Comment suivre les chèques et les billets à ordre ?

En compte ouvert, ce que vous suivez est un solde. Avec les chèques et billets, ce que vous suivez, ce sont des titres pris un à un : chacun a sa propre échéance, son propre montant et son propre sort.

Le suivi des chèques et billets à ordre en cinq étapes

1. Tenez les chèques reçus et émis dans deux listes distinctes

Tout le suivi des chèques et billets repose sur cette séparation. Les chèques et billets reçus sont des titres que vous avez obtenus de votre client et que vous encaisserez à l’échéance ; les émis sont ce que vous avez écrit à votre fournisseur, une dette que vous devrez payer à l’échéance. Les tenir dans une seule liste est l’erreur la plus fréquente : le total n’a aucun sens, car il soustrait l’argent à encaisser de l’argent à payer. Le total séparé des deux listes, en revanche, est directement votre plan de trésorerie — ce qui va entrer et sortir le mois prochain.

2. Ouvrez chaque enregistrement avec six informations

Six champs rendent un chèque ou un billet traçable : de qui il vient ou à qui il est remis (nom du compte tiers), chèque ou billet, numéro du titre, banque (vide pour un billet), montant et date d’échéance. Si l’un manque, l’enregistrement n’est plus recherchable : un chèque sans numéro ne peut pas être rapproché à la banque, et pour un billet sans nom de compte tiers on ne saura pas à qui réinscrire le montant s’il revient impayé.

3. Triez la liste selon les jours restant avant l’échéance, pas selon le montant

Trier le portefeuille par montant place le plus gros chèque en haut ; or ce qui vous intéresse, c’est lequel arrivera en premier. Affichez sur chaque ligne le nombre de jours restant avant l’échéance et triez la liste selon cette colonne. Pour les chèques émis, ce tri est un calendrier de paiements : si le montant du chèque le plus proche n’est pas en caisse, vous voyez le problème des semaines à l’avance. Du côté des chèques reçus, la même liste vous indique quel jour déposer quel chèque à la banque.

4. Clôturez l’enregistrement le jour de l’échéance, ne le laissez pas en attente

Lorsqu’un chèque arrivé à échéance est encaissé ou qu’un chèque émis est payé, l’enregistrement doit être clôturé le jour même. Les enregistrements non clôturés gonflent le total du portefeuille et, au bout d’un moment, on ne se fie plus à la liste — quand on en arrive à « on l’avait reçu le mois dernier, je crois », le suivi est fini. Indiquez aussi sur quelle caisse ou quel compte bancaire l’encaissement a été reçu ; en fin de mois, le comptage de caisse et le portefeuille se vérifient mutuellement.

5. Réinscrivez le jour même au compte tiers un titre impayé

Lorsqu’un chèque est rejeté faute de provision à la banque ou qu’un billet n’est pas payé à l’échéance, votre créance ne disparaît pas, elle change seulement de forme : la créance suivie par titre redevient une créance en compte ouvert. Clôturez l’enregistrement comme « impayé » et réinscrivez le même montant au débit du compte de ce tiers. Si cette étape est omise, la créance se perd entre les deux listes : elle paraît soldée dans le portefeuille et n’apparaît pas du tout sur le compte du tiers. La procédure juridique est un autre sujet ; pour savoir quoi faire, consultez un spécialiste.

Exemple : le portefeuille de chèques le matin du 19 septembre

Le portefeuille d’un petit grossiste qui travaille à crédit. Si les mêmes enregistrements étaient réunis en une seule liste, on obtiendrait un total trompeur du type « j’ai 47.000 ₺ de chèques » ; séparés en deux, la vraie question apparaît — y aura-t-il assez d’argent en caisse début octobre ?

