อนไหวจากอีกฝ่าย ว่าวันไหนบันทึกใบแจ้งหนี้ การรับชำระ หรือการคืนสินค้าอะไรไว้ ส่วนหนังสือยืนยันยอดขอการยืนยันตัวเลขเพียงตัวเดียว คือยอดคงเหลือ ณ วันที่กำหนด ลำดับโดยทั่วไปคือ: เทียบใบแจ้งยอดก่อน ปิดผลต่าง แล้วจึงให้ยืนยันยอดคงเหลือด้วยการกระทบยอด
ควรขอใบแจ้งยอดในรูปแบบไฟล์อะไร?
สำหรับเอกสารที่ส่ง ให้ใช้ PDF: แก้ไขไม่ได้ ดูเหมือนกันในทุกอุปกรณ์ที่เปิด และเปลี่ยนแปลงภายหลังไม่ได้ หากคุณจะเทียบกับบันทึกของคุณทีละบรรทัด จะขอรายการเดียวกันในรูปแบบ Excel ด้วยก็ได้ เพราะการเรียงลำดับและกรองข้อมูลทำให้งานสั้นลง ให้ระบุไว้ในหนังสือว่าฉบับไหนถือเป็นเอกสารที่ใช้ได้
หนังสือขอใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้าเป็นเอกสารทางการหรือไม่?
หนังสือขอในหน้านี้ไม่ใช่แบบฟอร์มทางการ เป็นเพียงตัวอย่างหนังสือที่ธุรกิจใช้ติดต่อกัน และไม่มีรูปแบบตายตัวที่ต้องปฏิบัติตาม การพิมพ์บนกระดาษหัวจดหมายและส่งพร้อมตราประทับและลายเซ็นทำให้หนังสือดูจริงจังและมีหลักฐานอ้างอิง สำหรับกรณีที่หนังสือต้องก่อให้เกิดผลทางกฎหมาย ให้ปรึกษานักบัญชีหรือทนายความของคุณ
จะจัดทำและส่งใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้าของตัวเองได้อย่างไร?
คุณใช้เทมเพลตใบแจ้งยอดสำเร็จรูปใน Excel หรือดึงใบแจ้งยอดจากโปรแกรมบัญชีคู่ค้าก็ได้ บันทึกเอกสารเป็น PDF แล้วแนบกับอีเมล และในอีเมลให้เขียนช่วงเวลา ยอดปิด และด้านของยอดคงเหลือว่าเป็นเดบิตหรือเครดิตในประโยคเดียว จะใช้ WhatsApp ก็ได้ แต่อีเมลเก็บทั้งเอกสารและวันที่ส่งไว้ถาวร
อัปเดตล่าสุด: 2026-09-26
ใบแจ้งยอดที่คุณจะส่ง อยู่ในแอป
เปิดบัญชีคู่ค้า เลือกช่วงวันที่ แล้วรายการเคลื่อนไหวพร้อมยอดคงเหลือสะสมก็พร้อมใช้
เมื่อมีคนขอใบแจ้งยอด อย่าทำรายการด้วยมือ
เปิดบัญชีฟรี รายการจะสะสมไปเรื่อย ๆ ตามที่คุณบันทึกรายการเคลื่อนไหว แล้วคุณเพียงเลือกช่วงวันที่และพิมพ์