Як вести облік чеків і векселів?

У розрахунках на відкритому рахунку ви стежите за залишком. У випадку чеків і векселів ви стежите за окремими документами: у кожного свій строк, своя сума і своя доля.

Облік чеків і векселів за п’ять кроків

1. Ведіть отримані та видані чеки в двох окремих списках

Весь облік чеків і векселів тримається на цьому розмежуванні. Отримані чеки та векселі — це цінні папери, які ви отримали від клієнта й маєте отримати за них гроші в строк; видані — це борг, який ви виписали постачальникові й мусите сплатити в строк. Вести їх в одному списку — найпоширеніша помилка: підсумок виходить безглуздим, бо від грошей, які треба отримати, віднімаються гроші, які треба сплатити. А окремі підсумки двох списків — це безпосередньо ваш план руху коштів: що надійде й що піде наступного місяця.

2. Заводьте кожен запис із шістьма даними

Чек чи вексель можна відстежувати завдяки шести полям: від кого отримано або кому видано (назва контрагента), чек чи вексель, номер документа, банк (для векселя залишається порожнім), сума і дата погашення. Якщо бракує хоча б одного, запис перестає бути придатним для пошуку: чек без номера не зіставити в банку, а якщо в векселя не вказано контрагента, невідомо, кому повертати борг, коли він не буде оплачений.

3. Сортуйте список не за сумою, а за кількістю днів до погашення

Сортування портфеля за сумою ставить найбільший чек нагору, а вас цікавить, який настане першим. Покажіть у кожному рядку, скільки днів залишилося до погашення, і сортуйте список за цим стовпцем. Для виданих чеків таке сортування — це графік платежів: якщо суми найближчого чека немає в касі, ви побачите проблему за кілька тижнів. З боку отриманих із того самого списку видно, в який день який чек здавати в банк.

4. У день погашення закривайте запис, не залишайте його в очікуванні

Коли за отриманим чеком надійшла оплата або виданий чек сплачено, запис слід закрити в той самий день. Незакриті записи роздувають підсумок портфеля, і через деякий час списку перестають довіряти — коли доходить до «здається, ми це отримали минулого місяця», облік уже закінчився. Вказуйте також, на яку касу чи банківський рахунок надійшли гроші: наприкінці місяця перевірка каси та портфеля підтверджують одна одну.

5. Чек без покриття того ж дня повертайте в рахунок контрагента

Коли чек у банку не оплачено або вексель не сплачено в строк, ваша вимога не зникає, а лише змінює форму: вимога, що відстежувалася за документом, знову стає вимогою на відкритому рахунку. Закрийте запис як «не оплачено» й того ж дня проведіть ту саму суму на рахунок цього контрагента як борг. Якщо пропустити цей крок, вимога загубиться між двома списками: у портфелі вона виглядає закритою, а в рахунку контрагента її взагалі немає. Юридична процедура — окрема тема; що робити, запитайте у фахівця.

Приклад: чековий портфель вранці 19 вересня

Портфель невеликого оптовика, що працює з відстрочкою. Якби ті самі записи були зведені в один список, вийшов би оманливий підсумок на кшталт «у мене чеків на 47.000 ₺»; а коли їх розділено надвоє, проявляється головне запитання — чи вистачить грошей у касі на початку жовтня?

Усього отриманих 14.500 + 9.800 + 6.200 = 30.500 ₺, усього виданих 11.000 + 5.500 = 16.500 ₺. Завдання на сьогодні — один рядок: чек клієнта C прострочений на чотири дні, треба дізнатися, чи його не повернув банк, і закрити запис. Якщо чек не оплачено, 6.200 ₺ того ж дня повертаються в рахунок C як борг, а вимога знову переходить під звичайний контроль строків. З 30 вересня по 5 жовтня вийде 16.500 ₺; натомість за той самий період, схоже, надійде 24.500 ₺, тож календар сходиться.

Як вести облік чеків і векселів в Excel?

Кожен документ — один рядок: напрямок, назва контрагента, тип, номер документа, банк, сума, строк. Якщо дата погашення в стовпці G, кількість днів, що залишилися, і стан виводяться двома формулами:

Kalan gün :  =G2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(G2-BUGÜN()<0;"VADESİ GEÇTİ";EĞER(G2-BUGÜN()<=7;"BU HAFTA";"VADESİ VAR"))
Alınan toplam :  =ETOPLA(A:A;"Alınan";F:F)
Verilen toplam:  =ETOPLA(A:A;"Verilen";F:F)

Дві останні формули дають два окремі підсумки; ваш план руху коштів — це різниця цих двох чисел. Не видаляйте закритий документ із рядка — додайте в кінці стовпець Стан, впишіть «отримано оплату», «сплачено» або «не оплачено» і обмежте формули підсумків лише відкритими записами. Саму логіку дебету й кредиту ми пояснили на сторінці що таке рахунок контрагента, а порядок строків для вимог без документів — на сторінці облік надходжень і строків оплати; готове налаштування з формулами можна переглянути в безкоштовному шаблоні обліку рахунків контрагентів. Для готового файлу, де вже налаштовані ці формули, списки напрямків і станів та підсумки отриманих і виданих чеків, строк яких настає цього місяця, можна завантажити безкоштовну таблицю Excel для обліку чеків і векселів.

Облік чеків і векселів у програмі

Екран «Чеки та векселі» у «Облік боргів: Контрагенти» показує портфель з описаним вище розмежуванням у два стовпці: отримані чеки та векселі ліворуч, видані праворуч; угорі кожного стовпця вказано підсумок цього боку. Якщо в стовпці є прострочені записи, прострочена сума виводиться окремо у смузі сповіщення над стовпцем.

Створюючи новий запис, ви спершу обираєте напрямок (отриманий / виданий), потім тип (чек / вексель), вводите номер документа, назву банку, суму та дату погашення. У списку кожен рядок показує назву контрагента, номер документа, банк і строк; поруч червоним написано, скільки днів залишилося до погашення, а якщо строк минув — на скільки днів прострочено, тож сортувати вручну не потрібно. Коли строк настав, кнопкою в рядку ви закриваєте запис як отримано оплату (отримані) або сплачено (видані), за бажанням обираєте, до якої каси це проведено; якщо ви не користуєтеся модулем каси, це поле можна залишити порожнім. Якщо чек повернувся з банку, його закривають там само з варіантом не оплачено. Чеки й векселі зі строком, що наближається, також збираються у звіті за строками.

Якщо ви ведете в одній програмі ще й товари та продажі, вам, імовірно, більше підійде Ofisx, а якщо у роздрібній торгівлі ведете книгу боргів покупців — Veresiye Takibi; порівняння всіх чотирьох — на сторінці що мені підійде.

Поширені запитання

Останнє оновлення: 2026-09-27

Не ведіть портфель у зошиті

Створіть безкоштовний обліковий запис: отримані та видані чеки лежать окремо зі своїми підсумками, а прострочені стають червоними.