چیک اور پرومیسری نوٹ کی ٹریکنگ کیسے کی جاتی ہے؟

ادھار کھاتے میں آپ جس چیز کو ٹریک کرتے ہیں وہ ایک بیلنس ہے۔ چیک اور نوٹ میں آپ جس چیز کو ٹریک کرتے ہیں وہ ایک ایک دستاویز ہے: ہر ایک کی اپنی واجب الادا تاریخ، اپنی رقم اور اپنا انجام ہوتا ہے۔

پانچ مراحل میں چیک اور نوٹ کی ٹریکنگ

1. وصول کیے گئے اور جاری کیے گئے چیک دو الگ فہرستوں میں رکھیں

چیک اور نوٹ کی ٹریکنگ کا پورا انحصار اسی تقسیم پر ہے۔ وصول کیے گئے چیک اور نوٹ وہ قیمتی دستاویزات ہیں جو آپ نے گاہک سے لیں اور جنہیں واجب الادا تاریخ پر وصول کریں گے؛ جاری کیے گئے وہ ہیں جو آپ نے سپلائر کے نام لکھے اور جن کی رقم واجب الادا تاریخ پر ادا کرنا آپ کی ذمہ داری ہے۔ دونوں کو ایک ہی فہرست میں رکھنا سب سے عام غلطی ہے: مجموعہ بے معنی نکلتا ہے کیونکہ اس میں وصول ہونے والی رقم میں سے ادا کی جانے والی رقم منہا ہو جاتی ہے۔ دونوں فہرستوں کے الگ الگ مجموعے ہی براہِ راست آپ کا کیش پلان ہیں — اگلے مہینے کیا آئے گا، کیا جائے گا۔

2. ہر ریکارڈ چھ معلومات کے ساتھ کھولیں

چھ خانے ہیں جو کسی چیک یا نوٹ کو قابلِ ٹریک بناتے ہیں: کس سے لیا گیا یا کس کو دیا گیا (کھاتے کا نام)، چیک ہے یا نوٹ، دستاویز نمبر، بینک (نوٹ میں خالی رہتا ہے)، رقم اور واجب الادا تاریخ۔ ان میں سے کوئی ایک بھی کم ہو تو ریکارڈ تلاش کے قابل نہیں رہتا: بغیر نمبر کا چیک بینک میں ملایا نہیں جا سکتا، جس نوٹ پر کھاتے کا نام نہ لکھا ہو اس کے باؤنس ہونے پر معلوم نہیں ہوتا کہ رقم کس کے نام واپس لکھنی ہے۔

3. فہرست کو رقم کے لحاظ سے نہیں، واجب الادا ہونے میں باقی دنوں کے لحاظ سے ترتیب دیں

پورٹ فولیو کو رقم کے لحاظ سے ترتیب دینے سے سب سے بڑا چیک اوپر آ جاتا ہے؛ جبکہ آپ کے لیے اہم یہ ہے کہ کون سا پہلے آنے والا ہے۔ ہر لائن میں دکھائیں کہ واجب الادا ہونے میں کتنے دن باقی ہیں اور فہرست کو اسی کالم کے مطابق ترتیب دیں۔ جاری کیے گئے چیکوں میں یہ ترتیب ادائیگی کا کیلنڈر ہے: اگر سب سے قریب واجب الادا چیک کی رقم کیش میں موجود نہیں تو مسئلہ آپ کو ہفتوں پہلے نظر آ جاتا ہے۔ وصول کیے گئے میں کون سا چیک کس دن بینک میں جمع کرانا ہے، یہ اسی فہرست سے پڑھا جاتا ہے۔

4. واجب الادا دن پر ریکارڈ بند کریں، زیرِ التوا نہ چھوڑیں

واجب الادا ہونے پر چیک وصول ہو جائے یا جاری کیا گیا چیک ادا ہو جائے تو ریکارڈ اسی دن بند کر دینا چاہیے۔ بند نہ کیے گئے ریکارڈ پورٹ فولیو کا مجموعہ پھلا دیتے ہیں اور کچھ عرصے بعد فہرست پر اعتبار نہیں رہتا — “یہ شاید پچھلے مہینے ملا تھا” تک بات پہنچ جائے تو ٹریکنگ ختم ہو چکی ہوتی ہے۔ یہ بھی لکھیں کہ وصولی کس کیش یا بینک اکاؤنٹ میں لی گئی؛ مہینے کے آخر میں کیش کی گنتی اور پورٹ فولیو ایک دوسرے کی تصدیق کر دیتے ہیں۔

