Есеп айырысу шотын қалай жүргізеді?

Төмендегі түсіндірме жүргізу тәртібін береді: кітаптың бағандары, қозғалыс қалай жазылады, қалдық қалай жылжиды және шот қалай ашылып, жабылады. Қарыз-кредит ұғымдары өзі жаңа болса, алдымен есеп айырысу шоты дегеніміз не бетіне қараңыз; мұнда анықтама қайталанбайды.

Есеп айырысу шоты кітабында қандай бағандар болады?

Қағаз дәптер, Excel кестесі немесе бағдарлама болсын; жұмыс істейтін есеп айырысу тәртібі мына алты бағаннан тұрады. Одан азы бақылауды толық етпейді, одан көбі шағын кәсіпорында толтырылмай қалады.

Төлем мерзімімен жұмыс істесеңіз, жетінші баған ретінде төлем мерзімі күнін қосыңыз. Мерзімі жазылмаған талап — кешіккен-кешікпегені білінбейтін талап.

Алты қадамда есеп айырысу шотын жүргізу

1. Әр фирмаға бір ғана есеп айырысу карточкасын ашыңыз

Есеп айырысу шоты фирма карточкасымен ашылады: атауы, салық нөмірі, телефон және болса, ашылу (кіріс) қалдығы. Басты ереже — бірегейлік: бір фирма екі бөлек карточкада ұсталса, тізіміңіз екіге бөлінеді де, оның ешбір жартысы нақты қалдықты көрсетпейді. Жаңа карточка ашпас бұрын салық нөмірімен іздеңіз; «Ahmet Ticaret» пен «Ahmet Tic. Ltd.» бір фирма болуы мүмкін. Ашылу қалдығын білсеңіз, бірінші жолға кіріс қалдық ретінде жазыңыз, білмесеңіз, нөлден бастап, салыстырып тексеру арқылы түзетіңіз.

2. Қозғалысты болған күні және құжат нөмірімен жазыңыз

Есеп айырысу шотын бұзатын жалғыз нәрсе — кешіктірілген жазба. Сату, сатып алу, түскен төлем және төлем сол күні өткізілуі керек; түсіндірме өрісіне құжат нөмірі (шот-фактура, төлем түбіртегі, чек нөмірі) жазылуы тиіс. Нөмірсіз жолды кезең соңында екінші жақтың тізімімен салыстыруға болмайды — салыстырып тексеруде айырманы табу уақытын ең көп қысқартатын әдет осы.

3. Қарыз бен кредитті бағытына қарай бөліңіз

Клиент шотында шығарған шот-фактураңыз қарыз, одан алған ақшаңыз кредит бағанына жазылады. Жеткізуші шотында бағыт кері: алған тауарыңыз қарызыңызды арттырады, жасаған төлеміңіз азайтады. Шатаспаудың ыңғайлы жолы — есеп айырысу кодтарын префикспен ажырату (клиенттер C-, жеткізушілер T- сияқты). Қозғалыстың қай бағанға енетініне сенімсіз болсаңыз, бір ғана сұрақ қойыңыз: бұл операция екінші жақтың сізге қарызын арттырды ма, азайтты ма?

4. Қалдықты әр жолда жылжытыңыз

Жылжымалы қалдық сол жолға дейінгі қарыз жиынтығынан кредит жиынтығын алып тастау арқылы табылады: қалдық = алдыңғы қалдық + қарыз − кредит. Тек кезең соңында бір жиынтық алу қатені айлар өткен соң көрсетеді; әр жолда қалдықты көру қате енгізілген санды сол аптада ұстатады. Excel-де бұл жинақтаушы қосынды формуласымен құрылады, бағдарламада өздігінен есептеледі.

5. Әр қарыз жолына төлем мерзімін жазыңыз

Мерзімі жазылмаған талап — бақыланбайтын талап: ешбір тізімде алға шықпайды, тек қалдық болып тұрады. Клиент «айдың соңы» немесе «30 күн» десе, нақты күнге айналдырып жазыңыз. Аптасына бір рет мерзімі өткендерді сомасы бойынша сұрыптау — төлемнің елеулі бөлігін жинайтын ең шағын тәртіп; егжей-тегжейі төлемдер мен төлем мерзімдерін бақылау бетінде.

