จัดทำบัญชีคู่ค้าอย่างไร?

คำอธิบายด้านล่างว่าด้วยขั้นตอนปฏิบัติ: คอลัมน์ของสมุดบัญชี วิธีบันทึกรายการ วิธีให้ยอดคงเหลือสะสม และวิธีเปิดและปิดบัญชี หากแนวคิดเรื่องเดบิต-เครดิตยังใหม่สำหรับคุณ ให้ดูหน้า บัญชีคู่ค้าคืออะไร ก่อน ที่นี่จะไม่อธิบายนิยามซ้ำ

สมุดบัญชีคู่ค้ามีคอลัมน์อะไรบ้าง?

ไม่ว่าจะเป็นสมุดกระดาษ ตาราง Excel หรือโปรแกรม ระบบบัญชีคู่ค้าที่ใช้งานได้จริงประกอบด้วยหกคอลัมน์นี้ น้อยกว่านี้ทำให้การติดตามไม่ครบ มากกว่านี้ในธุรกิจขนาดเล็กมักไม่มีใครกรอก

หากคุณทำงานแบบมีเครดิต ให้เพิ่มวันครบกำหนดเป็นคอลัมน์ที่เจ็ด ลูกหนี้ที่ไม่ได้ระบุกำหนดชำระ คือลูกหนี้ที่บอกไม่ได้ว่าเกินกำหนดแล้วหรือยัง

จัดทำบัญชีคู่ค้าในหกขั้นตอน

1. เปิดบัญชีคู่ค้าเพียงหนึ่งบัญชีต่อหนึ่งบริษัท

บัญชีคู่ค้าเปิดด้วยบัญชีของบริษัทนั้น: ชื่อบริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี โทรศัพท์ และยอดยกมาตอนเปิด (หากมี) กฎสำคัญคือความเป็นหนึ่งเดียว — หากบริษัทเดียวกันถูกเก็บไว้ในสองบัญชี รายการของคุณจะถูกแบ่งครึ่ง และไม่มีครึ่งไหนแสดงยอดคงเหลือที่แท้จริง ก่อนเปิดบัญชีใหม่ ให้ค้นหาด้วยเลขประจำตัวผู้เสียภาษี “Ahmet Ticaret” กับ “Ahmet Tic. Ltd.” อาจเป็นบริษัทเดียวกัน หากทราบยอดเปิดบัญชี ให้ใส่เป็นยอดยกมาในบรรทัดแรก หากไม่ทราบ ให้เริ่มจากศูนย์แล้วแก้ไขด้วยการกระทบยอด

2. บันทึกรายการในวันที่เกิดขึ้นและใส่เลขที่เอกสาร

สิ่งเดียวที่ทำให้บัญชีคู่ค้าเสียหายคือการบันทึกล่าช้า การขาย การซื้อ การรับชำระ และการจ่ายเงินควรบันทึกในวันเดียวกัน และควรใส่เลขที่เอกสาร (เลขที่ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งการโอน เช็ค) ในช่องคำอธิบาย บรรทัดที่ไม่มีเลขที่เอกสารจะเทียบกับรายการของอีกฝ่ายเมื่อสิ้นงวดไม่ได้ — นี่คือนิสัยที่ช่วยย่นเวลาหาผลต่างในการกระทบยอดได้มากที่สุด

3. แยกเดบิตและเครดิตตามทิศทาง

ในบัญชีลูกค้า ใบแจ้งหนี้ที่คุณออกลงที่ช่องเดบิต และเงินที่คุณรับจากเขาลงที่ช่องเครดิต ในบัญชีซัพพลายเออร์ทิศทางกลับกัน: สินค้าที่คุณรับมาทำให้หนี้ของคุณเพิ่มขึ้น และการชำระเงินที่คุณทำทำให้ลดลง วิธีที่ใช้ได้จริงในการไม่ให้สับสนคือแยกรหัสบัญชีด้วยตัวอักษรนำหน้า (ลูกค้าขึ้นต้น C- ซัพพลายเออร์ขึ้นต้น T-) หากไม่แน่ใจว่ารายการหนึ่งควรลงช่องไหน ให้ถามตัวเองข้อเดียว: รายการนี้ทำให้หนี้ที่อีกฝ่ายมีต่อคุณเพิ่มขึ้นหรือลดลง?

