اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ کیسے مانگی جاتی ہے؟
اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ دوسری پارٹی کو ایک مختصر ای میل یا خط بھیج کر مانگی جاتی ہے۔ اس میں آپ کی پوری کمپنی کا نام اور ٹیکس نمبر، مطلوبہ مدت کی ابتدائی اور آخری تاریخ، تفصیل میں درکار خانے (تاریخ، دستاویز نمبر، تفصیل، ڈیبٹ، کریڈٹ، رننگ بیلنس اور پہلی سطر میں اوپننگ بیلنس)، مطلوبہ فارمیٹ (عموماً PDF) اور جواب کی آخری تاریخ لکھی جاتی ہے۔ موصول ہونے والی اسٹیٹمنٹ کا آپ اپنے ریکارڈ سے سطر بہ سطر موازنہ کرتے ہیں؛ اگر دونوں مل جائیں تو بیلنس کی تحریری تصدیق الگ سے لی جاتی ہے۔
اس صفحے پر چار متن ہیں جنہیں آپ کاپی کر کے استعمال کر سکتے ہیں: کسٹمر اور سپلائر سے اسٹیٹمنٹ مانگنے کی ای میل، باقاعدہ خط کی شکل میں درخواست، اور اپنی اسٹیٹمنٹ بھیجتے وقت لکھی جانے والی ای میل۔ اسٹیٹمنٹ کیا ہوتی ہے اور اسے کیسے پڑھا جاتا ہے، یہ الگ موضوع ہے اور اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ کیا ہے والے صفحے پر بیان کیا گیا ہے۔
ایک فرق شروع ہی میں واضح کر لیں: اسٹیٹمنٹ کی درخواست دوسری پارٹی سے لین دین کی تفصیل مانگتی ہے؛ جبکہ بیلنس تصدیقی خط صرف بیلنس کی تصدیق مانگتا ہے۔ دونوں ترتیب سے آتے ہیں — پہلے تفصیلات کا موازنہ ہوتا ہے، پھر بیلنس کی تصدیق لی جاتی ہے؛ یہ طریقہ بیلنس کی مطابقت کیسے کی جاتی ہے والے صفحے پر ہے۔
اسٹیٹمنٹ مانگتے وقت کیا لکھیں: پانچ مراحل
1. مدت تاریخوں کے ساتھ لکھیں
ابتدائی اور آخری دن واضح طور پر لکھیں: “01.01.2026 – 25.09.2026”۔ “حالیہ لین دین” یا “اس سال کی تفصیل” جیسی درخواست پر دوسری پارٹی اپنی مرضی کی مدت کے ساتھ جواب دیتی ہے اور دونوں تفصیلات ایک ہی تاریخ پر نہیں ملتیں۔ اگر مدت درمیان سے شروع ہو رہی ہو تو کہیں کہ اوپننگ بیلنس پہلی سطر میں ہو۔
2. بتائیں کہ کون سے خانے درکار ہیں
تاریخ، دستاویز نمبر، تفصیل، ڈیبٹ، کریڈٹ اور ہر سطر کا رننگ بیلنس۔ جس تفصیل میں دستاویز نمبر نہ ہو، فرق نکلنے پر وہ یہ نہیں بتاتی کہ آپ کا اختلاف کس انوائس پر ہے؛ اور جو خلاصہ صرف کل رقم دے، وہ اسٹیٹمنٹ نہیں ہے۔
3. فارمیٹ اور جواب کی تاریخ بتائیں
دستاویز PDF میں مانگیں؛ اگر اپنے ریکارڈ سے موازنہ آسان ہوتا ہو تو ساتھ Excel بھی مانگ سکتے ہیں۔ جواب کا ایک دن لکھیں — بغیر تاریخ کی درخواست قطار میں لگ جاتی ہے اور بھول دی جاتی ہے۔
4. اپنی شناخت کی معلومات شامل کریں
اپنی پوری تجارتی نام اور ٹیکس نمبر لکھیں۔ دوسری پارٹی اسی سے معلوم کرتی ہے کہ آپ اس کے کس اکاؤنٹ کارڈ میں درج ہیں؛ ایک ہی کمپنی کے دو الگ کارڈز میں ہونے کی صورتیں بھی زیادہ تر یہیں سامنے آتی ہیں۔
