পার্টি অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট কীভাবে চাইবেন?
অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট (cari ekstre) চাইতে অপর পক্ষকে একটি সংক্ষিপ্ত ইমেইল বা চিঠি পাঠাতে হয়। তাতে লিখতে হয় আপনার পূর্ণ কোম্পানির নাম ও ট্যাক্স নম্বর, কোন সময়ের স্টেটমেন্ট চান তার শুরু ও শেষের তারিখ, তালিকায় যেসব কলাম থাকা দরকার (তারিখ, ডকুমেন্ট নম্বর, বিবরণ, ডেবিট, ক্রেডিট, চলমান ব্যালেন্স এবং প্রথম সারিতে ওপেনিং ব্যালেন্স), কোন ফরম্যাটে চান (সাধারণত PDF) এবং ফেরত পাঠানোর তারিখ। স্টেটমেন্ট হাতে এলে নিজের রেকর্ডের সঙ্গে সারি ধরে ধরে মেলান; মিলে গেলে ব্যালেন্সটি আলাদাভাবে লিখিত নিশ্চিত করিয়ে নিন।
এই পেজে কপি করে ব্যবহার করার মতো চারটি লেখা আছে: গ্রাহক ও সরবরাহকারীর কাছে স্টেটমেন্ট চাওয়ার ইমেইল, আনুষ্ঠানিক চিঠির ধাঁচে অনুরোধপত্র এবং নিজের স্টেটমেন্ট পাঠানোর সময়কার ইমেইল। স্টেটমেন্ট কী এবং কীভাবে পড়তে হয় সেটি আলাদা বিষয়, তা পার্টি অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট কী পেজে ব্যাখ্যা করা আছে।
শুরুতেই একটি পার্থক্য পরিষ্কার করা যাক: স্টেটমেন্টের অনুরোধে অপর পক্ষের কাছে চাওয়া হয় লেনদেনের তালিকা; আর ব্যালেন্স কনফার্মেশন চিঠি (cari mutabakat mektubu) শুধু ব্যালেন্সের নিশ্চিতকরণ চায়। দুটো একের পর এক আসে — আগে তালিকা মেলানো হয়, তারপর ব্যালেন্স নিশ্চিত করানো হয়; সেই পদ্ধতি আছে পার্টি অ্যাকাউন্ট রিকনসিলিয়েশন কীভাবে করবেন পেজে।
স্টেটমেন্ট চাওয়ার সময় কী লিখবেন: পাঁচটি ধাপ
1. সময়কাল তারিখ দিয়ে লিখুন
শুরু ও শেষের দিন স্পষ্ট করে লিখুন: “01.01.2026 – 25.09.2026”। “সাম্প্রতিক লেনদেন” বা “এ বছরের তালিকা” ধরনের অনুরোধ হলে অপর পক্ষ নিজের পছন্দমতো সময়ের তালিকা পাঠায়, ফলে দুই তালিকার তারিখ মেলে না। সময়কাল মাঝখান থেকে শুরু হলে ওপেনিং ব্যালেন্স প্রথম সারিতে রাখতে বলুন।
2. কোন কলামগুলো দরকার তা জানান
তারিখ, ডকুমেন্ট নম্বর, বিবরণ, ডেবিট, ক্রেডিট এবং প্রতিটি সারিতে চলমান ব্যালেন্স। ডকুমেন্ট নম্বরহীন তালিকা থেকে গরমিল ধরা পড়লে কোন চালানে আপনাদের মতভেদ তা বোঝা যায় না; আর শুধু মোট অঙ্ক দেখানো সারসংক্ষেপ স্টেটমেন্ট নয়।
3. ফরম্যাট ও ফেরত পাঠানোর তারিখ জানান
ডকুমেন্টটি PDF-এ চান; নিজের রেকর্ডের সঙ্গে মেলানো সহজ হলে Excel-ও চাইতে পারেন। একটি ফেরতের দিন লিখুন — তারিখহীন অনুরোধ সারিতে পড়ে থাকে এবং ভুলে যাওয়া হয়।
