পার্টি অ্যাকাউন্ট কীভাবে রাখবেন?

নিচের ব্যাখ্যায় পদ্ধতিটি আছে: খাতার কলামগুলো, লেনদেন কীভাবে লেখা হয়, ব্যালেন্স কীভাবে চলে এবং অ্যাকাউন্ট কীভাবে খোলা ও বন্ধ হয়। ডেবিট-ক্রেডিটের ধারণাগুলোই নতুন হলে আগে পার্টি অ্যাকাউন্ট কী পেজ দেখুন; এখানে সংজ্ঞা আবার দেওয়া হয়নি।

পার্টি অ্যাকাউন্টের খাতায় কোন কলামগুলো থাকে?

কাগজের খাতা, Excel টেবিল বা অ্যাপ — যেটাই হোক, কার্যকর পার্টি অ্যাকাউন্ট ব্যবস্থা এই ছয়টি কলাম নিয়ে গঠিত। কম হলে ট্র্যাকিং অসম্পূর্ণ থাকে, বেশি হলে ছোট ব্যবসায় পূরণ না করেই ফেলে রাখা হয়।

মেয়াদে লেনদেন করলে সপ্তম কলাম হিসেবে মেয়াদের তারিখ যোগ করুন। মেয়াদ লেখা না থাকা পাওনা মানে এমন পাওনা, যা দেরি হয়েছে কি না বোঝা যায় না।

ছয় ধাপে পার্টি অ্যাকাউন্ট রাখা

1. প্রতিটি কোম্পানির জন্য একটিমাত্র পার্টি কার্ড খুলুন

পার্টি অ্যাকাউন্ট খোলা হয় কোম্পানির কার্ড দিয়ে: নাম, ট্যাক্স নম্বর, ফোন এবং থাকলে ওপেনিং (বাহিত) ব্যালেন্স। মূল নিয়মটি হলো একক কার্ড — একই কোম্পানি দুটি আলাদা কার্ডে রাখলে আপনার তালিকা দুই ভাগ হয়ে যায় এবং কোনো অর্ধেকই প্রকৃত ব্যালেন্স দেখায় না। নতুন কার্ড খোলার আগে ট্যাক্স নম্বর দিয়ে খুঁজুন; “Ahmet Ticaret” আর “Ahmet Tic. Ltd.” একই কোম্পানি হতে পারে। ওপেনিং ব্যালেন্স জানা থাকলে প্রথম সারিতে ওপেনিং হিসেবে লিখুন, না জানলে শূন্য থেকে শুরু করে রিকনসিলিয়েশনের মাধ্যমে ঠিক করুন।

2. লেনদেন যেদিন হয় সেদিনই এবং ডকুমেন্ট নম্বরসহ লিখুন

পার্টি অ্যাকাউন্ট নষ্ট করে একটিই জিনিস — দেরিতে লেখা এন্ট্রি। বিক্রয়, ক্রয়, আদায় ও পেমেন্ট একই দিনে এন্ট্রি করতে হবে; বিবরণের ঘরে ডকুমেন্ট নম্বর (চালান নম্বর, রসিদ নম্বর, চেক নম্বর) লিখতে হবে। নম্বরহীন সারি সময়কাল শেষে অপর পক্ষের তালিকার সঙ্গে মেলানো যায় না — রিকনসিলিয়েশনে গরমিল খোঁজার সময় সবচেয়ে বেশি কমায় এই অভ্যাসটি।

3. ডেবিট ও ক্রেডিট দিক অনুযায়ী আলাদা করুন

গ্রাহকের অ্যাকাউন্টে আপনার কাটা চালান ডেবিট, তার কাছ থেকে পাওয়া টাকা ক্রেডিট কলামে লেখা হয়। সরবরাহকারীর অ্যাকাউন্টে দিক উল্টো: আপনার নেওয়া মাল আপনার দেনা বাড়ায়, আপনার করা পেমেন্ট কমায়। গুলিয়ে ফেলা এড়ানোর ব্যবহারিক উপায় হলো পার্টি কোডে উপসর্গ দিয়ে আলাদা করা (গ্রাহক C-, সরবরাহকারী T- এর মতো)। কোনো লেনদেন কোন কলামে যাবে নিশ্চিত না হলে একটি প্রশ্ন করুন: এই লেনদেন কি অপর পক্ষের কাছে আমার পাওনা বাড়াল, না কমাল?

