Theo dõi séc và kỳ phiếu như thế nào?
Theo dõi séc và kỳ phiếu (çek senet) nghĩa là giữ các séc và kỳ phiếu bạn nhận và bạn phát hành trong hai danh mục riêng, ghi từng cái theo tên đối tác, số chứng từ, ngân hàng, số tiền và ngày đến hạn, sắp xếp danh sách theo số ngày còn lại đến hạn, và đóng mỗi khoản đến hạn ngay trong ngày với trạng thái đã thu, đã trả hoặc bị từ chối thanh toán. Số tiền của séc bị từ chối được ghi ngược vào bên nợ của tài khoản đối tác ngay trong ngày — nếu không, khoản phải thu sẽ lạc mất giữa hai danh sách.
Với công nợ mở, thứ bạn theo dõi là một số dư. Với séc và kỳ phiếu, thứ bạn theo dõi là từng chứng từ một: mỗi cái có hạn riêng, số tiền riêng và kết cục riêng.
Theo dõi séc và kỳ phiếu trong năm bước
1. Giữ séc nhận và séc phát hành ở hai danh sách riêng
Toàn bộ việc theo dõi séc và kỳ phiếu dựa trên sự tách biệt này. Séc và kỳ phiếu nhận được là chứng từ có giá bạn nhận từ khách hàng và sẽ thu khi đến hạn; loại phát hành là khoản nợ bạn viết cho nhà cung cấp và buộc phải trả khi đến hạn. Gộp cả hai vào một danh sách là sai lầm phổ biến nhất: tổng vô nghĩa vì nó lấy số tiền sẽ thu trừ cho số tiền sẽ trả. Còn tổng riêng của hai danh sách chính là kế hoạch tiền mặt của bạn — tháng tới sẽ có gì vào, gì ra.
2. Mở mỗi bản ghi với sáu thông tin
Có sáu trường giúp một tờ séc hay kỳ phiếu theo dõi được: nhận từ ai hoặc phát hành cho ai (tên đối tác), séc hay kỳ phiếu, số chứng từ, ngân hàng (kỳ phiếu thì để trống), số tiền và ngày đến hạn. Thiếu một trong số đó thì bản ghi không còn tra cứu được: séc không có số thì không đối chiếu được với ngân hàng, kỳ phiếu không ghi tên đối tác thì khi bị từ chối thanh toán sẽ không biết ghi ngược cho ai.
3. Sắp xếp danh sách theo số ngày còn lại đến hạn, không theo số tiền
Sắp xếp danh mục theo số tiền sẽ đặt tờ séc lớn nhất lên đầu; trong khi điều bạn quan tâm là tờ nào sẽ đến trước. Hiển thị ở mỗi dòng còn bao nhiêu ngày đến hạn và sắp xếp danh sách theo cột đó. Với séc phát hành, thứ tự này chính là lịch thanh toán: nếu quỹ chưa có đủ tiền cho tờ séc gần hạn nhất, bạn thấy vấn đề trước nhiều tuần. Với phía séc nhận, ngày nào nộp tờ séc nào vào ngân hàng cũng đọc được từ cùng danh sách ấy.
4. Đóng bản ghi đúng ngày đến hạn, đừng để ở trạng thái chờ
Khi séc đến hạn đã được thu hoặc séc phát hành đã được trả, bản ghi phải được đóng ngay trong ngày. Bản ghi không đóng làm tổng danh mục phình lên và sau một thời gian danh sách mất độ tin cậy — khi đã đến mức “hình như tháng trước mình nhận cái này”, việc theo dõi coi như chấm dứt. Hãy ghi cả việc bạn nhận tiền vào quỹ hay tài khoản ngân hàng nào; cuối tháng, kiểm quỹ và danh mục sẽ đối chiếu lẫn nhau.
5. Ghi ngược séc bị từ chối vào tài khoản đối tác ngay trong ngày
Khi một tờ séc bị từ chối thanh toán ở ngân hàng hoặc kỳ phiếu không được trả đúng hạn, khoản phải thu của bạn không biến mất mà chỉ đổi hình thức: khoản phải thu theo dõi bằng chứng từ trở lại thành khoản phải thu công nợ mở. Hãy đóng bản ghi với trạng thái “bị từ chối thanh toán” và ghi ngược cùng số tiền vào bên nợ của tài khoản đối tác đó. Bỏ qua bước này thì khoản phải thu lạc giữa hai danh sách: trong danh mục thấy như đã đóng, còn trên tài khoản công nợ thì hoàn toàn không xuất hiện. Quy trình pháp lý là một chuyện riêng; hãy hỏi chuyên gia để biết cần làm gì.