5. موصول ہونے والی اسٹیٹمنٹ کا اپنے ریکارڈ سے موازنہ کریں
پہلے اوپننگ بیلنس دیکھیں، پھر سطروں کی تعداد۔ اگر کوئی سطر نہ ملے تو فرق کو کل رقم میں نہیں، تاریخ میں تلاش کریں؛ اگر سب مل جائے تو بیلنس کی تحریری تصدیق لیں۔ موازنے کی تفصیل مطابقت والے صفحے پر ہے۔
کسٹمر سے اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ مانگنے کی ای میل
یہ جاننے کے لیے کہ کسٹمر کی طرف آپ کے واجبات اس کے ریکارڈ میں کیسے نظر آتے ہیں۔ چوکور قوسین والی جگہوں کو اپنی معلومات سے بدل دیں:
موضوع کی سطر میں مدت اور اپنی کمپنی کا نام لکھیں: اکاؤنٹس کے شعبے ایک ہی ہفتے میں درجنوں درخواستیں وصول کرتے ہیں اور بعد میں ای میل کو مدت کے نام سے تلاش کرتے ہیں۔
سپلائر سے اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ مانگنے کی ای میل
ادائیگی کرنے سے پہلے یہ دیکھنے کے لیے کہ سپلائر کے ریکارڈ میں آپ کے واجبات کیا نظر آتے ہیں۔ یہاں یہ بھی پوچھنا مفید ہے کہ آپ کی کی ہوئی ادائیگیاں تفصیل میں شامل ہیں یا نہیں:
اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ کی درخواست کا خط (درخواست نامہ) نمونہ
تلاش میں اسے “درخواست” کہا جاتا ہو، پھر بھی یہ کوئی سرکاری فارم نہیں ہے؛ یہ کاروباروں کے درمیان استعمال ہونے والی خط و کتابت کا ایک نمونہ ہے اور اس کا کوئی ایک لازمی سانچہ نہیں۔ اگر دوسری پارٹی کا اکاؤنٹس کا شعبہ تحریری درخواست چاہتا ہے، یا آپ چاہتے ہیں کہ درخواست لیٹر ہیڈ اور مہر و دستخط کے ساتھ جائے، تو یہ شکل استعمال کریں:
جن صورتوں میں خط کو قانونی نتیجہ پیدا کرنا ہو — متنازع واجبات، وصولی کی کارروائی یا مقدمے کی تیاری — وہ الگ جائزہ مانگتی ہیں؛ ایسی صورت میں اپنے اکاؤنٹنٹ یا وکیل سے مشورہ کریں۔
اپنی اسٹیٹمنٹ بھیجتے وقت لکھی جانے والی ای میل
اگر اسٹیٹمنٹ آپ سے مانگی گئی ہے، یا دوسری پارٹی کا کام آسان کرنے کے لیے آپ اپنی تفصیل پہلے ہی بھیج رہے ہیں، تو ای میل مختصر رکھیں اور بیلنس کی سمت واضح لکھیں:
فائل کے نام میں کمپنی کا نام اور اسٹیٹمنٹ کی تاریخ لکھیں؛ دوسری پارٹی مہینوں بعد منسلکات کو اسی نام سے تلاش کرتی ہے۔ دستاویز PDF میں بھیجیں — قابلِ ترمیم فائل کا مطلب ہے کہ آپ کی بھیجی ہوئی رقم بعد میں بدلی جا سکتی ہے۔
بھیجی جانے والی اسٹیٹمنٹ کیسے تیار کریں؟
Excel سے: کسی ایک اکاؤنٹ کے لیے بھیجی جانے والی تفصیل تیار کرنے کا سب سے مختصر راستہ مفت اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ نمونہ Excel ٹیمپلیٹ ہے: آپ لین دین درج کرتے ہیں اور رننگ بیلنس کے ساتھ پرنٹ کے لیے تیار دستاویز خود بخود بھر جاتی ہے۔ اسے PDF میں تبدیل کر کے اپنی ای میل کے ساتھ منسلک کر دیں۔