4. প্রতিটি সারিতে ব্যালেন্স চালু রাখুন

চলমান ব্যালেন্স পাওয়া যায় ওই সারি পর্যন্ত ডেবিটের যোগফল থেকে ক্রেডিটের যোগফল বাদ দিয়ে: ব্যালেন্স = আগের ব্যালেন্স + ডেবিট − ক্রেডিট। শুধু সময়কালের শেষে একটি মোট অঙ্ক বের করলে ভুল ধরা পড়ে কয়েক মাস পরে; প্রতিটি সারিতে ব্যালেন্স দেখলে ভুল লেখা অঙ্ক একই সপ্তাহে ধরা পড়ে। Excel-এ এটি ক্রমযোগ ফর্মুলায় বানানো হয়, অ্যাপে নিজে থেকে হিসাব হয়।

5. প্রতিটি ডেবিট সারিতে মেয়াদ লিখুন

মেয়াদ না লেখা পাওনা মানে ট্র্যাক না করা পাওনা: কোনো তালিকায় সামনে আসে না, শুধু ব্যালেন্স হয়ে পড়ে থাকে। গ্রাহক “মাসের শেষে” বা “30 দিন” বললে নির্দিষ্ট তারিখে রূপান্তর করে লিখে রাখুন। সপ্তাহে একবার মেয়াদোত্তীর্ণগুলো অঙ্ক অনুযায়ী সাজানো আদায়ের বড় অংশ তোলার সবচেয়ে ছোট ব্যবস্থা; বিস্তারিত আদায় ও মেয়াদ ট্র্যাকিং পেজে।

6. সময়কাল শেষে স্টেটমেন্টের মাধ্যমে একমত হোন

মাস শেষ হওয়ার সময় অ্যাকাউন্টের তালিকা বের করে অপর পক্ষকে পাঠান এবং ব্যালেন্সে একমত হোন। নিশ্চিত হওয়া অঙ্কটিই পরবর্তী সময়ের ওপেনিং ব্যালেন্স; লিখিত না থাকলে প্রতিটি রিকনসিলিয়েশনে আপনাকে একেবারে শুরু থেকে শুরু করতে হয়। অ্যাকাউন্ট সম্পূর্ণ বন্ধ করাও এই ধাপ: ব্যালেন্স শূন্য হলেও কার্ড মুছবেন না, শেষ নিশ্চিত ব্যালেন্স ও তারিখ রেকর্ডে রেখে দিন — অতীত লেনদেনই পরে ওঠা আপত্তির একমাত্র প্রমাণ।

নমুনা: এক মাসের পার্টি অ্যাকাউন্ট তালিকা

একজন গ্রাহকের পার্টি অ্যাকাউন্টের সেপ্টেম্বর মাস। ওপেনিং ব্যালেন্স 4.000 ₺, অর্থাৎ মাস শুরুর সময় গ্রাহকের কাছে আপনার এই পরিমাণ পাওনা ছিল। ব্যালেন্স কলামটি সারি ধরে ধরে অনুসরণ করুন — প্রতিটি সারিতে আগের ব্যালেন্স + ডেবিট − ক্রেডিট প্রযোজ্য হচ্ছে:

শেষ সারি তালিকাটিকে দুভাবে যাচাই করে: ডেবিটের যোগফল 24.300 ₺, ক্রেডিটের যোগফল 17.250 ₺ এবং দুটির পার্থক্য 7.050 ₺ — চলমান ব্যালেন্সের শেষ মানের সমান। না মিললে ভুল কোনো একটি সারিতে আছে এবং ব্যালেন্স কলামে যেখানে লাফ দেখা যায় সেখানেই থামে। মাস শেষে গ্রাহকের দেনা 7.050 ₺; 22 সেপ্টেম্বরের A-1416 চালান মেয়াদি হলে পরের মাসের ফলো-আপ তালিকায় এই অঙ্কটি থাকবে।

Excel দিয়ে, না অ্যাপ দিয়ে?

