Jak prowadzić ewidencję czeków i weksli?

Przy sprzedaży na rachunek otwarty śledzisz saldo. Przy czekach i wekslach śledzisz pojedyncze dokumenty: każdy ma własny termin, własną kwotę i własny los.

Ewidencja czeków i weksli w pięciu krokach

1. Prowadź czeki otrzymane i wystawione na dwóch osobnych listach

Cała ewidencja czeków i weksli opiera się na tym rozróżnieniu. Otrzymane czeki i weksle to papiery wartościowe, które dostałeś od klienta i zrealizujesz w terminie; wystawione to te, które wypisałeś dostawcy i musisz zapłacić w terminie — to Twój dług. Trzymanie obu w jednej liście to najczęstszy błąd: suma wychodzi bez sensu, bo odejmuje pieniądze do odebrania od pieniędzy do zapłaty. Osobne sumy dwóch list to natomiast wprost Twój plan gotówkowy — co wpłynie, a co wypłynie w przyszłym miesiącu.

2. Każdy zapis zakładaj z sześcioma informacjami

Sześć pól sprawia, że czek lub weksel da się śledzić: od kogo otrzymany albo komu wystawiony (nazwa kontrahenta), czek czy weksel, numer dokumentu, bank (przy wekslu zostaje puste), kwota i termin płatności. Jeśli brakuje któregoś z nich, zapis przestaje być wyszukiwalny: czeku bez numeru nie da się dopasować w banku, a przy wekslu bez nazwy kontrahenta, gdy okaże się bez pokrycia, nie wiadomo, na czyj rachunek go zwrócić.

3. Sortuj listę nie według kwoty, lecz według liczby dni do terminu

Sortowanie portfela według kwoty stawia na górze największy czek, a Ciebie interesuje, który nadejdzie pierwszy. W każdym wierszu pokaż, ile dni zostało do terminu, i posortuj listę według tej kolumny. Przy czekach wystawionych to sortowanie jest kalendarzem płatności: jeśli w kasie nie ma kwoty najbliższego czeku, problem widzisz na kilka tygodni wcześniej. Po stronie otrzymanych z tej samej listy odczytasz, którego dnia który czek wpłacić do banku.

4. W dniu terminu zamknij zapis, nie zostawiaj go jako oczekującego

Gdy czek z nadchodzącym terminem zostanie zrealizowany albo czek wystawiony zapłacony, zapis należy zamknąć tego samego dnia. Niezamknięte zapisy zawyżają sumę portfela i po pewnym czasie listy nie da się już ufać — kiedy dochodzi do „chyba dostaliśmy to w zeszłym miesiącu”, ewidencja się skończyła. Zapisz też, na jaką kasę lub rachunek bankowy przyjąłeś wpływ; na koniec miesiąca inwentaryzacja kasy i portfel wzajemnie się weryfikują.

5. Czek bez pokrycia wpisz tego samego dnia z powrotem na rachunek kontrahenta

Gdy czek w banku okaże się bez pokrycia albo weksel nie zostanie zapłacony w terminie, Twoja należność nie znika, tylko zmienia postać: należność śledzona dokumentem znów staje się należnością na rachunku otwartym. Zamknij zapis jako „bez pokrycia” i wpisz tę samą kwotę po stronie zadłużenia na rachunku tego kontrahenta. Jeśli pominiesz ten krok, należność zginie między dwiema listami: w portfelu będzie wyglądać na zamkniętą, a na rachunku kontrahenta nie będzie jej wcale. Postępowanie prawne to osobny temat; co robić dalej, skonsultuj ze specjalistą.

Przykład: portfel czeków rano 19 września

Portfel małej hurtowni pracującej z odroczonymi terminami płatności. Gdyby te same zapisy zsumować w jednej liście, wyszłaby mylna suma w stylu „mam czeków za 47.000 ₺”; po podziale na dwie listy widać prawdziwe pytanie — czy na początku października w kasie będzie dość pieniędzy?

