Hoe houdt u cheques en promesses bij?

Bij een open rekening volgt u een saldo. Bij cheques en promesses volgt u afzonderlijke documenten: elk heeft een eigen vervaldatum, een eigen bedrag en een eigen afloop.

Cheque- en promessebeheer in vijf stappen

1. Houd ontvangen en uitgegeven cheques in twee aparte lijsten bij

Het hele cheque- en promessebeheer berust op dit onderscheid. Ontvangen cheques en promesses zijn waardepapieren die u van uw klant hebt gekregen en op de vervaldatum int; uitgegeven zijn de schulden die u aan uw leverancier hebt uitgeschreven en op de vervaldatum moet betalen. Beide in één lijst bijhouden is de meest gemaakte fout: het totaal betekent niets, omdat het te innen geld wordt verrekend met het te betalen geld. De afzonderlijke totalen van de twee lijsten vormen daarentegen rechtstreeks uw liquiditeitsplanning — wat er volgende maand binnenkomt en wat er uitgaat.

2. Open elke boeking met zes gegevens

Er zijn zes velden die een cheque of promesse traceerbaar maken: van wie ontvangen of aan wie uitgegeven (relatienaam), cheque of promesse, documentnummer, bank (blijft leeg bij een promesse), bedrag en vervaldatum. Ontbreekt er één, dan is de boeking niet meer terug te vinden: een cheque zonder nummer is bij de bank niet te koppelen en bij een promesse zonder relatienaam weet u niet bij wie u het bedrag moet terugboeken als hij ongedekt blijkt.

3. Sorteer de lijst op het aantal dagen tot de vervaldatum, niet op bedrag

Sorteert u de portefeuille op bedrag, dan staat de grootste cheque bovenaan; maar wat u wilt weten, is welke het eerst vervalt. Toon op elke regel hoeveel dagen er nog zijn tot de vervaldatum en sorteer de lijst op die kolom. Bij uitgegeven cheques is deze volgorde een betalingskalender: ontbreekt het bedrag van de cheque met de vroegste vervaldatum in de kas, dan ziet u het probleem weken van tevoren. Aan de kant van de ontvangen cheques leest u uit dezelfde lijst af welke cheque u op welke dag bij de bank moet inleveren.

4. Sluit de boeking op de vervaldag af, laat hem niet openstaan

Wanneer een vervallen cheque is geïnd of een uitgegeven cheque is betaald, moet de boeking dezelfde dag worden afgesloten. Niet-afgesloten boekingen blazen het portefeuilletotaal op en na verloop van tijd is de lijst onbetrouwbaar — op het punt van “die hebben we vorige maand volgens mij al gekregen” is het beheer voorbij. Noteer ook op welke kas of bankrekening u de inning hebt ontvangen; aan het einde van de maand controleren de kastelling en de portefeuille elkaar.

5. Boek een ongedekte cheque dezelfde dag terug op de rekening-courant

Wanneer een cheque bij de bank ongedekt blijkt of een promesse op de vervaldatum niet wordt betaald, verdwijnt uw vordering niet, maar verandert alleen van vorm: de vordering die via een document werd gevolgd, wordt weer een vordering op open rekening. Sluit de boeking af als “ongedekt” en boek hetzelfde bedrag als debet terug op de rekening van die relatie. Wordt deze stap overgeslagen, dan raakt de vordering zoek tussen de twee lijsten: in de portefeuille lijkt ze afgesloten, op de rekening-courant is ze nergens te zien. Het juridische traject is een apart onderwerp; raadpleeg een deskundige over wat u moet doen.

Voorbeeld: de chequeportefeuille op de ochtend van 19 september

De portefeuille van een kleine groothandel die op krediet werkt. Waren dezelfde boekingen in één lijst samengevoegd, dan was er een misleidend totaal uitgekomen als “ik heb 47.000 ₺ aan cheques”; verdeeld in tweeën wordt de echte vraag zichtbaar — is er begin oktober genoeg geld in de kas?

