Come si tiene il conto cliente/fornitore?

La spiegazione che segue illustra la procedura: le colonne del registro, come si scrive un movimento, come scorre il saldo e come si apre e si chiude un conto. Se i concetti stessi di dare e avere sono nuovi per voi, guardate prima la pagina che cos’è il conto cliente/fornitore; qui la definizione non viene ripetuta.

Quali colonne ha il registro del conto cliente/fornitore?

Che sia un registro cartaceo, un foglio Excel o un programma, un sistema di conti clienti/fornitori che funziona si compone di queste sei colonne. Con meno colonne il controllo resta incompleto, con più colonne in una piccola azienda restano da compilare.

Se lavorate con pagamenti dilazionati, aggiungete come settima colonna la data di scadenza. Un credito senza scadenza è un credito di cui non si capisce se sia in ritardo o meno.

Tenere il conto cliente/fornitore in sei passaggi

1. Aprite un’unica scheda per ogni azienda

Il conto si apre con la scheda dell’azienda: ragione sociale, numero di partita IVA, telefono e, se c’è, il saldo di apertura (riportato). La regola fondamentale è l’unicità: se la stessa azienda viene tenuta in due schede separate, il vostro dettaglio si divide in due e nessuna delle due metà mostra il saldo reale. Prima di aprire una nuova scheda cercate con il numero di partita IVA; “Ahmet Ticaret” e “Ahmet Tic. Ltd.” potrebbero essere la stessa azienda. Se conoscete il saldo di apertura, scrivetelo nella prima riga come saldo riportato; se non lo conoscete, partite da zero e correggete con la riconciliazione dei saldi.

2. Registrate il movimento nel giorno in cui avviene e con il numero del documento

L’unica cosa che rovina il conto è la registrazione in ritardo. Vendite, acquisti, incassi e pagamenti vanno registrati lo stesso giorno; nel campo descrizione va scritto il numero del documento (n. fattura, n. quietanza, n. assegno). Una riga senza numero non può essere confrontata con il dettaglio della controparte a fine periodo — ed è l’abitudine che più accorcia il tempo per trovare la differenza nella riconciliazione.

3. Separate dare e avere in base alla direzione

Nel conto cliente la fattura che emettete va nella colonna dare e il denaro che incassate nella colonna avere. Nel conto fornitore la direzione è opposta: la merce che ricevete aumenta il vostro debito, il pagamento che effettuate lo riduce. Un modo pratico per evitare confusioni è distinguere i codici con un prefisso (C- per i clienti, F- per i fornitori, per esempio). Se non siete sicuri di quale colonna usare per un movimento, fatevi una sola domanda: questa operazione ha aumentato o ridotto il debito della controparte verso di voi?

4. Fate scorrere il saldo a ogni riga

Il saldo progressivo si ottiene sottraendo il totale degli avere dal totale dei dare fino a quella riga: saldo = saldo precedente + dare − avere. Calcolare un solo totale a fine periodo fa emergere l’errore dopo mesi; vedere il saldo a ogni riga permette di individuare nella stessa settimana la cifra inserita male. In Excel si imposta con la formula del totale cumulativo, nel programma si calcola da solo.

5. Scrivete la scadenza su ogni riga a dare

Un credito senza scadenza è un credito che non si segue: non risalta in nessun elenco, resta lì solo come saldo. Se il cliente dice “a fine mese” o “a 30 giorni”, convertitelo in una data precisa e registratelo. Ordinare una volta alla settimana gli scaduti per importo è l’organizzazione minima che permette di incassare la parte più importante dei crediti; i dettagli sono nella pagina incassi e controllo delle scadenze.

6. A fine periodo, riconciliate con l’estratto

Alla chiusura del mese estraete il dettaglio del conto, inviatelo alla controparte e accordatevi sul saldo. L’importo confermato è il saldo riportato del periodo successivo; se non è per iscritto, a ogni riconciliazione ricominciate da capo. Anche chiudere completamente un conto è questo passaggio: quando il saldo arriva a zero non eliminate la scheda, lasciate nella registrazione l’ultimo saldo concordato e la data — lo storico dei movimenti è l’unica prova di fronte a un’obiezione sollevata in seguito.

Esempio: il dettaglio del conto di un mese

Il mese di settembre di un conto cliente. Il saldo riportato è di 4.000 ₺, cioè a inizio mese il cliente vi doveva questa cifra. Seguite la colonna del saldo riga per riga — a ogni riga si applica saldo precedente + dare − avere:

L’ultima riga verifica il dettaglio in due modi: totale dare 24.300 ₺, totale avere 17.250 ₺ e la loro differenza 7.050 ₺ — uguale all’ultimo valore del saldo progressivo. Se non coincide, l’errore è in una riga e si ferma nel punto in cui la colonna del saldo ha un salto. A fine mese il debito del cliente è di 7.050 ₺; se la fattura A-1416 del 22 settembre è a scadenza differita, questo importo compare nell’elenco di controllo del mese successivo.

Con Excel o con un programma?

Excel: create le sei colonne qui sopra, scrivete nella cella del saldo la formula del totale cumulativo e tenete un foglio separato per ogni cliente/fornitore. Per pochi clienti/fornitori è una soluzione corretta e gratuita; la configurazione già pronta la trovate nel modello Excel gratuito per il conto clienti/fornitori. Il punto debole emerge quando i clienti/fornitori aumentano: scegliere l’intervallo di date, isolare gli scaduti e condividere l’estratto diventano ogni volta un lavoro manuale.

Programma: in Dare e Avere: Crediti e Debiti aprite la scheda del cliente/fornitore, inserite il movimento e il saldo scorre da solo; i conti in scadenza vengono raccolti in un report a parte, e l’estratto lo ottenete scegliendo l’intervallo di date. Funziona dal browser, non richiede installazione e si inizia con un account gratuito. Se volete gestire dallo stesso posto anche magazzino e vendite, potrebbe essere più adatto Ofisx; se nel commercio al dettaglio tenete solo un registro del credito ai clienti (veresiye), potrebbe essere più adatto Veresiye Takibi; potete vedere quale fa per voi nella pagina di confronto.

Confrontare il dettaglio con la controparte

Il risultato di un conto tenuto correttamente è un saldo che a fine periodo si chiude senza discussioni. Il dettaglio del conto in un determinato intervallo si chiama estratto conto; le sue colonne e la lettura del saldo riportato li abbiamo spiegati nella pagina che cos’è l’estratto conto, e come trovare la differenza, quando i dettagli delle due parti non coincidono, non nell’importo ma nella data, nella pagina come fare la riconciliazione dei saldi, con una tabella di esempio. Il testo già pronto della lettera da inviare alla controparte —lettera, e-mail e risposta all’e-mail di riconciliazione ricevuta— si trova nella pagina esempio di lettera e di e-mail di riconciliazione dei saldi. Se il credito è stato legato a un assegno o a una cambiale, il controllo procede a parte: come gestire assegni e cambiali. Se occorre cedere un credito verso il vostro cliente in compensazione di un debito verso il vostro fornitore, si tratta di un giroconto tra conti (cari virman); la lettera e la registrazione sono in una pagina a parte.

Domande frequenti

Ultimo aggiornamento: 2026-09-20

Smettete di sommare il saldo a mano

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