चेक और प्रॉमिसरी नोट की ट्रैकिंग कैसे करें?

उधार खाते में आप जिस चीज़ को ट्रैक करते हैं वह एक शेष राशि है। चेक और नोट में आप अलग-अलग दस्तावेज़ों को ट्रैक करते हैं: हर एक की अपनी देय तिथि, अपनी राशि और अपना अंजाम होता है।

पाँच चरणों में चेक और नोट की ट्रैकिंग

1. प्राप्त और जारी किए गए चेक अलग-अलग सूचियों में रखें

चेक और नोट की पूरी ट्रैकिंग इसी भेद पर टिकी है। प्राप्त चेक और नोट वे मूल्यवान दस्तावेज़ हैं जो आपने ग्राहक से लिए हैं और जिन्हें देय तिथि पर वसूलना है; जारी किए गए वे हैं जो आपने आपूर्तिकर्ता के नाम लिखे हैं, यानी वह देनदारी जिसे देय तिथि पर चुकाना आपके लिए अनिवार्य है। दोनों को एक सूची में रखना सबसे आम ग़लती है: कुल राशि बेमतलब निकलती है, क्योंकि वह वसूली जाने वाली रकम में से चुकाई जाने वाली रकम घटा देती है। दोनों सूचियों का अलग-अलग योग सीधे आपकी नकदी योजना है — अगले महीने क्या आएगा, क्या जाएगा।

2. हर प्रविष्टि छह जानकारियों के साथ खोलें

छह फ़ील्ड किसी चेक या नोट को ट्रैक करने योग्य बनाते हैं: किससे मिला या किसे दिया (खाते का नाम), चेक है या नोट, दस्तावेज़ संख्या, बैंक (नोट में ख़ाली रहता है), राशि और देय तिथि। इनमें से एक भी कम हो तो प्रविष्टि खोजने लायक़ नहीं रहती: बिना संख्या वाला चेक बैंक में मिलाया नहीं जा सकता, जिस नोट में खाते का नाम नहीं लिखा, उसके बाउंस होने पर पता नहीं चलता कि रकम किसके नाम वापस दर्ज करनी है।

3. सूची को राशि के अनुसार नहीं, देय तिथि में बचे दिनों के अनुसार क्रमबद्ध करें

पोर्टफ़ोलियो को राशि के अनुसार क्रमबद्ध करने पर सबसे बड़ा चेक सबसे ऊपर आता है; जबकि आपके लिए अहम यह है कि कौन-सा पहले आएगा। हर पंक्ति में देय तिथि में बचे दिन दिखाएँ और सूची को इसी कॉलम से क्रमबद्ध करें। जारी किए गए चेक में यह क्रम एक भुगतान कैलेंडर है: जिस चेक की तिथि सबसे नज़दीक है उसकी रकम कैश में न हो तो समस्या आपको हफ़्तों पहले दिख जाती है। प्राप्त चेक की तरफ़ किस दिन कौन-सा चेक बैंक में जमा करना है, यह उसी सूची से पढ़ा जाता है।

4. देय तिथि के दिन प्रविष्टि बंद करें, लंबित न छोड़ें

देय तिथि पर चेक वसूल हो जाए या जारी किया चेक चुका दिया जाए तो प्रविष्टि उसी दिन बंद होनी चाहिए। बंद न की गई प्रविष्टियाँ पोर्टफ़ोलियो का योग फुला देती हैं और कुछ समय बाद सूची पर भरोसा नहीं रहता — “शायद यह पिछले महीने मिला था” की स्थिति आ जाए तो ट्रैकिंग ख़त्म समझिए। वसूली किस कैश या बैंक खाते में ली, यह भी लिखें; महीने के अंत में कैश की गिनती और पोर्टफ़ोलियो एक-दूसरे की पुष्टि करते हैं।

5. बाउंस हुए चेक को उसी दिन खाते में वापस दर्ज करें

जब कोई चेक बैंक में बाउंस हो जाए या नोट देय तिथि पर न चुकाया जाए तो आपका लेना ख़त्म नहीं होता, बस रूप बदलता है: दस्तावेज़ से ट्रैक होने वाला लेना फिर से उधार खाते का लेना बन जाता है। प्रविष्टि को “बाउंस” के रूप में बंद करें और वही राशि उस खाते में डेबिट के रूप में वापस दर्ज करें। यह चरण छूट जाए तो लेना दोनों सूचियों के बीच खो जाता है: पोर्टफ़ोलियो में बंद दिखता है, खाते में दिखता ही नहीं। क़ानूनी प्रक्रिया अलग विषय है; क्या करना है, इसके लिए किसी विशेषज्ञ से सलाह लें।

उदाहरण: 19 सितंबर की सुबह का चेक पोर्टफ़ोलियो

उधार पर काम करने वाले एक छोटे थोक व्यापारी का पोर्टफ़ोलियो। यही प्रविष्टियाँ एक सूची में जोड़ी जातीं तो “मेरे पास 47.000 ₺ के चेक हैं” जैसा भ्रामक योग निकलता; दो हिस्सों में बाँटने पर असली सवाल सामने आता है — क्या अक्तूबर की शुरुआत में कैश में पर्याप्त पैसा होगा?