4. ให้ยอดคงเหลือสะสมในทุกบรรทัด

ยอดคงเหลือสะสมหาได้โดยนำยอดรวมเดบิตจนถึงบรรทัดนั้นลบด้วยยอดรวมเครดิต: ยอดคงเหลือ = ยอดคงเหลือก่อนหน้า + เดบิต − เครดิต การรวมยอดครั้งเดียวเมื่อสิ้นงวดจะเผยข้อผิดพลาดหลังผ่านไปหลายเดือน การเห็นยอดคงเหลือในทุกบรรทัดทำให้จับตัวเลขที่ป้อนผิดได้ภายในสัปดาห์เดียวกัน ใน Excel ตั้งค่านี้ด้วยสูตรผลรวมสะสม ส่วนในโปรแกรมจะคำนวณให้อัตโนมัติ

5. ใส่กำหนดชำระในทุกบรรทัดเดบิต

ลูกหนี้ที่ไม่มีกำหนดชำระคือลูกหนี้ที่ไม่มีใครติดตาม: ไม่เด่นขึ้นมาในรายการใด ๆ แค่ค้างอยู่เป็นยอดคงเหลือ หากลูกค้าบอกว่า “สิ้นเดือน” หรือ “30 วัน” ให้แปลงเป็นวันที่แน่นอนแล้วบันทึก การเรียงรายการที่เกินกำหนดตามจำนวนเงินสัปดาห์ละครั้งคือระบบที่เล็กที่สุดที่เก็บเงินได้ในสัดส่วนสำคัญ รายละเอียดอยู่ในหน้า การติดตามการรับชำระและกำหนดชำระ

6. ตกลงยอดกันด้วยใบแจ้งยอดเมื่อสิ้นงวด

เมื่อปิดเดือน ให้ออกรายการของบัญชีส่งให้อีกฝ่ายและตกลงยอดคงเหลือกัน ยอดที่ยืนยันแล้วคือยอดยกมาของงวดถัดไป หากไม่ได้บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร คุณจะต้องเริ่มจากต้นทุกครั้งที่กระทบยอด การปิดบัญชีทั้งหมดก็คือขั้นตอนนี้ด้วย: เมื่อยอดคงเหลือเป็นศูนย์ อย่าลบบัญชี ให้ทิ้งยอดคงเหลือสุดท้ายที่ตกลงกันและวันที่ไว้ในบันทึก — รายการในอดีตคือหลักฐานเดียวเมื่อมีข้อโต้แย้งเกิดขึ้นภายหลัง

ตัวอย่าง: รายการบัญชีคู่ค้าของหนึ่งเดือน

เดือนกันยายนของบัญชีลูกค้ารายหนึ่ง ยอดยกมา 4.000 ₺ หมายความว่าตอนต้นเดือนลูกค้าค้างคุณเท่านี้ ดูคอลัมน์ยอดคงเหลือทีละบรรทัด — ทุกบรรทัดใช้ ยอดคงเหลือก่อนหน้า + เดบิต − เครดิต:

บรรทัดสุดท้ายยืนยันรายการได้สองทาง: ยอดรวมเดบิต 24.300 ₺ ยอดรวมเครดิต 17.250 ₺ และผลต่างของสองตัวเลขคือ 7.050 ₺ — เท่ากับค่าสุดท้ายของยอดคงเหลือสะสม หากไม่ตรงกัน ข้อผิดพลาดอยู่ที่บรรทัดใดบรรทัดหนึ่ง และจะหยุดอยู่ตรงจุดที่ยอดคงเหลือกระโดด เมื่อสิ้นเดือน ลูกค้าค้างคุณ 7.050 ₺ หากใบแจ้งหนี้ A-1416 ลงวันที่ 22 กันยายนมีเครดิต จำนวนนี้จะอยู่ในรายการติดตามของเดือนถัดไป

ใช้ Excel หรือใช้โปรแกรม?

