চেক ও প্রমিসরি নোট ট্র্যাকিং কীভাবে করবেন?

চলতি হিসাবে (বাকিতে) আপনি যা ট্র্যাক করেন তা একটি ব্যালেন্স। চেক ও নোটে আপনি ট্র্যাক করেন আলাদা আলাদা নথি: প্রতিটির নিজস্ব মেয়াদ, নিজস্ব অঙ্ক এবং নিজস্ব পরিণতি আছে।

পাঁচ ধাপে চেক ও নোট ট্র্যাকিং

1. প্রাপ্ত ও প্রদত্ত চেক দুটি আলাদা তালিকায় রাখুন

চেক ও নোট ট্র্যাকিংয়ের পুরোটাই এই বিভাজনের উপর দাঁড়িয়ে। প্রাপ্ত চেক ও নোট হলো আপনি গ্রাহকের কাছ থেকে পাওয়া, মেয়াদে আদায় করবেন এমন মূল্যবান নথি; প্রদত্তগুলো আপনি সরবরাহকারীকে লিখে দেওয়া, মেয়াদে পরিশোধ করতে বাধ্য এমন দেনা। দুটিকে এক তালিকায় রাখা সবচেয়ে প্রচলিত ভুল: মোট অঙ্ক অর্থহীন হয়ে যায়, কারণ আদায় হবে এমন টাকা থেকে পরিশোধ করতে হবে এমন টাকা বাদ পড়ে। দুই তালিকার আলাদা মোট অঙ্কই আপনার সরাসরি নগদ পরিকল্পনা — আগামী মাসে কী আসবে, কী যাবে।

2. প্রতিটি রেকর্ড ছয়টি তথ্য দিয়ে খুলুন

একটি চেক বা নোটকে ট্র্যাক করার যোগ্য করে ছয়টি ঘর আছে: কার কাছ থেকে পাওয়া বা কাকে দেওয়া (অ্যাকাউন্টের নাম), চেক না নোট, নথি নম্বর, ব্যাংক (নোটে ফাঁকা থাকে), অঙ্ক এবং মেয়াদ-তারিখ। এর একটি না থাকলে রেকর্ড খুঁজে পাওয়ার মতো থাকে না: নম্বরবিহীন চেক ব্যাংকে মেলানো যায় না, অ্যাকাউন্টের নাম না লেখা নোট বাউন্স হলে কার নামে ফেরত লেখা হবে তা জানা যায় না।

3. তালিকা অঙ্ক দিয়ে নয়, মেয়াদ পূর্ণ হতে বাকি দিন দিয়ে সাজান

পোর্টফোলিও অঙ্ক অনুযায়ী সাজালে বড় চেকটি সবার উপরে বসে; অথচ আপনার জানা দরকার কোনটি আগে আসছে। প্রতিটি লাইনে মেয়াদ পূর্ণ হতে কত দিন বাকি তা দেখান এবং তালিকাটি এই কলাম অনুযায়ী সাজান। প্রদত্ত চেকের ক্ষেত্রে এই সাজানোই একটি পরিশোধ-ক্যালেন্ডার: সবচেয়ে কাছের মেয়াদের চেকের অঙ্ক ক্যাশে না থাকলে সমস্যাটি সপ্তাহ আগেই দেখতে পান। প্রাপ্ত দিকে কোন দিন কোন চেক ব্যাংকে জমা দেবেন তাও একই তালিকা থেকে পড়া যায়।

4. মেয়াদের দিনে রেকর্ড বন্ধ করুন, অপেক্ষমাণ রাখবেন না

মেয়াদ পূর্ণ হওয়া চেক আদায় হলে বা প্রদত্ত চেক পরিশোধ হলে রেকর্ডটি সেদিনই বন্ধ করা উচিত। বন্ধ না করা রেকর্ড পোর্টফোলিওর মোট অঙ্ক ফুলিয়ে দেয় এবং কিছুদিন পর তালিকাটি আর বিশ্বাসযোগ্য থাকে না — “এটা বোধহয় গত মাসেই পেয়েছিলাম” অবস্থায় পৌঁছালে ট্র্যাকিং শেষ। আদায়ের টাকা কোন ক্যাশে বা ব্যাংক অ্যাকাউন্টে নিলেন তাও লিখুন; মাস শেষে ক্যাশ গণনা আর পোর্টফোলিও পরস্পরকে যাচাই করে।