5. باؤنس ہونے والے کو اسی دن کھاتے میں واپس لکھیں

جب کوئی چیک بینک میں باؤنس ہو جائے یا نوٹ واجب الادا تاریخ پر ادا نہ ہو تو آپ کی وصولی ختم نہیں ہوتی، صرف شکل بدلتی ہے: دستاویز کے ذریعے ٹریک ہونے والی وصولی دوبارہ ادھار کھاتے کی وصولی بن جاتی ہے۔ ریکارڈ کو “باؤنس” کے طور پر بند کریں اور وہی رقم اس کھاتے میں قرض کے طور پر واپس درج کریں۔ یہ قدم چھوٹ جائے تو وصولی دونوں فہرستوں کے درمیان کھو جاتی ہے: پورٹ فولیو میں بند نظر آتی ہے، کھاتے میں بالکل نظر نہیں آتی۔ قانونی کارروائی الگ موضوع ہے؛ کیا کرنا ہے اس کے لیے کسی ماہر سے مشورہ کریں۔

مثال: 19 ستمبر کی صبح چیک پورٹ فولیو

ادھار پر کام کرنے والے ایک چھوٹے تھوک فروش کا پورٹ فولیو۔ اگر یہی ریکارڈ ایک فہرست میں جمع ہوتے تو “میرے پاس 47.000 ₺ کے چیک ہیں” جیسا گمراہ کن مجموعہ نکلتا؛ دو حصوں میں بانٹنے پر اصل سوال سامنے آ جاتا ہے — کیا اکتوبر کے آغاز میں کیش میں کافی رقم ہوگی؟

وصول کیے گئے کا کل 14.500 + 9.800 + 6.200 = 30.500 ₺، جاری کیے گئے کا کل 11.000 + 5.500 = 16.500 ₺ ہے۔ آج کا کام ایک ہی لائن میں ہے: گاہک C کا چیک چار دن سے تاخیر کا شکار ہے، بینک سے واپس آیا یا نہیں، یہ معلوم کر کے ریکارڈ بند کیا جائے۔ اگر باؤنس ہو گیا ہو تو 6.200 ₺ اسی دن C کے کھاتے میں قرض کے طور پر واپس لکھے جاتے ہیں اور وصولی عام واجب الادا ٹریکنگ میں لوٹ آتی ہے۔ 30 ستمبر سے 5 اکتوبر کے درمیان 16.500 ₺ نکلیں گے؛ اس کے مقابل اسی عرصے میں 24.500 ₺ آتے نظر آ رہے ہیں، یعنی کیلنڈر ٹھیک چل رہا ہے۔

Excel میں چیک اور نوٹ کی ٹریکنگ کیسے کی جاتی ہے؟

ہر دستاویز ایک لائن: سمت، کھاتے کا نام، قسم، دستاویز نمبر، بینک، رقم، واجب الادا تاریخ۔ اگر واجب الادا تاریخ کالم G میں ہو تو باقی دن اور صورتِ حال دو فارمولوں سے نکل آتے ہیں:

Kalan gün :  =G2-BUGÜN()
Durum     :  =EĞER(G2-BUGÜN()<0;"VADESİ GEÇTİ";EĞER(G2-BUGÜN()<=7;"BU HAFTA";"VADESİ VAR"))
Alınan toplam :  =ETOPLA(A:A;"Alınan";F:F)
Verilen toplam:  =ETOPLA(A:A;"Verilen";F:F)