Ví dụ: danh mục séc sáng ngày 19 tháng 9
Danh mục của một nhà bán buôn nhỏ làm việc theo hình thức trả chậm. Nếu gộp cùng các bản ghi này vào một danh sách thì sẽ ra một con số gây hiểu nhầm kiểu “tôi đang có 47.000 ₺ séc”; khi tách làm hai, câu hỏi thật sự mới lộ ra — đầu tháng 10 quỹ có đủ tiền không?
| Chiều | Đối tác | Loại | Ngân hàng | Hạn | Số tiền | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nhận | Khách hàng A — cửa hàng sắt | Séc | Ziraat | 24.09.2026 | 14.500 ₺ | Còn 5 ngày |
| Nhận | Khách hàng B — siêu thị xây dựng | Kỳ phiếu | — | 02.10.2026 | 9.800 ₺ | Còn 13 ngày |
| Nhận | Khách hàng C — cửa hàng ngũ kim | Séc | İş Bankası | 15.09.2026 | 6.200 ₺ | Quá hạn 4 ngày |
| Phát hành | Nhà cung cấp D — sơn | Séc | Garanti | 30.09.2026 | 11.000 ₺ | Còn 11 ngày |
| Phát hành | Nhà cung cấp E — bao bì | Kỳ phiếu | — | 05.10.2026 | 5.500 ₺ | Còn 16 ngày |
Tổng nhận 14.500 + 9.800 + 6.200 = 30.500 ₺, tổng phát hành 11.000 + 5.500 = 16.500 ₺. Việc của hôm nay gói trong một dòng: tờ séc của Khách hàng C đã quá hạn bốn ngày, cần biết ngân hàng có trả lại không rồi đóng bản ghi. Nếu séc bị từ chối, 6.200 ₺ được ghi ngược vào bên nợ tài khoản của C ngay trong ngày và khoản phải thu quay lại theo dõi hạn thanh toán thông thường. Từ 30/9 đến 5/10 sẽ chi ra 16.500 ₺; đối lại, cùng kỳ dự kiến thu vào 24.500 ₺, tức là lịch vẫn cân.
Theo dõi séc và kỳ phiếu bằng Excel như thế nào?
Mỗi chứng từ một dòng: chiều, tên đối tác, loại, số chứng từ, ngân hàng, số tiền, ngày đến hạn. Nếu ngày đến hạn nằm ở cột G thì số ngày còn lại và trạng thái ra được bằng hai công thức:
Kalan gün : =G2-BUGÜN() Durum : =EĞER(G2-BUGÜN()<0;"VADESİ GEÇTİ";EĞER(G2-BUGÜN()<=7;"BU HAFTA";"VADESİ VAR")) Alınan toplam : =ETOPLA(A:A;"Alınan";F:F) Verilen toplam: =ETOPLA(A:A;"Verilen";F:F)
Hai công thức cuối cho ra hai tổng riêng; kế hoạch tiền mặt của bạn là chênh lệch giữa hai con số này. Đừng xóa chứng từ đã đóng khỏi dòng — hãy thêm một cột Trạng thái ở cuối, ghi “đã thu”, “đã trả” hoặc “bị từ chối thanh toán”, và giới hạn các công thức tổng chỉ ở các bản ghi còn mở. Chúng tôi đã trình bày bản thân logic nợ – có ở trang tài khoản công nợ là gì, và cách sắp xếp hạn cho các khoản phải thu không có chứng từ ở trang theo dõi thu tiền và hạn thanh toán; để có bộ thiết lập sẵn kèm công thức, bạn có thể xem mẫu theo dõi công nợ Excel miễn phí. Còn nếu cần tệp dựng sẵn gồm các công thức này, danh sách chiều và trạng thái, cùng tổng nhận – phát hành đến hạn trong tháng này, bạn có thể tải bảng Excel theo dõi séc và kỳ phiếu miễn phí.
Theo dõi séc và kỳ phiếu bằng phần mềm
Màn hình Séc và Kỳ phiếu của Sổ Công Nợ: Ghi nợ, thu chi hiển thị danh mục theo cách phân tách ở trên, thành hai cột: séc và kỳ phiếu nhận bên trái, loại phát hành bên phải; đầu mỗi cột ghi tổng của bên đó. Nếu một cột có bản ghi quá hạn, số tiền quá hạn được gom trong một dải cảnh báo riêng phía trên cột.