5. বাউন্স হওয়াটি সেদিনই অ্যাকাউন্টে ফেরত লিখুন

কোনো চেক ব্যাংকে বাউন্স হলে বা নোট মেয়াদে পরিশোধ না হলে আপনার পাওনা হারিয়ে যায় না, শুধু রূপ বদলায়: নথিতে ট্র্যাক করা পাওনা আবার চলতি হিসাবের পাওনায় ফিরে আসে। রেকর্ডটি “বাউন্স” হিসেবে বন্ধ করুন এবং একই অঙ্ক সেই অ্যাকাউন্টের দেনা হিসেবে ফেরত লিখুন। এই ধাপ বাদ গেলে পাওনা দুটি তালিকার মাঝখানে হারিয়ে যায়: পোর্টফোলিওতে বন্ধ দেখায়, অ্যাকাউন্টে মোটেই দেখা যায় না। আইনি প্রক্রিয়া আলাদা বিষয়; কী করতে হবে তার জন্য একজন বিশেষজ্ঞের পরামর্শ নিন।

উদাহরণ: 19 সেপ্টেম্বর সকালের চেক পোর্টফোলিও

বাকিতে ব্যবসা করা একটি ছোট পাইকারি প্রতিষ্ঠানের পোর্টফোলিও। একই রেকর্ডগুলো এক তালিকায় জড়ো করলে “আমার হাতে 47.000 ₺ চেক আছে”-র মতো বিভ্রান্তিকর মোট অঙ্ক আসত; দুই ভাগ করলে আসল প্রশ্নটি দৃশ্যমান হয় — অক্টোবরের শুরুতে ক্যাশে পর্যাপ্ত টাকা থাকবে কি?

প্রাপ্ত মোট 14.500 + 9.800 + 6.200 = 30.500 ₺, প্রদত্ত মোট 11.000 + 5.500 = 16.500 ₺। আজকের কাজ এক লাইনে: গ্রাহক C-র চেকটি চার দিন ধরে বিলম্বিত, ব্যাংক থেকে ফেরত এসেছে কি না জেনে রেকর্ড বন্ধ করতে হবে। বাউন্স হয়ে থাকলে 6.200 ₺ সেদিনই C-র অ্যাকাউন্টে দেনা হিসেবে ফেরত লেখা হয় এবং পাওনা স্বাভাবিক মেয়াদ ট্র্যাকিংয়ে ফিরে যায়। 30 সেপ্টেম্বর–5 অক্টোবরের মধ্যে 16.500 ₺ বের হবে; তার বিপরীতে একই সময়ে 24.500 ₺ আসবে বলে দেখা যাচ্ছে, অর্থাৎ ক্যালেন্ডার মিলছে।

Excel-এ চেক ও নোট ট্র্যাকিং কীভাবে করবেন?

প্রতিটি নথি একটি সারি: দিক, অ্যাকাউন্টের নাম, ধরন, নথি নম্বর, ব্যাংক, অঙ্ক, মেয়াদ। মেয়াদ-তারিখ G কলামে থাকলে বাকি দিন ও অবস্থা দুটি ফর্মুলায় বের হয়:

Kalan gün :  =G2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(G2-BUGÜN()<0;"VADESİ GEÇTİ";EĞER(G2-BUGÜN()<=7;"BU HAFTA";"VADESİ VAR"))
Alınan toplam :  =ETOPLA(A:A;"Alınan";F:F)
Verilen toplam:  =ETOPLA(A:A;"Verilen";F:F)

