Come richiedere l’estratto conto
L’estratto conto si richiede con una breve e-mail o lettera alla controparte, indicando la vostra ragione sociale completa e il numero di partita IVA, la data di inizio e di fine del periodo richiesto, i campi che devono comparire nel dettaglio (data, numero documento, descrizione, dare, avere, saldo progressivo e, nella prima riga, il saldo riportato), il formato richiesto (di solito PDF) e una data di riscontro. L’estratto ricevuto va confrontato riga per riga con le vostre registrazioni; se coincide, il saldo va poi fatto confermare per iscritto.
In questa pagina trovate quattro testi da copiare e usare: l’e-mail per richiedere l’estratto conto a un cliente e a un fornitore, una lettera di richiesta in forma formale e l’e-mail da scrivere quando inviate voi il vostro estratto. Che cos’è l’estratto conto e come si legge è un altro argomento, spiegato nella pagina che cos’è l’estratto conto.
Chiariamo subito una distinzione: la richiesta di estratto conto chiede alla controparte il dettaglio dei movimenti; la lettera di riconciliazione dei saldi chiede invece solo la conferma del saldo. Vengono in sequenza: prima si confrontano gli estratti, poi si fa confermare il saldo; questa procedura è descritta nella pagina come fare la riconciliazione dei saldi.
Cosa scrivere per richiedere l’estratto conto: cinque passaggi
1. Indicate il periodo con le date
Specificate chiaramente il giorno di inizio e di fine: “01.01.2026 – 25.09.2026”. Una richiesta come “ultimi movimenti” o “estratto di quest’anno” riceve in risposta un intervallo scelto dalla controparte, e i due estratti non coincidono sulla stessa data. Se il periodo parte da metà anno, chiedete che il saldo riportato compaia nella prima riga.
2. Indicate quali campi servono
Data, numero del documento, descrizione, dare, avere e saldo progressivo di ogni riga. Un estratto senza numero di documento non vi mostra su quale fattura divergete quando emerge una differenza; e un riepilogo che riporta solo il totale non è un estratto conto.
3. Specificate il formato e la data di riscontro
Chiedete il documento in PDF; se agevola il confronto con le vostre registrazioni, potete chiedere anche una versione Excel. Indicate un giorno entro cui rispondere: una richiesta senza data finisce in coda e viene dimenticata.
4. Aggiungete i vostri dati identificativi
Scrivete la ragione sociale completa e il numero di partita IVA. La controparte capisce da qui in quale scheda cliente/fornitore vi ha registrato; anche i casi in cui la stessa azienda risulta in due schede separate emergono soprattutto in questo punto.
5. Confrontate l’estratto ricevuto con le vostre registrazioni
Guardate prima i saldi riportati, poi il numero di righe. Se una riga non coincide, cercate la differenza nella data, non nel totale; se coincide, fate confermare il saldo per iscritto. I dettagli del confronto sono nella pagina sulla riconciliazione dei saldi.
E-mail per richiedere l’estratto conto a un cliente
Serve per sapere come risulta nelle registrazioni del cliente il suo debito verso di voi. Sostituite le parti tra parentesi quadre con i vostri dati:
Scrivete nell’oggetto il periodo e il nome della vostra azienda: gli uffici contabili ricevono decine di richieste nella stessa settimana e in seguito cercano l’e-mail proprio per periodo.
E-mail per richiedere l’estratto conto a un fornitore
Serve per vedere, prima di pagare, cosa risulta nelle registrazioni del fornitore come vostro debito. In questo caso è utile chiedere anche se i pagamenti che avete effettuato voi compaiono nel dettaglio:
Esempio di lettera di richiesta dell’estratto conto (dilekçe)
Anche se nelle ricerche compare come “dilekçe” (istanza), questo non è un modulo ufficiale: è un esempio di corrispondenza usato tra aziende e non esiste un unico schema da rispettare. Usate questa forma se l’ufficio contabile della controparte vuole una richiesta scritta, o se desiderate che la richiesta parta su carta intestata, con timbro e firma:
I casi in cui la lettera deve produrre effetti legali — un credito contestato, un’azione esecutiva o la preparazione di una causa — richiedono una valutazione a parte; in quel caso rivolgetevi al vostro commercialista o al vostro avvocato.
E-mail da scrivere quando inviate il vostro estratto conto
Se l’estratto vi è stato richiesto, o se inviate in anticipo il vostro dettaglio per facilitare il lavoro della controparte, mantenete l’e-mail breve e scrivete chiaramente la natura del saldo:
Inserite nel nome del file il nome dell’azienda e la data di emissione; la controparte cercherà l’allegato con questo nome anche dopo mesi. Inviate il documento in PDF: un file modificabile significa che le cifre che avete inviato potrebbero essere cambiate in seguito.
Come preparare l’estratto da inviare
Con Excel: il modo più rapido per preparare il dettaglio da inviare per un singolo cliente/fornitore è il modello Excel gratuito di esempio di estratto conto cliente/fornitore: inserite i movimenti e il documento pronto per la stampa, con il saldo progressivo, si compila da solo. Lo convertite in PDF e lo allegate alla vostra e-mail.