Excel: উপরের ছয়টি কলাম খোলেন, ব্যালেন্স ঘরে ক্রমযোগ ফর্মুলা লেখেন এবং প্রতিটি পার্টির জন্য আলাদা শিট রাখেন। অল্প সংখ্যক পার্টির জন্য এটি সঠিক ও বিনামূল্যের সমাধান; তৈরি সেটআপ পাবেন বিনামূল্যের পার্টি অ্যাকাউন্ট Excel টেমপ্লেটে। সমস্যা শুরু হয় পার্টির সংখ্যা বাড়লে: তারিখ পরিসর বেছে নেওয়া, মেয়াদোত্তীর্ণগুলো ছাঁটাই করা এবং স্টেটমেন্ট শেয়ার করা প্রতিবার হাতের কাজ হয়ে দাঁড়ায়।

অ্যাপ: হিসাব খাতা: দেনা-পাওনা অ্যাপে পার্টি কার্ড খোলেন, লেনদেন এন্ট্রি করেন এবং ব্যালেন্স নিজে থেকে চলে; মেয়াদ ঘনিয়ে আসা অ্যাকাউন্টগুলো আলাদা রিপোর্টে জমা হয়, স্টেটমেন্ট তারিখ পরিসর বেছে নিয়ে পান। ব্রাউজারে চলে, ইনস্টল করতে হয় না এবং বিনামূল্যের অ্যাকাউন্টে শুরু করা যায়। স্টক ও বিক্রয়ও একই জায়গা থেকে সামলাতে চাইলে Ofisx, খুচরা ব্যবসায় শুধু বাকির খাতা রাখলে বাকির খাতা (Veresiye Takibi) আরও উপযুক্ত হতে পারে; কোনটি আপনার জন্য মানানসই তা তুলনার পেজে দেখতে পারবেন।

তালিকা অপর পক্ষের সঙ্গে মেলানো

সঠিকভাবে রাখা পার্টি অ্যাকাউন্টের ফল হলো এমন ব্যালেন্স, যা সময়কাল শেষে বিনা তর্কে বন্ধ হয়। অ্যাকাউন্টের নির্দিষ্ট পরিসরের তালিকাকে বলে পার্টি অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট; তার কলামগুলো ও ওপেনিং ব্যালেন্স পড়ার পদ্ধতি পার্টি অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট কী পেজে, আর দুই পক্ষের তালিকা না মিললে গরমিল অঙ্ক দিয়ে নয় তারিখ দিয়ে কীভাবে খুঁজবেন তা পার্টি অ্যাকাউন্ট রিকনসিলিয়েশন কীভাবে করবেন পেজে নমুনা টেবিলসহ বলেছি। অপর পক্ষকে পাঠানোর তৈরি লেখা —চিঠি, ইমেইল এবং আসা রিকনসিলিয়েশন মেইলের উত্তর— আছে ব্যালেন্স কনফার্মেশন চিঠি ও ইমেইলের নমুনা পেজে। আপনার পাওনা চেক বা প্রমিসরি নোটে রূপ নিলে তার ট্র্যাকিং আলাদা চলে: চেক ও প্রমিসরি নোট ট্র্যাকিং কীভাবে করবেন। গ্রাহকের কাছে পাওনা অঙ্ক সরবরাহকারীর কাছে আপনার দেনার বিপরীতে হস্তান্তর করতে হলে সেটি একটি পার্টি ট্রান্সফার (cari virman); তার চিঠি ও এন্ট্রি আলাদা পেজে।

সচরাচর জিজ্ঞাসা

সর্বশেষ হালনাগাদ: 2026-09-20

হাতে ব্যালেন্স যোগ করা বন্ধ করুন

বিনামূল্যে অ্যাকাউন্ট খুলুন, পার্টি কার্ড তৈরি করুন; ডেবিট, ক্রেডিট ও চলমান ব্যালেন্স হিসাব করা অবস্থায় পাবেন।