শেষ দুটি ফর্মুলা আলাদা আলাদা দুটি মোট অঙ্ক দেয়; আপনার নগদ পরিকল্পনা এই দুই সংখ্যার ব্যবধান। বন্ধ হওয়া নথি সারি থেকে মুছবেন না — শেষে একটি অবস্থা কলাম যোগ করে “আদায় হয়েছে”, “পরিশোধ হয়েছে” বা “বাউন্স” লিখুন এবং মোটের ফর্মুলাগুলো শুধু খোলা রেকর্ডে সীমিত করুন। দেনা-পাওনার যুক্তি নিজেই দেনা-পাওনা অ্যাকাউন্ট কী পেজে, নথিবিহীন পাওনার মেয়াদ-বিন্যাস আদায় ও মেয়াদ ট্র্যাকিং পেজে ব্যাখ্যা করেছি; ফর্মুলাসহ তৈরি সেটআপের জন্য বিনামূল্যের দেনা-পাওনা অ্যাকাউন্ট ট্র্যাকিং টেমপ্লেট দেখতে পারেন। এই ফর্মুলা, দিক ও অবস্থার তালিকা এবং এই মাসে মেয়াদ পূর্ণ হওয়া প্রাপ্ত-প্রদত্তের মোট অঙ্কসহ প্রস্তুত ফাইলের জন্য বিনামূল্যের চেক ও নোট ট্র্যাকিং Excel ছক ডাউনলোড করতে পারেন।

প্রোগ্রামে চেক ও নোট ট্র্যাকিং

হিসাব খাতা: দেনা-পাওনা অ্যাপের চেক ও নোট স্ক্রিন পোর্টফোলিওকে উপরের বিভাজন অনুযায়ী দুই কলামে দেখায়: প্রাপ্ত চেক ও নোট বাঁয়ে, প্রদত্তগুলো ডানে; প্রতিটি কলামের মাথায় সেই পক্ষের মোট অঙ্ক লেখা থাকে। কোনো কলামে মেয়াদোত্তীর্ণ রেকর্ড থাকলে বিলম্বিত অঙ্ক কলামের উপরে আলাদা একটি সতর্কতা-ফিতায় জমা হয়।

নতুন রেকর্ড খোলার সময় আগে দিক (প্রাপ্ত / প্রদত্ত), তারপর ধরন (চেক / নোট) বেছে নেন; নথি নম্বর, ব্যাংকের নাম, অঙ্ক ও মেয়াদ-তারিখ লেখেন। তালিকায় প্রতিটি সারি অ্যাকাউন্টের নাম, নথি নম্বর, ব্যাংক ও মেয়াদ দেখায়; পাশে মেয়াদ পূর্ণ হতে কত দিন বাকি, পেরিয়ে গেলে কত দিন বিলম্ব হয়েছে তা লাল রঙে লেখা থাকে — সাজানো আপনাকে হাতে করতে হয় না। মেয়াদ এলে সারির বোতাম দিয়ে রেকর্ডটি আদায় হয়েছে (প্রাপ্ত) বা পরিশোধ হয়েছে (প্রদত্ত) হিসেবে বন্ধ করেন, চাইলে কোন ক্যাশে এন্ট্রি হলো তা বেছে নেন; ক্যাশ মডিউল ব্যবহার না করলে এই ঘর ফাঁকা রাখা যায়। চেক ব্যাংক থেকে ফেরত এলে একই জায়গা থেকে বাউন্স বিকল্প দিয়ে বন্ধ করা হয়। মেয়াদ কাছে আসা চেক ও নোট আলাদাভাবে মেয়াদ রিপোর্টেও জমা হয়।

স্টক ও বিক্রয়ও একই প্রোগ্রামে সামলালে Ofisx, খুচরা ব্যবসায় বাকির খাতা রাখলে Veresiye Takibi বেশি উপযোগী হতে পারে; চারটির তুলনা কোনটি আমার জন্য উপযুক্ত পেজে।

সচরাচর জিজ্ঞাসা

সর্বশেষ আপডেট: 2026-09-27

পোর্টফোলিও খাতায় ট্র্যাক করবেন না

বিনামূল্যে অ্যাকাউন্ট খুলুন; প্রাপ্ত ও প্রদত্ত চেক নিজ নিজ মোটসহ আলাদা থাকুক, মেয়াদোত্তীর্ণ হলে লাল হয়ে যাক।