پروگرام سے: کھاتہ بہی: ادھار لینا دینا میں کسٹمر یا سپلائر کارڈ میں اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ ٹیب کھول کر ابتدائی اور آخری تاریخ منتخب کرتے ہیں؛ مدت کے لین دین، آگے لایا گیا بیلنس اور موجودہ بیلنس حساب شدہ حالت میں آ جاتے ہیں۔ اسٹیٹمنٹ پرنٹ کریں کا بٹن آپ کی کمپنی کی معلومات، تاریخ کی حد اور لین دین کو بیلنس کے ساتھ دکھانے والی دستاویز براؤزر کی پرنٹ ونڈو میں کھولتا ہے؛ وہاں سے PDF کے طور پر محفوظ کر کے اپنی ای میل کے ساتھ منسلک کر دیتے ہیں۔ پینل اسٹیٹمنٹ کو براہِ راست ای میل یا WhatsApp سے نہیں بھیجتا؛ PDF اوپر والی ای میل کے ساتھ آپ خود منسلک کرتے ہیں۔
موصول ہونے والی اسٹیٹمنٹ کا کیا کیا جائے؟
1. اوپننگ بیلنس دیکھیں۔ اگر دونوں فریقوں کی مدت کے آغاز کی رقم نہ ملے تو مسئلہ اس مدت میں نہیں، اس سے پہلے کا ہے؛ پہلے وہیں واپس جائیں۔
2. سطروں کی تعداد کا موازنہ کریں۔ کیا اسی تاریخی حد میں کوئی انوائس، وصولی یا واپسی آپ کے پاس ہے مگر ان کے پاس نہیں (یا اس کے برعکس)؟ فرق کی رقم اکثر براہِ راست کسی ایک دستاویز سے مل جاتی ہے۔ اس موازنے کی مثالی جدول بیلنس کی مطابقت کیسے کی جاتی ہے والے صفحے پر ہے۔
3. اگر سب مل جائے تو بیلنس کی تحریری تصدیق لیں۔ اسٹیٹمنٹ ایک تفصیل ہے، تصدیق نہیں۔ اختتامی بیلنس کی تصدیق اسٹیٹمنٹ کی تاریخ کے ساتھ دوسری پارٹی سے لینے کے لیے تصدیقی خط اور ای میل کا نمونہ استعمال کریں۔
اکثر پوچھے جانے والے سوالات
اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ کیسے مانگی جاتی ہے؟
دوسری پارٹی کو ایک مختصر ای میل یا خط بھیجا جاتا ہے۔ اس میں آپ کا پورا نام اور ٹیکس نمبر، مطلوبہ مدت کی ابتدائی اور آخری تاریخ، تفصیل میں درکار خانے (تاریخ، دستاویز نمبر، تفصیل، ڈیبٹ، کریڈٹ، رننگ بیلنس)، مطلوبہ فارمیٹ (عموماً PDF) اور جواب کی آخری تاریخ شامل ہوتی ہے۔ اوپننگ بیلنس کو پہلی سطر میں دکھانے کی الگ ہدایت دینا تفصیل کے ادھورے آنے سے بچاتا ہے۔
اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ کتنی بار مانگی جاتی ہے؟
اس کے لیے کوئی لازمی کیلنڈر نہیں ہے؛ کاروبار اپنا نظام خود بناتے ہیں۔ جن پارٹیوں کے ساتھ آپ باقاعدگی سے کام کرتے ہیں، ان کے لیے مہینے میں یا سہ ماہی میں ایک بار مانگنا ایک عملی عادت ہے۔ ادائیگی سے پہلے، مدت کے اختتام پر، بیلنس میں غیر متوقع اضافہ دیکھنے پر، یا کسی پارٹی کے ساتھ کام ختم کرتے وقت انتظار کیے بغیر مانگ لیں۔
اگر دوسری پارٹی اسٹیٹمنٹ نہ بھیجے تو کیا کریں؟