Total reçu 14.500 + 9.800 + 6.200 = 30.500 ₺, total émis 11.000 + 5.500 = 16.500 ₺. La tâche du jour tient en une ligne : le chèque du client C a quatre jours de retard, il faut savoir s’il est revenu de la banque et clôturer l’enregistrement. S’il est revenu impayé, les 6.200 ₺ sont réinscrits le jour même au débit du compte de C et la créance retourne au suivi normal des échéances. Entre le 30 septembre et le 5 octobre, 16.500 ₺ vont sortir ; en face, 24.500 ₺ semblent devoir entrer sur la même période, donc le calendrier tient.

Comment suivre les chèques et billets à ordre dans Excel ?

Un titre par ligne : sens, nom du compte tiers, type, numéro du titre, banque, montant, échéance. Si la date d’échéance est dans la colonne G, le nombre de jours restants et le statut s’obtiennent avec deux formules :

Kalan gün :  =G2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(G2-BUGÜN()<0;"VADESİ GEÇTİ";EĞER(G2-BUGÜN()<=7;"BU HAFTA";"VADESİ VAR"))
Alınan toplam :  =ETOPLA(A:A;"Alınan";F:F)
Verilen toplam:  =ETOPLA(A:A;"Verilen";F:F)

Les deux dernières formules donnent deux totaux séparés ; votre plan de trésorerie est la différence entre ces deux nombres. Ne supprimez pas de la ligne un titre clôturé — ajoutez à la fin une colonne Statut et écrivez « encaissé », « payé » ou « impayé », puis limitez les formules de total aux seuls enregistrements ouverts. La logique débit-crédit elle-même est expliquée dans la page qu’est-ce qu’un compte client/fournisseur, et le calendrier des créances hors titres dans la page suivi des encaissements et des échéances ; pour une installation toute prête avec formules, vous pouvez consulter le modèle gratuit de suivi des comptes clients/fournisseurs. Pour le fichier prêt à l’emploi, livré avec ces formules, les listes de sens et de statut et les totaux reçus-émis arrivant à échéance ce mois-ci, vous pouvez télécharger le tableau Excel gratuit de suivi des chèques et billets à ordre.

Suivre les chèques et billets avec le programme

L’écran Chèques et billets de Suivi des comptes : Créances présente le portefeuille avec la séparation ci-dessus, en deux colonnes : les chèques et billets reçus à gauche, les émis à droite ; le total de chaque côté est inscrit en tête de sa colonne. Si une colonne contient un enregistrement échu, le montant en retard est regroupé dans un bandeau d’alerte distinct au-dessus de la colonne.

Pour créer un enregistrement, vous choisissez d’abord le sens (reçu / émis), puis le type (chèque / billet) ; vous saisissez le numéro du titre, le nom de la banque, le montant et la date d’échéance. Dans la liste, chaque ligne affiche le nom du compte tiers, le numéro du titre, la banque et l’échéance ; à côté, le nombre de jours restants, ou, si l’échéance est dépassée, le nombre de jours de retard, est écrit en rouge — vous n’avez pas à trier à la main. À l’échéance, le bouton de la ligne clôture l’enregistrement comme encaissé (reçu) ou payé (émis), et, si vous le souhaitez, vous choisissez sur quelle caisse il est imputé ; si vous n’utilisez pas le module de caisse, ce champ peut rester vide. Si le chèque revient de la banque, il est clôturé au même endroit avec l’option impayé. Les chèques et billets dont l’échéance approche sont en outre regroupés dans le rapport des échéances.

Si vous gérez aussi le stock et les ventes dans le même programme, Ofisx conviendra peut-être mieux ; si vous tenez un carnet de crédit client (veresiye) dans le commerce de détail, Veresiye Takibi sera plus adapté ; la comparaison des quatre se trouve dans la page lequel me convient.

Questions fréquentes

Dernière mise à jour : 2026-09-27

Ne suivez pas le portefeuille dans un cahier

Ouvrez un compte gratuit ; que les chèques reçus et émis restent séparés avec leurs propres totaux, et que ceux dont l’échéance est dépassée passent au rouge.