Suma otrzymanych to 14.500 + 9.800 + 6.200 = 30.500 ₺, suma wystawionych to 11.000 + 5.500 = 16.500 ₺. Dzisiejsze zadanie widać w jednym wierszu: czek Klienta C jest od czterech dni po terminie — trzeba sprawdzić, czy wrócił z banku, i zamknąć zapis. Jeśli okaże się bez pokrycia, 6.200 ₺ wpisuje się tego samego dnia z powrotem na rachunek C jako zadłużenie, a należność wraca do zwykłego śledzenia terminów. Między 30 września a 5 października wypłynie 16.500 ₺; w tym samym okresie wpłynie, jak się wydaje, 24.500 ₺, więc kalendarz się spina.

Jak prowadzić ewidencję czeków i weksli w Excelu?

Każdy dokument to jeden wiersz: kierunek, nazwa kontrahenta, rodzaj, numer dokumentu, bank, kwota, termin. Jeśli termin jest w kolumnie G, liczbę pozostałych dni i status uzyskasz dwiema formułami:

Kalan gün :  =G2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(G2-BUGÜN()<0;"VADESİ GEÇTİ";EĞER(G2-BUGÜN()<=7;"BU HAFTA";"VADESİ VAR"))
Alınan toplam :  =ETOPLA(A:A;"Alınan";F:F)
Verilen toplam:  =ETOPLA(A:A;"Verilen";F:F)

Dwie ostatnie formuły dają dwie osobne sumy; Twój plan gotówkowy to różnica tych dwóch liczb. Nie usuwaj z wiersza zamkniętego dokumentu — dodaj na końcu kolumnę Status, wpisz „zrealizowany”, „zapłacony” albo „bez pokrycia” i ogranicz formuły sum tylko do zapisów otwartych. Samą logikę należności i zobowiązań opisaliśmy na stronie czym jest rachunek kontrahenta, a porządek terminów dla należności bez dokumentu na stronie windykacja i śledzenie terminów; gotowy układ z formułami znajdziesz w darmowym szablonie ewidencji rachunków kontrahentów. Jeśli chcesz gotowy plik, w którym te formuły, listy kierunków i statusów oraz sumy otrzymanych i wystawionych z terminem w bieżącym miesiącu są już ustawione, pobierz darmową tabelę Excel do ewidencji czeków i weksli.

Ewidencja czeków i weksli w programie

Ekran Czeki i weksle w aplikacji Księga Rozrachunków: Długi pokazuje portfel z powyższym podziałem, w dwóch kolumnach: czeki i weksle otrzymane po lewej, wystawione po prawej; na górze każdej kolumny jest suma danej strony. Jeśli w kolumnie jest zapis po terminie, zaległa kwota jest zebrana osobno w pasku ostrzeżenia nad kolumną.

Zakładając nowy zapis, wybierasz najpierw kierunek (otrzymany / wystawiony), potem rodzaj (czek / weksel), a następnie wpisujesz numer dokumentu, nazwę banku, kwotę i termin płatności. Każdy wiersz listy pokazuje nazwę kontrahenta, numer dokumentu, bank i termin; obok na czerwono widać, ile dni zostało do terminu albo ile dni minęło po terminie — sortowania nie musisz robić ręcznie. Gdy termin nadejdzie, przyciskiem w wierszu zamykasz zapis jako zrealizowany (otrzymany) albo zapłacony (wystawiony) i, jeśli chcesz, wybierasz kasę, na którą został zaksięgowany; jeśli nie korzystasz z modułu kasy, to pole można zostawić puste. Jeśli czek wróci z banku, zamykasz go w tym samym miejscu opcją bez pokrycia. Czeki i weksle z zbliżającym się terminem są dodatkowo zebrane w raporcie terminów.

Jeśli w jednym programie zarządzasz też magazynem i sprzedażą, lepszy może być Ofisx, a jeśli w handlu detalicznym prowadzisz zeszyt długów klientów (veresiye), Veresiye Takibi; porównanie wszystkich czterech znajdziesz na stronie które rozwiązanie jest dla mnie.

Najczęstsze pytania

Ostatnia aktualizacja: 2026-09-27

Nie prowadź portfela w zeszycie

Załóż darmowe konto; czeki otrzymane i wystawione będą osobno, każde z własną sumą, a te po terminie zaświecą się na czerwono.