4. নিজের পরিচয়ের তথ্য যোগ করুন
আপনার পূর্ণ বাণিজ্যিক নাম ও ট্যাক্স নম্বর লিখুন। এ থেকে অপর পক্ষ বুঝতে পারে তারা আপনাকে কোন পার্টি কার্ডে রেখেছে; একই কোম্পানি দুটি আলাদা কার্ডে থাকার ঘটনাও সবচেয়ে বেশি এখানেই ধরা পড়ে।
5. আসা স্টেটমেন্ট নিজের রেকর্ডের সঙ্গে মেলান
আগে ওপেনিং ব্যালেন্স, তারপর সারির সংখ্যা দেখুন। কোনো সারি না মিললে গরমিল খুঁজুন মোট অঙ্কে নয়, তারিখে; সব মিলে গেলে ব্যালেন্সটি লিখিতভাবে নিশ্চিত করিয়ে নিন। মেলানোর বিস্তারিত রিকনসিলিয়েশন পেজে আছে।
গ্রাহকের কাছে পার্টি অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট চাওয়ার ইমেইল
গ্রাহকের কাছে আপনার পাওনা তাদের খাতায় কীভাবে দেখানো আছে তা জানার জন্য। বর্গ বন্ধনীর ভেতরের অংশগুলো নিজের তথ্য দিয়ে বদলে নিন:
বিষয় লাইনে সময়কাল ও আপনার কোম্পানির নাম লিখুন: হিসাব বিভাগ একই সপ্তাহে ডজন ডজন অনুরোধ পায় এবং পরে মেইলটি সময়কালের নাম ধরে খোঁজে।
সরবরাহকারীর কাছে পার্টি অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট চাওয়ার ইমেইল
সরবরাহকারীর কাছে আপনার দেনা তাদের খাতায় কত দেখানো আছে তা পেমেন্ট করার আগে দেখার জন্য। এখানে আরও জিজ্ঞেস করা কাজে দেয় আপনার করা পেমেন্টগুলো তালিকায় আছে কি না:
পার্টি অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্টের অনুরোধপত্রের (dilekçe) নমুনা
অনুসন্ধানে “dilekçe” (আবেদনপত্র) নামে এলেও এটি কোনো সরকারি ফর্ম নয়; ব্যবসা-প্রতিষ্ঠানের মধ্যে ব্যবহৃত একটি চিঠির নমুনা মাত্র, মানতে হয় এমন কোনো একক কাঠামো নেই। অপর পক্ষের হিসাব বিভাগ লিখিত অনুরোধ চাইলে, অথবা অনুরোধটি লেটারহেড এবং সিল-স্বাক্ষরসহ পাঠাতে চাইলে এই ধাঁচটি ব্যবহার করুন:
যেসব ক্ষেত্রে চিঠির আইনি ফল থাকা দরকার — বিতর্কিত পাওনা, আইনি পদক্ষেপ বা মামলার প্রস্তুতি — সেগুলো আলাদা বিবেচনার বিষয়; সেক্ষেত্রে আপনার হিসাবরক্ষক (mali müşavir) বা আইনজীবীর পরামর্শ নিন।
নিজের স্টেটমেন্ট পাঠানোর সময়কার ইমেইল
স্টেটমেন্ট যদি আপনার কাছে চাওয়া হয়ে থাকে, অথবা অপর পক্ষের কাজ সহজ করতে নিজের তালিকা আগেই পাঠাচ্ছেন, তাহলে মেইল ছোট রাখুন এবং ব্যালেন্সের দিক স্পষ্ট করে লিখুন:
ফাইলের নামে কোম্পানির নাম ও স্টেটমেন্ট তৈরির তারিখ লিখুন; অপর পক্ষ কয়েক মাস পরেও সংযুক্তিগুলো এই নামে খোঁজে। ডকুমেন্টটি PDF আকারে পাঠান — সম্পাদনাযোগ্য ফাইলের মানে হলো আপনার পাঠানো অঙ্ক পরে বদলে ফেলা যেতে পারে।
পাঠানোর স্টেটমেন্ট কীভাবে তৈরি করবেন?
