Как се проследяват чекове и записи на заповед?

При разплащане по открита сметка следите салдо. При чековете и записите на заповед следите отделни документи: всеки има свой падеж, своя сума и своя изход.

Проследяване на чекове и записи на заповед в пет стъпки

1. Водете получените и издадените чекове в два отделни списъка

Цялото проследяване на чекове и записи на заповед се основава на това разграничение. Получените чекове и записи на заповед са ценните книги, които сте приели от клиента си и ще събирате на падежа; издадените са дългът, който сте записали към доставчика си и трябва да платите на падежа. Да ги водите в един списък е най-честата грешка: общата сума излиза безсмислена, защото изважда парите за получаване от парите за плащане. Отделните суми на двата списъка пък са директно вашият паричен план — какво ще влезе и какво ще излезе следващия месец.

2. Откривайте всеки запис с шест данни

Има шест полета, които правят един чек или запис на заповед проследим: от кого е получен или на кого е издаден (име на контрагента), чек ли е, или запис на заповед, номер на документа, банка (при записа на заповед остава празна), сума и падеж. Ако липсва някое от тях, записът престава да се намира: чек без номер не може да се сверя в банката, а при запис на заповед без име на контрагент, ако се окаже без покритие, не се знае към кого да се върне.

3. Подреждайте списъка не по сума, а по оставащите дни до падежа

Ако подредите портфейла по сума, най-големият чек излиза най-горе, а вас ви интересува кой ще настъпи първи. Показвайте на всеки ред колко дни остават до падежа и подреждайте списъка по тази колона. При издадените чекове това подреждане е календар на плащанията: ако за чека с най-близък падеж няма сума в касата, проблемът се вижда седмици по-рано. При получените пък от същия списък се чете кой чек в кой ден да внесете в банката.

4. На падежа приключвайте записа, не го оставяйте в чакащи

Когато чек с настъпил падеж бъде събран или издаденият чек бъде платен, записът трябва да се приключи в същия ден. Неприключените записи надуват общата сума на портфейла и след време списъкът престава да е надежден — когато стигнете до „май това го получихме миналия месец“, проследяването е свършило. Записвайте също в коя каса или банкова сметка сте получили сумата; в края на месеца броенето на касата и портфейлът се проверяват взаимно.

5. Връщайте чека без покритие в сметката на контрагента още същия ден

Когато чек се окаже без покритие в банката или запис на заповед не бъде платен на падежа, вземането ви не изчезва, а само променя формата си: вземането, следено чрез документ, отново става вземане по открита сметка. Приключете записа като „без покритие“ и върнете същата сума в сметката на този контрагент като дълг. Ако тази стъпка се пропусне, вземането се губи между двата списъка: в портфейла изглежда приключено, в сметката на контрагента не се вижда изобщо. Правната процедура е отделна тема; за това какво да направите, се допитайте до специалист.

Пример: портфейлът с чекове в сутринта на 19 септември

Портфейлът на малък търговец на едро, който работи с отложено плащане. Ако същите записи бяха събрани в един списък, щеше да се получи подвеждащата обща сума „имам чекове за 47.000 ₺“; когато са разделени на две, става видим същинският въпрос — ще има ли достатъчно пари в касата в началото на октомври?

Общо получени 14.500 + 9.800 + 6.200 = 30.500 ₺, общо издадени 11.000 + 5.500 = 16.500 ₺. Работата за днес е в един ред: чекът на клиент C е просрочен от четири дни, трябва да се разбере дали банката го е върнала и записът да се приключи. Ако се е оказал без покритие, 6.200 ₺ се връщат в същия ден в сметката на C като дълг и вземането се връща към обичайното проследяване на падежите. Между 30 септември и 5 октомври ще излязат 16.500 ₺; срещу тях за същия период изглежда да постъпят 24.500 ₺, тоест календарът излиза.

Как се проследяват чекове и записи на заповед в Excel?

Всеки документ е един ред: посока, име на контрагент, вид, номер на документа, банка, сума, падеж. Ако падежът е в колона G, оставащите дни и състоянието се изчисляват с две формули:

Kalan gün :  =G2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(G2-BUGÜN()<0;"VADESİ GEÇTİ";EĞER(G2-BUGÜN()<=7;"BU HAFTA";"VADESİ VAR"))
Alınan toplam :  =ETOPLA(A:A;"Alınan";F:F)
Verilen toplam:  =ETOPLA(A:A;"Verilen";F:F)

Последните две формули дават по една отделна сума; вашият паричен план е разликата между тези две числа. Не изтривайте приключения документ от реда — добавете в края колона Състояние, запишете „събран“, „платен“ или „без покритие“ и ограничете формулите за сумите само до отворените записи. Самата логика дебит-кредит обяснихме на страницата какво е разчетна сметка (cari hesap), а реда на падежите за вземанията без документ — на страницата проследяване на събирането и падежите; за готова настройка с формули можете да разгледате безплатния шаблон за проследяване на разчетни сметки. За готов файл, в който тези формули, списъците за посока и състояние и сборовете на получените и издадените с падеж този месец вече са настроени, можете да изтеглите безплатната Excel таблица за проследяване на чекове и записи на заповед.

Проследяване на чекове и записи на заповед с приложение

Екранът Чекове и записи на заповед в «Вземания и задължения: Дългове» показва портфейла с горното разграничение в две колони: получените чекове и записи на заповед вляво, издадените вдясно; в началото на всяка колона е изписана сумата на съответната страна. Ако в някоя колона има просрочен запис, просрочената сума се събира в отделна предупредителна лента над колоната.

Когато откривате нов запис, първо избирате посоката (получен / издаден), после вида (чек / запис на заповед); въвеждате номера на документа, името на банката, сумата и падежа. В списъка всеки ред показва името на контрагента, номера на документа, банката и падежа; до тях се изписва колко дни остават до падежа, а ако е минал — колко дни е просрочен, в червено — не е нужно да подреждате ръчно. Когато падежът настъпи, с бутона на реда приключвате записа като събран (получен) или платен (издаден) и, ако желаете, избирате в коя каса е отразен; ако не използвате модула за каса, това поле може да остане празно. Ако чекът бъде върнат от банката, от същото място се приключва с опцията без покритие. Чековете и записите на заповед с наближаващ падеж се събират и в отделна справка за падежите.

Ако управлявате в същото приложение и склад, и продажби, по-подходящ може да е Ofisx, а ако водите тетрадка за продажби на кредит в търговия на дребно — Veresiye Takibi; сравнение на четирите ще намерите на страницата кое е подходящо за мен.

Често задавани въпроси

Последна актуализация: 2026-09-27

Не следете портфейла от тетрадка

Отворете безплатен профил; получените и издадените чекове да стоят отделно със собствените си суми, а просрочените да стават червени.