آخری دو فارمولے الگ الگ دو مجموعے دیتے ہیں؛ آپ کا کیش پلان ان دونوں اعداد کا فرق ہے۔ بند ہونے والی دستاویز کو لائن سے حذف نہ کریں — آخر میں ایک صورتِ حال کا کالم شامل کر کے “وصول ہوا”، “ادا ہوا” یا “باؤنس” لکھیں اور مجموعے کے فارمولوں کو صرف کھلے ریکارڈز تک محدود کریں۔ قرض اور وصولی کی منطق خود کھاتہ کیا ہے والے صفحے پر، اور دستاویز کے بغیر وصولیوں کی واجب الادا ترتیب وصولی اور واجب الادا ٹریکنگ والے صفحے پر بیان کی ہے؛ فارمولوں کے ساتھ تیار سیٹ اپ کے لیے مفت کھاتہ ٹریکنگ ٹیمپلیٹ دیکھ سکتے ہیں۔ ان فارمولوں، سمت اور صورتِ حال کی فہرستوں اور اس ماہ واجب الادا ہونے والے وصول کیے گئے اور جاری کیے گئے کے مجموعوں کے ساتھ تیار فائل کے لیے مفت چیک اور نوٹ ٹریکنگ Excel ٹیبل ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں۔

پروگرام کے ذریعے چیک اور نوٹ کی ٹریکنگ

کھاتہ بہی: ادھار لینا دینا کی چیک اور نوٹ اسکرین پورٹ فولیو کو اوپر بیان کی گئی تقسیم کے ساتھ، دو کالموں میں دکھاتی ہے: وصول کیے گئے چیک اور نوٹ بائیں طرف، جاری کیے گئے دائیں طرف؛ ہر کالم کے سرے پر اس فریق کا مجموعہ لکھا ہوتا ہے۔ اگر کسی کالم میں واجب الادا تاریخ گزر چکی ہو تو تاخیر کی رقم کالم کے اوپر ایک الگ انتباہی پٹی میں جمع ہو جاتی ہے۔

نیا ریکارڈ کھولتے وقت آپ پہلے سمت (وصول کیا گیا / جاری کیا گیا)، پھر قسم (چیک / نوٹ) منتخب کرتے ہیں؛ دستاویز نمبر، بینک کا نام، رقم اور واجب الادا تاریخ درج کرتے ہیں۔ فہرست میں ہر لائن کھاتے کا نام، دستاویز نمبر، بینک اور واجب الادا تاریخ دکھاتی ہے؛ اس کے ساتھ واجب الادا ہونے میں کتنے دن باقی ہیں لکھا ہوتا ہے، اور تاریخ گزر چکی ہو تو کتنے دن کی تاخیر ہے، یہ سرخ رنگ میں — ترتیب آپ کو ہاتھ سے نہیں دینی پڑتی۔ واجب الادا ہونے پر لائن کے بٹن سے ریکارڈ کو وصول ہوا (وصول کیا گیا) یا ادا ہوا (جاری کیا گیا) کے طور پر بند کرتے ہیں، چاہیں تو یہ بھی منتخب کرتے ہیں کہ کس کیش میں درج ہوا؛ اگر آپ کیش ماڈیول استعمال نہیں کرتے تو یہ خانہ خالی چھوڑا جا سکتا ہے۔ اگر چیک بینک سے واپس آ جائے تو اسی جگہ سے باؤنس کے آپشن کے ساتھ بند کیا جاتا ہے۔ واجب الادا ہونے کے قریب چیک اور نوٹ مزید واجب الادا رپورٹ میں بھی جمع ہو جاتے ہیں۔

اگر آپ اسٹاک اور فروخت بھی اسی پروگرام میں چلاتے ہیں تو Ofisx، اور اگر آپ ریٹیل میں ادھار کھاتہ رکھتے ہیں تو Veresiye Takibi زیادہ موزوں ہو سکتا ہے؛ چاروں کا موازنہ میرے لیے کون سا موزوں ہے والے صفحے پر ہے۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

آخری اپ ڈیٹ: 2026-09-27

پورٹ فولیو کو رجسٹر سے ٹریک نہ کریں

مفت اکاؤنٹ بنائیں؛ وصول کیے گئے اور جاری کیے گئے چیک اپنے اپنے مجموعے کے ساتھ الگ رہیں، واجب الادا تاریخ گزرنے والے سرخ ہو جائیں۔