Como fazer o controle de cheques e notas promissórias?

Na venda a prazo em conta aberta, você acompanha um saldo. Em cheques e notas promissórias, você acompanha documentos um a um: cada um tem o próprio vencimento, o próprio valor e o próprio destino.

Controle de cheques e notas promissórias em cinco passos

1. Mantenha os cheques recebidos e emitidos em duas listas separadas

Todo o controle de cheques e notas promissórias se apoia nesta separação. Os recebidos são títulos que você recebeu do cliente e vai cobrar no vencimento; os emitidos são os que você passou ao fornecedor, uma dívida que você terá de pagar no vencimento. Manter os dois numa lista só é o erro mais comum: o total não faz sentido, porque o dinheiro a receber é subtraído do dinheiro a pagar. Já o total separado de cada lista é diretamente o seu planejamento de caixa — o que entra e o que sai no próximo mês.

2. Abra cada registro com seis informações

Seis campos tornam um cheque ou uma nota promissória rastreável: de quem foi recebido ou a quem foi emitido (nome da conta), se é cheque ou nota promissória, número do documento, banco (fica em branco na nota promissória), valor e data de vencimento. Se um deles faltar, o registro deixa de ser localizável: um cheque sem número não pode ser conferido no banco, e, se uma nota promissória sem nome de conta não for paga, não se sabe a quem devolver o débito.

3. Ordene a lista pelos dias restantes até o vencimento, não pelo valor

Ordenar a carteira por valor coloca o maior cheque no topo; mas o que interessa a você é qual vence primeiro. Mostre em cada linha quantos dias faltam para o vencimento e ordene a lista por essa coluna. Nos cheques emitidos, essa ordem é um calendário de pagamentos: se o valor do cheque de vencimento mais próximo não estiver no caixa, você vê o problema com semanas de antecedência. Do lado dos recebidos, a mesma lista mostra em que dia depositar qual cheque no banco.

4. No dia do vencimento, encerre o registro; não o deixe pendente

Quando um cheque vencido é recebido ou um cheque emitido é pago, o registro deve ser encerrado no mesmo dia. Registros não encerrados inflam o total da carteira e, com o tempo, a lista perde a credibilidade — quando se chega ao “acho que recebemos isso no mês passado”, o controle acabou. Anote também em qual caixa ou conta bancária o valor foi recebido; no fim do mês, a contagem do caixa e a carteira se conferem mutuamente.

5. Devolva ao cadastro da conta, no mesmo dia, o que voltou sem fundos

Quando um cheque volta sem fundos no banco ou uma nota promissória não é paga no vencimento, o seu crédito não desaparece, apenas muda de forma: o crédito controlado por documento volta a ser um crédito em conta aberta. Encerre o registro como “sem fundos” e lance o mesmo valor como débito na conta daquele cliente. Se este passo for pulado, o crédito se perde entre as duas listas: aparece como encerrado na carteira e não aparece na conta do cliente. O processo jurídico é outro assunto; consulte um especialista sobre o que fazer.

Exemplo: a carteira de cheques na manhã de 19 de setembro

A carteira de um pequeno atacadista que trabalha a prazo. Se os mesmos registros fossem somados numa lista só, sairia um total enganoso, como “tenho 47.000 ₺ em cheques”; ao separá-los em duas, a pergunta de verdade aparece — haverá dinheiro suficiente no caixa no início de outubro?

Total recebido: 14.500 + 9.800 + 6.200 = 30.500 ₺; total emitido: 11.000 + 5.500 = 16.500 ₺. A tarefa de hoje cabe em uma linha: o cheque do Cliente C está atrasado há quatro dias; é preciso descobrir se voltou do banco e encerrar o registro. Se voltou sem fundos, os 6.200 ₺ são lançados no mesmo dia como débito na conta do Cliente C e o crédito volta para o controle normal de vencimentos. Entre 30 de setembro e 5 de outubro sairão 16.500 ₺; em contrapartida, no mesmo período devem entrar 24.500 ₺, ou seja, o calendário fecha.

Como controlar cheques e notas promissórias no Excel?

Cada documento é uma linha: sentido, nome da conta, tipo, nº do documento, banco, valor, vencimento. Se a data de vencimento estiver na coluna G, os dias restantes e a situação saem com duas fórmulas:

Kalan gün :  =G2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(G2-BUGÜN()<0;"VADESİ GEÇTİ";EĞER(G2-BUGÜN()<=7;"BU HAFTA";"VADESİ VAR"))
Alınan toplam :  =ETOPLA(A:A;"Alınan";F:F)
Verilen toplam:  =ETOPLA(A:A;"Verilen";F:F)

As duas últimas fórmulas dão dois totais separados; o seu planejamento de caixa é a diferença entre esses dois números. Não apague da linha o documento encerrado — adicione no final uma coluna Situação, escreva “recebido”, “pago” ou “sem fundos” e limite as fórmulas de total apenas aos registros em aberto. Explicamos a própria lógica de débito e crédito na página o que é conta de cliente/fornecedor e a organização dos vencimentos de créditos sem documento na página controle de recebimentos e vencimentos; para uma configuração pronta com fórmulas, veja o modelo gratuito de controle de contas. Para um arquivo pronto, com essas fórmulas, as listas de sentido e situação e os totais de recebidos e emitidos que vencem neste mês já configurados, baixe a planilha gratuita de controle de cheques e notas promissórias no Excel.

Controle de cheques e notas promissórias no programa

A tela Cheques e Notas Promissórias do Controle de Contas: Fiado mostra a carteira com a separação descrita acima, em duas colunas: os cheques e notas promissórias recebidos à esquerda e os emitidos à direita; no topo de cada coluna aparece o total daquele lado. Se uma coluna tiver registros vencidos, o valor em atraso é somado numa faixa de alerta separada acima da coluna.

Ao abrir um novo registro, você escolhe primeiro o sentido (recebido / emitido), depois o tipo (cheque / nota promissória) e informa o número do documento, o nome do banco, o valor e a data de vencimento. Na lista, cada linha mostra o nome da conta, o número do documento, o banco e o vencimento; ao lado, em vermelho, aparece quantos dias faltam para o vencimento ou, se já passou, quantos dias de atraso — você não precisa ordenar manualmente. No vencimento, com o botão da linha você encerra o registro como recebido (recebidos) ou pago (emitidos) e, se quiser, escolhe em qual caixa foi lançado; se você não usa o módulo de caixa, esse campo pode ficar em branco. Se o cheque voltar do banco, ele é encerrado no mesmo lugar com a opção sem fundos. Os cheques e notas promissórias que estão para vencer também são reunidos no relatório de vencimentos.

Se você também gerencia estoque e vendas no mesmo programa, o Ofisx, e, se você mantém um caderno de fiado no varejo, o Veresiye Takibi podem ser mais adequados; a comparação entre os quatro está na página qual é o ideal para mim.

Perguntas frequentes

Última atualização: 2026-09-27

Não controle a carteira num caderno

Abra uma conta gratuita; os cheques recebidos e emitidos ficam separados, cada um com o seu total, e o que venceu fica em vermelho.