¿Cómo se hace el seguimiento de cheques y pagarés?

En una cuenta abierta usted hace seguimiento de un saldo. En los cheques y pagarés hace seguimiento de documentos uno a uno: cada uno tiene su propio vencimiento, su propio importe y su propio destino.

Seguimiento de cheques y pagarés en cinco pasos

1. Lleve los cheques recibidos y emitidos en dos listas separadas

Todo el seguimiento de cheques y pagarés se apoya en esta separación. Los cheques y pagarés recibidos son los valores que le entrega un cliente y que usted cobrará al vencimiento; los emitidos son los que usted extiende a un proveedor, una deuda que está obligado a pagar al vencimiento. Mezclarlos en una sola lista es el error más frecuente: el total no significa nada, porque resta el dinero que se va a cobrar del dinero que se va a pagar. En cambio, el total de cada lista por separado es directamente su plan de tesorería: qué entrará y qué saldrá el mes que viene.

2. Dé de alta cada documento con seis datos

Hay seis campos que hacen que un cheque o pagaré se pueda seguir: de quién se recibió o a quién se entregó (nombre de la cuenta), si es cheque o pagaré, número de documento, banco (en el pagaré queda vacío), importe y fecha de vencimiento. Si falta alguno, el registro deja de ser localizable: un cheque sin número no se puede cotejar en el banco, y si un pagaré no lleva el nombre de la cuenta, cuando resulte impagado no se sabrá a quién anotárselo.

3. Ordene la lista por los días que faltan para el vencimiento, no por el importe

Ordenar la cartera por importe pone arriba el cheque más grande, pero lo que le interesa es cuál llega primero. Muestre en cada línea cuántos días faltan para el vencimiento y ordene la lista por esa columna. En los cheques emitidos, este orden es un calendario de pagos: si no tiene en caja el importe del cheque que vence antes, verá el problema con semanas de antelación. En los recibidos, de la misma lista se lee qué día debe ingresar cada cheque en el banco.

4. Cierre el registro el día del vencimiento, no lo deje pendiente

Cuando se cobra un cheque que ha vencido o se paga un cheque emitido, el registro debe cerrarse el mismo día. Los registros sin cerrar inflan el total de la cartera y, con el tiempo, la lista deja de ser fiable: cuando se llega a «creo que este lo recibimos el mes pasado», el seguimiento ha terminado. Anote también en qué caja o cuenta bancaria ingresó el cobro; a fin de mes, el arqueo de caja y la cartera se confirman mutuamente.

5. Anote de vuelta en la cuenta, el mismo día, el que salga sin fondos

Cuando un cheque resulta sin fondos en el banco o un pagaré no se paga al vencimiento, su crédito no desaparece, solo cambia de forma: el crédito que se seguía con un documento vuelve a ser un crédito en cuenta abierta. Cierre el registro como «sin fondos» y anote el mismo importe como cargo en la cuenta correspondiente. Si se omite este paso, el crédito se pierde entre las dos listas: en la cartera aparece cerrado y en la cuenta no aparece en absoluto. El procedimiento legal es otro asunto; consulte a un especialista sobre qué hacer.

Ejemplo: la cartera de cheques la mañana del 19 de septiembre

Es la cartera de un pequeño mayorista que trabaja con vencimientos. Si los mismos registros se sumaran en una sola lista, saldría un total engañoso del tipo «tengo 47.000 ₺ en cheques»; divididos en dos, aparece la pregunta de fondo: ¿habrá dinero suficiente en caja a principios de octubre?

El total de recibidos es 14.500 + 9.800 + 6.200 = 30.500 ₺ y el de emitidos, 11.000 + 5.500 = 16.500 ₺. La tarea de hoy cabe en una línea: el cheque del Cliente C lleva cuatro días vencido; hay que averiguar si el banco lo devolvió y cerrar el registro. Si resultó sin fondos, los 6.200 ₺ se anotan el mismo día como cargo en la cuenta de C y el crédito vuelve al seguimiento normal de vencimientos. Entre el 30 de septiembre y el 5 de octubre saldrán 16.500 ₺; en el mismo período parece que entrarán 24.500 ₺, es decir, el calendario cuadra.

¿Cómo se hace el seguimiento de cheques y pagarés en Excel?

Cada documento es una fila: sentido, nombre de la cuenta, tipo, n.º de documento, banco, importe, vencimiento. Si la fecha de vencimiento está en la columna G, los días restantes y el estado se obtienen con dos fórmulas:

Kalan gün :  =G2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(G2-BUGÜN()<0;"VADESİ GEÇTİ";EĞER(G2-BUGÜN()<=7;"BU HAFTA";"VADESİ VAR"))
Alınan toplam :  =ETOPLA(A:A;"Alınan";F:F)
Verilen toplam:  =ETOPLA(A:A;"Verilen";F:F)

Las dos últimas fórmulas dan dos totales por separado; su plan de tesorería es la diferencia entre esos dos números. No borre de la fila el documento cerrado: añada al final una columna Estado con «cobrado», «pagado» o «sin fondos» y limite las fórmulas de total solo a los registros abiertos. La lógica de deudas y créditos la explicamos en la página qué es una cuenta de cliente o proveedor, y el orden de vencimientos de los créditos sin documento en la página seguimiento de cobros y vencimientos; para una configuración lista con fórmulas, puede consultar la plantilla gratuita de seguimiento de cuentas. Y para un archivo ya preparado, con estas fórmulas, las listas de sentido y estado y los totales de recibidos y emitidos que vencen este mes, puede descargar la hoja de Excel gratuita de seguimiento de cheques y pagarés.

Seguimiento de cheques y pagarés con un programa

La pantalla Cheques y pagarés de Libro de Cuentas: Deudas muestra la cartera con la separación descrita arriba, en dos columnas: los cheques y pagarés recibidos a la izquierda y los emitidos a la derecha; al inicio de cada columna figura el total de ese lado. Si una columna tiene registros vencidos, el importe vencido se reúne en una franja de aviso aparte encima de la columna.

Al crear un registro, primero elige el sentido (recibido / emitido) y luego el tipo (cheque / pagaré); después introduce el número de documento, el nombre del banco, el importe y la fecha de vencimiento. En la lista, cada fila muestra el nombre de la cuenta, el número de documento, el banco y el vencimiento; al lado aparece en rojo cuántos días faltan para el vencimiento o, si ya pasó, cuántos días de retraso lleva: no necesita ordenar a mano. Llegado el vencimiento, con el botón de la fila cierra el registro como cobrado (recibido) o pagado (emitido) y, si lo desea, elige en qué caja se registró; si no usa el módulo de caja, este campo puede dejarse vacío. Si el banco devuelve el cheque, se cierra desde el mismo lugar con la opción sin fondos. Los cheques y pagarés próximos a vencer se reúnen además en el informe de vencimientos.

Si además gestiona el inventario y las ventas en el mismo programa, quizá le convenga más Ofisx; si lleva un cuaderno de fiado en un comercio minorista, Veresiye Takibi; la comparación de los cuatro está en la página cuál me conviene.

Preguntas frecuentes

Última actualización: 2026-09-27

No lleve la cartera en un cuaderno

Abra una cuenta gratuita; los cheques recibidos y emitidos quedan separados, cada uno con su total, y los vencidos se ponen en rojo.