پہلے جواب کی تاریخ کے بعد ایک بار یاد دہانی کرائیں۔ پھر بھی نہ آئے تو اپنی اسٹیٹمنٹ بھیج کر پوچھیں کہ “کیا یہ آپ کے ریکارڈ سے مطابقت رکھتی ہے؟”؛ یوں دوسری پارٹی کا کام شروع سے تفصیل بنانے سے گھٹ کر موازنہ کرنے تک رہ جاتا ہے۔ جواب نہ دینا رضامندی نہیں ہے؛ بھیجی گئی تاریخوں کا ریکارڈ رکھیں۔ اگر تنازع یا قانونی کارروائی کا معاملہ ہو تو اپنے اکاؤنٹنٹ یا وکیل سے مشورہ کریں۔
اسٹیٹمنٹ مانگنے اور بیلنس کی تصدیق مانگنے میں کیا فرق ہے؟
اسٹیٹمنٹ کی درخواست دوسری پارٹی سے لین دین کی تفصیل مانگتی ہے: کس تاریخ کو کون سی انوائس، وصولی یا واپسی درج ہوئی۔ تصدیقی خط ایک ہی رقم کی، یعنی کسی خاص تاریخ کے بیلنس کی تصدیق مانگتا ہے۔ ترتیب عموماً یہ ہوتی ہے: پہلے اسٹیٹمنٹس کا موازنہ ہوتا ہے، فرق دور کیا جاتا ہے، پھر بیلنس کی تصدیق لی جاتی ہے۔
اسٹیٹمنٹ کس فارمیٹ میں مانگنی چاہیے؟
بھیجی جانے والی دستاویز کے لیے PDF: اس میں ترمیم نہیں ہو سکتی، ہر ڈیوائس پر ایک جیسی دکھتی ہے اور بعد میں بدلی نہیں جا سکتی۔ اگر آپ اپنے ریکارڈ سے سطر بہ سطر موازنہ کریں گے تو اسی تفصیل کا Excel ورژن بھی مانگ سکتے ہیں؛ ترتیب اور فلٹر کرنے کا کام مختصر ہو جاتا ہے۔ خط میں لکھیں کہ کون سا ورژن معتبر دستاویز مانا جائے گا۔
کیا اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ کی درخواست کا خط کوئی سرکاری دستاویز ہے؟
اس صفحے پر دیا گیا درخواست کا خط کوئی سرکاری فارم نہیں ہے؛ یہ کاروباروں کے درمیان استعمال ہونے والی خط و کتابت کا نمونہ ہے اور اس کا کوئی ایک لازمی سانچہ نہیں۔ لیٹر ہیڈ پر چھاپ کر مہر و دستخط کے ساتھ بھیجنا خط کو سنجیدگی اور ریکارڈ دیتا ہے۔ جن صورتوں میں خط کو قانونی نتیجہ پیدا کرنا ہو، ان کے لیے اپنے اکاؤنٹنٹ یا وکیل سے مشورہ کریں۔
میں اپنی اکاؤنٹ اسٹیٹمنٹ کیسے تیار کروں اور بھیجوں؟
آپ Excel میں تیار اسٹیٹمنٹ ٹیمپلیٹ استعمال کر سکتے ہیں یا اسٹیٹمنٹ اکاؤنٹ پروگرام سے حاصل کر سکتے ہیں۔ دستاویز کو PDF کے طور پر محفوظ کر کے ای میل کے ساتھ منسلک کریں؛ ای میل میں ایک ہی جملے میں مدت، اختتامی بیلنس اور یہ لکھیں کہ بیلنس ڈیبٹ ہے یا کریڈٹ۔ WhatsApp بھی چل جاتا ہے، لیکن ای میل دستاویز اور بھیجنے کی تاریخ دونوں کو مستقل طور پر محفوظ رکھتی ہے۔
آخری اپ ڈیٹ: 2026-09-26
آپ کی بھیجی جانے والی اسٹیٹمنٹ ایپ میں
اکاؤنٹ کارڈ کھولیں، تاریخ کی حد منتخب کریں؛ لین دین رننگ بیلنس کے ساتھ تیار آ جائیں۔
اسٹیٹمنٹ مانگے جانے پر ہاتھ سے تفصیل تیار نہ کریں
مفت اکاؤنٹ بنائیں، لین دین درج کرتے جائیں تو تفصیل جمع ہوتی رہے؛ بس تاریخ کی حد منتخب کر کے پرنٹ کر لینا کافی ہو۔