Excel দিয়ে: একটি পার্টির জন্য পাঠানোর তালিকা তৈরির সবচেয়ে সংক্ষিপ্ত পথ হলো বিনামূল্যের পার্টি অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট নমুনা Excel টেমপ্লেট: লেনদেনগুলো লিখলেই চলমান ব্যালেন্সসহ প্রিন্টের উপযোগী ডকুমেন্ট নিজে থেকে তৈরি হয়ে যায়। PDF-এ রূপান্তর করে আপনার মেইলে সংযুক্ত করবেন।
অ্যাপ দিয়ে: হিসাব খাতা: দেনা-পাওনা অ্যাপে গ্রাহক বা সরবরাহকারীর কার্ডে অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট ট্যাব খুলে শুরু ও শেষের তারিখ বেছে নেবেন; সময়কালের লেনদেন, ওপেনিং ব্যালেন্স ও বর্তমান ব্যালেন্স হিসাব করা অবস্থায় আসে। স্টেটমেন্ট প্রিন্ট বোতামটি আপনার কোম্পানির তথ্য, তারিখের পরিসীমা এবং ব্যালেন্সসহ লেনদেনগুলো দেখানো ডকুমেন্টটি ব্রাউজারের প্রিন্ট উইন্ডোতে খোলে; সেখান থেকে PDF হিসেবে সেভ করে মেইলে সংযুক্ত করবেন। ড্যাশবোর্ড স্টেটমেন্ট সরাসরি ইমেইল বা WhatsApp-এ পাঠায় না; PDF-টি উপরের মেইলে আপনাকেই সংযুক্ত করতে হয়।
আসা স্টেটমেন্ট নিয়ে কী করবেন?
1. ওপেনিং ব্যালেন্স দেখুন। দুই পক্ষের সময়ের শুরুর অঙ্ক না মিললে সমস্যা এই সময়ে নয়, তার আগে; আগে সেখানে ফিরে যান।
2. সারির সংখ্যা তুলনা করুন। একই তারিখ পরিসরে আপনার কাছে আছে কিন্তু তাদের কাছে নেই (বা উল্টো) এমন কোনো চালান, আদায় বা ফেরত আছে কি? গরমিলের অঙ্ক প্রায়ই সরাসরি একটি ডকুমেন্টের সঙ্গে মিলে যায়। এই তুলনার নমুনা টেবিল পার্টি অ্যাকাউন্ট রিকনসিলিয়েশন কীভাবে করবেন পেজে আছে।
3. মিলে গেলে ব্যালেন্স লিখিতভাবে নিশ্চিত করিয়ে নিন। স্টেটমেন্ট একটি তালিকা, নিশ্চিতকরণ নয়। ক্লোজিং ব্যালেন্স তারিখসহ অপর পক্ষকে দিয়ে নিশ্চিত করাতে ব্যালেন্স কনফার্মেশন চিঠি ও মেইলের নমুনা ব্যবহার করুন।
সচরাচর জিজ্ঞাসা
পার্টি অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট কীভাবে চাইবেন?
অপর পক্ষকে একটি সংক্ষিপ্ত ইমেইল বা চিঠি পাঠানো হয়। তাতে থাকে আপনার পূর্ণ কোম্পানির নাম ও ট্যাক্স নম্বর, চাওয়া সময়ের শুরু ও শেষের তারিখ, তালিকায় যেসব কলাম থাকা দরকার (তারিখ, ডকুমেন্ট নম্বর, বিবরণ, ডেবিট, ক্রেডিট, চলমান ব্যালেন্স), কাঙ্ক্ষিত ফরম্যাট (সাধারণত PDF) এবং ফেরত পাঠানোর তারিখ। ওপেনিং ব্যালেন্স প্রথম সারিতে দেখাতে আলাদা করে বলে দিলে তালিকা অসম্পূর্ণ আসার সম্ভাবনা কমে।
পার্টি অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট কত ঘন ঘন চাওয়া হয়?
এর জন্য বাধ্যতামূলক কোনো ক্যালেন্ডার নেই; প্রতিটি ব্যবসা নিজের নিয়ম ঠিক করে। নিয়মিত লেনদেন হয় এমন পার্টির কাছে মাসে বা প্রতি তিন মাসে একবার চাওয়া একটি কাজের অভ্যাস। পেমেন্টের আগে, সময়কাল শেষে, ব্যালেন্সে অপ্রত্যাশিত লাফ দেখলে, অথবা কোনো পার্টির সঙ্গে কাজ শেষ করার সময় অপেক্ষা না করে চেয়ে নিন।
অপর পক্ষ স্টেটমেন্ট না পাঠালে কী করবেন?