Con il programma: in Dare e Avere: Crediti e Debiti aprite nella scheda del cliente o del fornitore la sezione Estratto conto e scegliete la data di inizio e di fine; le operazioni del periodo, il saldo riportato e il saldo aggiornato arrivano già calcolati. Il pulsante Stampa estratto apre nella finestra di stampa del browser un documento con i dati della vostra azienda, l’intervallo di date e i movimenti con il relativo saldo; da lì lo salvate in PDF e lo allegate alla vostra e-mail. Il pannello non invia l’estratto direttamente via e-mail o WhatsApp; il PDF lo allegate voi all’e-mail qui sopra.
Cosa fare con l’estratto ricevuto
1. Guardate il saldo riportato. Se le cifre di inizio periodo delle due parti non coincidono, il problema non è in questo periodo ma prima; tornate prima a quel punto.
2. Confrontate il numero di righe. Nello stesso intervallo di date c’è una fattura, un incasso o un reso che voi avete e la controparte no (o viceversa)? L’importo della differenza corrisponde spesso a un singolo documento. Una tabella di esempio di questo confronto è nella pagina come fare la riconciliazione dei saldi.
3. Se coincide, fate confermare il saldo per iscritto. L’estratto è un dettaglio, non una conferma. Per far confermare alla controparte il saldo di chiusura con la data di emissione usate l’esempio di lettera e di e-mail di riconciliazione dei saldi.
Domande frequenti
Come richiedere l’estratto conto
Si invia alla controparte una breve e-mail o lettera. Vi figurano la vostra ragione sociale completa e il numero di partita IVA, la data di inizio e di fine del periodo richiesto, i campi che devono comparire nel dettaglio (data, numero documento, descrizione, dare, avere, saldo progressivo), il formato richiesto (di solito PDF) e una data di riscontro. Precisare a parte che il saldo riportato deve comparire nella prima riga evita che il dettaglio arrivi incompleto.
Con quale frequenza si richiede l’estratto conto?
Non esiste un calendario vincolante; ogni azienda si organizza a modo suo. Per i clienti e i fornitori con cui lavorate regolarmente, chiederlo ogni mese o ogni trimestre è un’abitudine pratica. Chiedetelo senza aspettare prima di un pagamento, a fine periodo, quando notate un salto inatteso nel saldo o quando state concludendo il rapporto con una controparte.
Cosa fare se la controparte non invia l’estratto?
Inviate un sollecito una sola volta, dopo la data di riscontro. Se ancora non arriva, inviate il vostro estratto e chiedete “coincide con le vostre registrazioni?”; il lavoro della controparte passa dal preparare un dettaglio da zero al semplice confronto. Il silenzio non equivale a conferma; conservate traccia delle date in cui avete inviato i documenti. Se c’è una contestazione o un procedimento legale, rivolgetevi al vostro commercialista o al vostro avvocato.
Che differenza c’è tra chiedere l’estratto e chiedere la riconciliazione dei saldi?
La richiesta di estratto chiede alla controparte il dettaglio dei movimenti: quale fattura, incasso o reso è stato registrato e in quale data. La lettera di riconciliazione chiede invece la conferma di un’unica cifra, cioè del saldo a una data precisa. L’ordine di solito è questo: prima si confrontano gli estratti, si chiude la differenza, poi si fa confermare il saldo con la riconciliazione.
In quale formato conviene richiedere l’estratto?
Per il documento inviato, il PDF: non è modificabile, appare uguale su qualsiasi dispositivo lo si apra e non può essere alterato in seguito. Se farete il confronto riga per riga con le vostre registrazioni, potete chiedere anche la versione Excel dello stesso dettaglio; ordinare e filtrare richiede meno tempo. Indicate per iscritto quale delle due versioni vale come documento ufficiale.
La lettera di richiesta dell’estratto conto è un documento ufficiale?
La lettera di richiesta in questa pagina non è un modulo ufficiale; è un esempio di corrispondenza usato tra aziende e non esiste un unico schema da rispettare. Stamparla su carta intestata e inviarla con timbro e firma le conferisce serietà e lascia una traccia. Per i casi in cui la lettera deve produrre effetti legali, rivolgetevi al vostro commercialista o al vostro avvocato.
Come preparo e invio il mio estratto conto?
Potete usare un modello di estratto già pronto in Excel oppure ricavare l’estratto dal vostro programma di gestione clienti/fornitori. Salvate il documento in PDF e allegatelo a un’e-mail; nell’e-mail scrivete in una frase il periodo, il saldo di chiusura e se il saldo è a debito o a credito. Va bene anche WhatsApp, ma l’e-mail conserva in modo permanente sia il documento sia la data di invio.
Ultimo aggiornamento: 2026-09-26
L’estratto che invierete, nell’app
Aprite la scheda del cliente/fornitore e scegliete l’intervallo di date: i movimenti arrivano già pronti con il saldo progressivo.
Quando vi chiedono l’estratto, non preparate il dettaglio a mano
Aprite un account gratuito: il dettaglio si accumula man mano che inserite i movimenti, e vi basta scegliere l’intervallo di date e stampare.