Totaal ontvangen 14.500 + 9.800 + 6.200 = 30.500 ₺, totaal uitgegeven 11.000 + 5.500 = 16.500 ₺. De taak van vandaag staat in één regel: de cheque van klant C is al vier dagen over tijd; er moet worden nagegaan of hij door de bank is geretourneerd en de boeking moet worden afgesloten. Is hij ongedekt gebleken, dan wordt 6.200 ₺ dezelfde dag als debet teruggeboekt op de rekening van C en keert de vordering terug naar de gewone bewaking van de vervaldatum. Tussen 30 september en 5 oktober gaat er 16.500 ₺ uit; daar komt in dezelfde periode naar verwachting 24.500 ₺ tegenover, dus de kalender klopt.

Hoe houdt u cheques en promesses bij in Excel?

Elk document is een regel: richting, relatienaam, soort, documentnr., bank, bedrag, vervaldatum. Staat de vervaldatum in kolom G, dan krijgt u het aantal resterende dagen en de status met twee formules:

Kalan gün :  =G2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(G2-BUGÜN()<0;"VADESİ GEÇTİ";EĞER(G2-BUGÜN()<=7;"BU HAFTA";"VADESİ VAR"))
Alınan toplam :  =ETOPLA(A:A;"Alınan";F:F)
Verilen toplam:  =ETOPLA(A:A;"Verilen";F:F)

De laatste twee formules geven twee afzonderlijke totalen; uw liquiditeitsplanning is het verschil tussen die twee getallen. Verwijder een afgesloten document niet uit de regel — voeg aan het eind een kolom Status toe, vul “geïnd”, “betaald” of “ongedekt” in en beperk de totaalformules tot de openstaande boekingen. De logica van debet en credit zelf hebben we uitgelegd op de pagina wat is een rekening-courant, de vervalregeling van vorderingen zonder document op de pagina inning en bewaking van vervaldata; voor een kant-en-klare opzet met formules kunt u kijken bij de gratis Excel-sjabloon voor rekeningen-courant. Voor het kant-en-klare bestand waarin deze formules, de lijsten voor richting en status en de totalen van ontvangen en uitgegeven documenten die deze maand vervallen al zijn ingesteld, kunt u de gratis Excel-tabel voor cheque- en promessebeheer downloaden.

Cheques en promesses bijhouden met het programma

Het scherm Cheques en promesses van Debet & Credit: Debiteuren toont de portefeuille met het bovenstaande onderscheid, in twee kolommen: ontvangen cheques en promesses links, uitgegeven rechts; boven elke kolom staat het totaal van die kant. Staat er in een kolom een boeking waarvan de vervaldatum is verstreken, dan wordt het bedrag dat te laat is boven de kolom in een aparte waarschuwingsbalk opgeteld.

Bij een nieuwe boeking kiest u eerst de richting (ontvangen / uitgegeven) en dan het soort (cheque / promesse); daarna voert u het documentnummer, de banknaam, het bedrag en de vervaldatum in. In de lijst toont elke regel de naam van de relatie, het documentnummer, de bank en de vervaldatum; daarnaast staat in het rood hoeveel dagen er nog zijn tot de vervaldatum, of hoeveel dagen te laat als die is verstreken — de sortering hoeft u niet zelf te doen. Zodra de vervaldatum is aangebroken, sluit u de boeking met de knop op de regel af als geïnd (ontvangen) of betaald (uitgegeven); als u wilt, kiest u op welke kas het is geboekt; gebruikt u de kasmodule niet, dan kan dit veld leeg blijven. Komt de cheque terug van de bank, dan sluit u hem op dezelfde plek af met de optie ongedekt. Cheques en promesses die bijna vervallen, worden bovendien verzameld in het vervalrapport.

Beheert u ook voorraad en verkoop in hetzelfde programma, dan is Ofisx wellicht geschikter; houdt u in de detailhandel een boekje voor klantenkrediet (veresiye defteri) bij, dan is Veresiye Takibi misschien beter; een vergelijking van de vier vindt u op de pagina welke past bij mij.

Veelgestelde vragen

Laatst bijgewerkt: 2026-09-27

Houd de portefeuille niet bij in een schrift

Maak een gratis account aan; ontvangen en uitgegeven cheques staan apart met hun eigen totalen en wat over tijd is, kleurt rood.