Excel: คุณเปิดหกคอลัมน์ข้างต้น ใส่สูตรผลรวมสะสมในเซลล์ยอดคงเหลือ และเก็บหนึ่งชีตต่อคู่ค้าหนึ่งราย สำหรับคู่ค้าจำนวนน้อยนี่เป็นทางออกที่ถูกต้องและฟรี คุณหาชุดที่ตั้งค่าไว้พร้อมได้ในเทมเพลต Excel บัญชีคู่ค้าฟรี จุดที่เริ่มลำบากคือเมื่อจำนวนคู่ค้าเพิ่มขึ้น: การเลือกช่วงวันที่ การคัดรายการที่เกินกำหนด และการแชร์ใบแจ้งยอดล้วนเป็นงานมือทุกครั้ง

โปรแกรม: ในแอป สมุดบัญชีคู่ค้า: ค้างรับ-จ่าย คุณเปิดบัญชีคู่ค้า ป้อนรายการ แล้วยอดคงเหลือจะเดินเองโดยอัตโนมัติ บัญชีที่ใกล้ครบกำหนดจะรวมอยู่ในรายงานแยกต่างหาก และคุณดึงใบแจ้งยอดโดยเลือกช่วงวันที่ ทำงานผ่านเบราว์เซอร์ ไม่ต้องติดตั้ง และเริ่มต้นด้วยบัญชีฟรี หากต้องการจัดการสต็อกและการขายในที่เดียวกันด้วย Ofisx และหากในร้านค้าปลีกคุณจดแค่สมุดหนี้ลูกค้า สมุดจดหนี้ลูกค้า อาจเหมาะกว่า ดูว่าแบบไหนเหมาะกับคุณได้ในหน้าเปรียบเทียบ

การเทียบรายการกับอีกฝ่าย

สิ่งที่ตอบแทนการจัดทำบัญชีคู่ค้าอย่างถูกต้องคือยอดคงเหลือที่ปิดได้โดยไม่มีข้อโต้แย้งเมื่อสิ้นงวด รายการของบัญชีในช่วงหนึ่งเรียกว่าใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้า เราอธิบายคอลัมน์และวิธีอ่านยอดยกมาไว้ในหน้า ใบแจ้งยอดบัญชีคู่ค้าคืออะไร และอธิบายวิธีหาผลต่างจากวันที่ ไม่ใช่จากจำนวนเงิน เมื่อรายการของสองฝ่ายไม่ตรงกัน พร้อมตารางตัวอย่างไว้ในหน้า การกระทบยอดบัญชีคู่ค้าทำอย่างไร ข้อความสำเร็จรูปของหนังสือที่คุณจะส่งให้อีกฝ่าย — หนังสือ อีเมล และการตอบอีเมลยืนยันยอดที่ได้รับ — อยู่ในหน้า ตัวอย่างหนังสือและอีเมลยืนยันยอดบัญชีคู่ค้า หากลูกหนี้ของคุณผูกกับเช็คหรือตั๋วเงิน การติดตามจะแยกต่างหาก: ติดตามเช็คและตั๋วเงินอย่างไร และหากต้องโอนลูกหนี้ที่มีต่อลูกค้าของคุณไปหักกับหนี้ที่มีต่อซัพพลายเออร์ของคุณ นั่นคือการโอนยอดระหว่างบัญชีคู่ค้า ซึ่งมีหนังสือและวิธีบันทึกอยู่ในหน้าแยกต่างหาก

คำถามที่พบบ่อย

อัปเดตล่าสุด: 2026-09-20

เลิกบวกยอดคงเหลือด้วยมือ

เปิดบัญชีฟรี สร้างบัตรบัญชีคู่ค้า แล้วให้ระบบคำนวณลูกหนี้ เจ้าหนี้ และยอดคงเหลือสะสมให้เรียบร้อย