প্রথমে ফেরতের তারিখের পর একবার মনে করিয়ে দিন। তবু না এলে নিজের স্টেটমেন্ট পাঠিয়ে জিজ্ঞেস করুন “আপনাদের রেকর্ডের সঙ্গে মিলছে কি?”; তখন অপর পক্ষের কাজ শূন্য থেকে তালিকা বানানো থেকে নেমে শুধু মেলানোতে দাঁড়ায়। উত্তর না দেওয়া মানে সম্মতি নয়; আপনি কবে কবে পাঠিয়েছেন তার রেকর্ড রাখুন। বিতর্ক বা আইনি প্রক্রিয়ার প্রশ্ন থাকলে আপনার হিসাবরক্ষক বা আইনজীবীর পরামর্শ নিন।
স্টেটমেন্ট চাওয়া আর রিকনসিলিয়েশন (mutabakat) চাওয়ার পার্থক্য কী?
স্টেটমেন্টের অনুরোধে অপর পক্ষের কাছে লেনদেনের তালিকা চাওয়া হয়: কোন তারিখে কোন চালান, আদায় বা ফেরত লেখা হয়েছে। ব্যালেন্স কনফার্মেশন চিঠি চায় একটিমাত্র অঙ্কের, অর্থাৎ নির্দিষ্ট তারিখের ব্যালেন্সের নিশ্চিতকরণ। সাধারণ ক্রম এই: আগে স্টেটমেন্ট মেলানো হয়, গরমিল মিটিয়ে ফেলা হয়, তারপর রিকনসিলিয়েশনের মাধ্যমে ব্যালেন্স নিশ্চিত করানো হয়।
স্টেটমেন্ট কোন ফরম্যাটে চাওয়া উচিত?
পাঠানোর ডকুমেন্টের জন্য PDF: সম্পাদনা করা যায় না, যেকোনো ডিভাইসে একই রকম দেখায় এবং পরে বদলানো যায় না। নিজের রেকর্ডের সঙ্গে সারি ধরে মেলাতে চাইলে একই তালিকার Excel সংস্করণও চাইতে পারেন; সাজানো ও ফিল্টার করার কাজ ছোট হয়ে আসে। কোনটি বৈধ ডকুমেন্ট ধরা হবে তা চিঠিতে উল্লেখ করুন।
পার্টি অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্টের অনুরোধপত্র কি সরকারি ডকুমেন্ট?
এই পেজের অনুরোধপত্র কোনো সরকারি ফর্ম নয়; ব্যবসা-প্রতিষ্ঠানের মধ্যে ব্যবহৃত একটি চিঠির নমুনা, মানতে হয় এমন কোনো একক কাঠামো নেই। লেটারহেডে ছাপিয়ে সিল-স্বাক্ষরসহ পাঠালে চিঠিতে গুরুত্ব আসে এবং তার নথি থাকে। যেসব ক্ষেত্রে চিঠির আইনি ফল থাকা দরকার, সেখানে আপনার হিসাবরক্ষক বা আইনজীবীর পরামর্শ নিন।
নিজের পার্টি অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট কীভাবে তৈরি ও পাঠাব?
Excel-এ তৈরি স্টেটমেন্ট টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন, অথবা পার্টি অ্যাকাউন্ট অ্যাপ থেকে স্টেটমেন্ট নিতে পারেন। ডকুমেন্টটি PDF হিসেবে সেভ করে একটি ইমেইলে সংযুক্ত করুন; মেইলে সময়কাল, ক্লোজিং ব্যালেন্স এবং ব্যালেন্সটি ডেবিট না ক্রেডিট তা এক বাক্যে লিখুন। WhatsApp-ও চলে, তবে ইমেইল ডকুমেন্ট ও পাঠানোর তারিখ দুটোই স্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করে।
সর্বশেষ আপডেট: 2026-09-26
আপনার পাঠানোর স্টেটমেন্ট অ্যাপে
পার্টি কার্ড খুলুন, তারিখের পরিসীমা বেছে নিন; লেনদেনগুলো চলমান ব্যালেন্সসহ তৈরি অবস্থায় আসবে।
স্টেটমেন্ট চাইলে হাতে তালিকা বানাবেন না
বিনামূল্যে অ্যাকাউন্ট খুলুন, লেনদেন লিখতে থাকলে তালিকা জমতে থাকবে; শুধু তারিখের পরিসীমা বেছে প্রিন্ট করলেই হবে।