6. Кезең соңында үзіндімен келісіңіз

Ай жабылғанда шоттың тізімін шығарып, екінші жаққа жіберіңіз және қалдық бойынша келісіңіз. Расталған сома — келесі кезеңнің кіріс қалдығы; жазбаша болмаса, әр салыстырып тексеруде бастан бастайсыз. Шотты толық жабу да осы қадам: қалдық нөлге түскенде карточканы жоймаңыз, келісілген соңғы қалдық пен күнді жазбада қалдырыңыз — өткен қозғалыс кейін шығатын қарсылықтың жалғыз дәлелі.

Мысал: бір айдың есеп айырысу шоты тізімі

Бір клиенттің есеп айырысу шотының қыркүйек айы. Кіріс қалдық 4.000 ₺, яғни ай басында клиенттің сізге қарызы осыншама болды. Қалдық бағанын жолма-жол қадағалаңыз — әр жолда алдыңғы қалдық + қарыз − кредит қолданылады:

Соңғы жол тізімді екі жолмен тексереді: қарыз жиынтығы 24.300 ₺, кредит жиынтығы 17.250 ₺ және екеуінің айырмасы 7.050 ₺ — жылжымалы қалдықтың соңғы мәнімен бірдей. Сәйкес келмесе, қате бір жолда және қалдық бағанындағы секіріс болған жерде тұр. Ай соңында клиенттің қарызы — 7.050 ₺; 22 қыркүйектегі A-1416 шот-фактурасы мерзімді болса, бұл сома келесі айдың бақылау тізімінде тұрады.

Excel арқылы ма, бағдарлама арқылы ма?

Excel: жоғарыдағы алты бағанды ашасыз, қалдық ұяшығына жинақтаушы қосынды формуласын жазасыз және әр контрагентке бөлек парақ жүргізесіз. Контрагент саны аз болса, дұрыс әрі тегін шешім; дайын құрылымын тегін есеп айырысу шотының Excel үлгісінен табасыз. Қиындайтын жері — контрагент саны артқанда: күн аралығын таңдау, мерзімі өткендерді сүзу және үзіндімен бөлісу әр жолы қолмен жасалатын жұмыс.

Бағдарлама: Есеп айырысу дәптері: Қарыздар қолданбасында карточканы ашасыз, қозғалысты енгізесіз, ал қалдық өздігінен жылжиды; мерзімі жақындаған шоттар бөлек есепке жиналады, үзіндіні күн аралығын таңдап аласыз. Браузерде жұмыс істейді, орнату қажет емес және тегін тіркелгімен басталады. Қойма мен сатуды да бір жерден басқарғыңыз келсе, Ofisx, ал бөлшек саудада тек қарыз дәптерін жүргізсеңіз, Veresiye Takibi лайықтырақ болуы мүмкін; қайсысы сізге сай екенін салыстыру бетінде көре аласыз.

Тізімді екінші жақпен салыстыру

Дұрыс жүргізілген есеп айырысу шотының нәтижесі — кезең соңында дауларсыз жабылатын қалдық. Шоттың белгілі бір аралықтағы тізімі есеп айырысу үзіндісі деп аталады; оның бағандарын және кіріс қалдықтың оқылуын есеп айырысу үзіндісі дегеніміз не бетінде, екі жақтың тізімі сәйкес келмегенде айырманың сомадан емес, күннен қалай табылатынын есеп айырысуды салыстырып тексеру қалай жүргізіледі бетінде үлгі кестемен түсіндірдік. Екінші жаққа жіберетін хаттың дайын мәтіні — хат, пошта және келген салыстырып тексеру хатына жауап — салыстырып тексеру хаты мен пошта үлгісі бетінде. Талабыңыз чекке немесе вексельге байланған болса, бақылауы бөлек жүргізіледі: чектер мен вексельдерді қалай бақылаймыз. Клиентіңізден болған талапты жеткізушіңізге болған қарызға есептеп беру қажет болса, бұл есеп айырысу шоттары арасындағы аударым (cari virman); оның хаты мен жазбасы бөлек бетте.

Жиі қойылатын сұрақтар

Соңғы жаңартылған күні: 2026-09-20

Қалдықты қолмен қосуды қойыңыз

Тегін тіркелгі ашып, есеп айырысу карточкаларын жасаңыз; дебет, кредит және жүрмелі қалдық дайын есептеліп келсін.