प्राप्त का कुल योग 14.500 + 9.800 + 6.200 = 30.500 ₺, जारी किए गए का कुल योग 11.000 + 5.500 = 16.500 ₺। आज का काम एक पंक्ति में: ग्राहक C का चेक चार दिन से देरी पर है, बैंक से लौटा या नहीं, यह पता करके प्रविष्टि बंद करनी है। अगर वह बाउंस हुआ तो 6.200 ₺ उसी दिन C के खाते में डेबिट के रूप में वापस दर्ज होंगे और लेना सामान्य देय तिथि ट्रैकिंग में लौट जाएगा। 30 सितंबर–5 अक्तूबर के बीच 16.500 ₺ बाहर जाएँगे; उसके मुक़ाबले उसी अवधि में 24.500 ₺ आते दिख रहे हैं, यानी कैलेंडर संतुलित है।

Excel में चेक और नोट की ट्रैकिंग कैसे करें?

हर दस्तावेज़ एक पंक्ति: दिशा, खाते का नाम, प्रकार, दस्तावेज़ संख्या, बैंक, राशि, देय तिथि। अगर देय तिथि G कॉलम में है तो बचे हुए दिन और स्थिति दो सूत्रों (फ़ॉर्मूला) से निकल आती है:

Kalan gün :  =G2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(G2-BUGÜN()<0;"VADESİ GEÇTİ";EĞER(G2-BUGÜN()<=7;"BU HAFTA";"VADESİ VAR"))
Alınan toplam :  =ETOPLA(A:A;"Alınan";F:F)
Verilen toplam:  =ETOPLA(A:A;"Verilen";F:F)

आख़िरी दो सूत्र अलग-अलग दो योग देते हैं; आपकी नकदी योजना इन दो संख्याओं का अंतर है। बंद हो चुके दस्तावेज़ को पंक्ति से न हटाएँ — अंत में एक स्थिति कॉलम जोड़कर “वसूल हुआ”, “चुकाया गया” या “बाउंस” लिखें और योग वाले सूत्रों को केवल खुली प्रविष्टियों तक सीमित करें। डेबिट-क्रेडिट के तर्क को खाता क्या है पेज में, और दस्तावेज़ों के बाहर के लेने की देय तिथि व्यवस्था को वसूली और देय तिथि ट्रैकिंग पेज में समझाया है; सूत्रों के साथ तैयार सेटअप के लिए मुफ़्त खाता ट्रैकिंग टेम्पलेट देख सकते हैं। जिस तैयार फ़ाइल में ये सूत्र, दिशा और स्थिति की सूचियाँ और इस महीने देय प्राप्त-जारी किए गए के योग पहले से लगे आते हैं, उसके लिए मुफ़्त चेक और नोट ट्रैकिंग Excel तालिका डाउनलोड कर सकते हैं।

प्रोग्राम से चेक और नोट की ट्रैकिंग

खाता बही: लेनदारी-देनदारी की चेक और नोट स्क्रीन पोर्टफ़ोलियो को ऊपर बताए भेद के साथ, दो कॉलम में दिखाती है: प्राप्त चेक और नोट बाईं ओर, जारी किए गए दाईं ओर; हर कॉलम के शीर्ष पर उस पक्ष का योग लिखा होता है। किसी कॉलम में देय तिथि निकल चुकी प्रविष्टि हो तो देरी वाली राशि कॉलम के ऊपर एक अलग चेतावनी पट्टी में जुड़कर दिखती है।

नई प्रविष्टि खोलते समय आप पहले दिशा (प्राप्त / जारी), फिर प्रकार (चेक / नोट) चुनते हैं; दस्तावेज़ संख्या, बैंक का नाम, राशि और देय तिथि दर्ज करते हैं। सूची में हर पंक्ति खाते का नाम, दस्तावेज़ संख्या, बैंक और देय तिथि दिखाती है; उसके साथ देय तिथि में कितने दिन बचे हैं, और निकल चुकी हो तो कितने दिन की देरी है, लाल रंग में लिखा होता है — क्रम आपको ख़ुद नहीं लगाना पड़ता। देय तिथि आने पर पंक्ति के बटन से प्रविष्टि को वसूल हुआ (प्राप्त) या चुकाया गया (जारी) के रूप में बंद करते हैं, चाहें तो यह भी चुन सकते हैं कि किस कैश में दर्ज हुआ; कैश मॉड्यूल का उपयोग नहीं करते तो यह फ़ील्ड ख़ाली छोड़ी जा सकती है। चेक बैंक से लौट आए तो उसी जगह से बाउंस विकल्प से बंद किया जाता है। देय तिथि नज़दीक आए चेक और नोट अलग से देय तिथि रिपोर्ट में भी जुड़ जाते हैं।

अगर आप स्टॉक और बिक्री भी उसी प्रोग्राम में सँभालते हैं तो Ofisx, खुदरा में उधार बही रखते हैं तो Veresiye Takibi ज़्यादा उपयुक्त हो सकता है; चारों की तुलना मेरे लिए कौन-सा सही है पेज पर है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

अंतिम अपडेट: 2026-09-27

पोर्टफ़ोलियो को बही से ट्रैक न करें

मुफ़्त खाता बनाएँ; प्राप्त और जारी किए गए चेक अपने-अपने योग के साथ अलग रहें, देय तिथि निकल चुकी प्रविष्टि लाल हो जाए।