Khi mở bản ghi mới, bạn chọn chiều (nhận / phát hành) trước, rồi đến loại (séc / kỳ phiếu); sau đó nhập số chứng từ, tên ngân hàng, số tiền và ngày đến hạn. Trong danh sách, mỗi dòng hiển thị tên đối tác, số chứng từ, ngân hàng và hạn; bên cạnh là số ngày còn lại đến hạn, nếu đã quá hạn thì ghi số ngày trễ bằng màu đỏ — bạn không cần tự sắp xếp. Khi đến hạn, bạn dùng nút ở dòng để đóng bản ghi là đã thu (nhận) hoặc đã trả (phát hành), và nếu muốn thì chọn quỹ đã ghi nhận; nếu bạn không dùng mô-đun quỹ, trường này có thể để trống. Nếu séc bị ngân hàng trả lại, cũng từ chỗ đó đóng bằng lựa chọn bị từ chối thanh toán. Séc và kỳ phiếu sắp đến hạn còn được gom trong báo cáo hạn thanh toán.
Nếu bạn quản lý cả kho và bán hàng trong cùng một phần mềm thì Ofisx, còn nếu bạn giữ sổ ghi nợ trong bán lẻ thì Veresiye Takibi có thể phù hợp hơn; so sánh cả bốn lựa chọn nằm ở trang lựa chọn nào phù hợp với tôi.
Câu hỏi thường gặp
Theo dõi séc và kỳ phiếu là gì?
Theo dõi séc và kỳ phiếu là cách lưu lại số tiền, ngày đến hạn và trạng thái của các séc và kỳ phiếu bạn nhận và phát hành, để thu hoặc trả đúng hạn khi chúng đến kỳ. Khác với theo dõi công nợ mở ở chỗ khoản phải thu hay khoản nợ được gắn với một chứng từ: thứ được theo dõi không phải số dư mà là từng chứng từ.
Séc và kỳ phiếu khác nhau thế nào?
Séc được lập trên một ngân hàng và việc thu tiền thực hiện qua ngân hàng; kỳ phiếu (bono) là cam kết thanh toán bằng văn bản giữa hai bên, ngân hàng không nhất thiết tham gia. Về mặt theo dõi, cả hai được theo dõi với các trường như nhau — số tiền, hạn, đối tác — nhưng với séc còn ghi thêm tên ngân hàng và số séc; với kỳ phiếu, các trường này thường để trống.
Vì sao phải tách séc nhận và séc phát hành?
Vì một bên là tiền sẽ vào, bên kia là tiền sẽ ra. Gộp vào một danh sách thì tổng danh mục không trả lời được câu hỏi nào. Tách riêng thì bạn có hai con số: số tiền sẽ thu và số tiền sẽ phải trả trong kỳ tới. So sánh hai con số này theo từng ngày cho phép thấy trước tình trạng thiếu tiền mặt.
Khi nhận séc từ khách hàng, tôi nên ghi gì vào tài khoản công nợ của họ?
Cách làm phổ biến là khi nhận séc thì đóng khoản nợ của đối tác và đưa số tiền vào danh mục séc; như vậy cùng một khoản phải thu không hiện ở hai nơi. Việc đóng này có điều kiện: nếu séc bị từ chối thanh toán, số tiền được ghi ngược vào bên nợ của tài khoản công nợ ngay trong ngày. Về cách giữ sổ kế toán, hãy hỏi kế toán của bạn.
Làm sao theo dõi các séc sắp đến hạn?
Hãy sắp xếp danh mục theo số ngày còn lại đến hạn và mỗi tuần một lần xem lại 30 ngày tới. Với séc phát hành, hãy so sánh tổng của kỳ đó với số tiền có trong quỹ và số sẽ thu; nếu thiếu, bạn sẽ thấy trước nhiều tuần. Với séc nhận, ngày đến hạn chính là ngày nộp vào ngân hàng, đọc được từ danh sách.
Có thể theo dõi séc và kỳ phiếu bằng Excel không?
Được, và với số chứng từ ít thì đủ dùng: mỗi chứng từ một dòng, số ngày còn lại là một công thức, cột trạng thái là một bộ lọc. Giới hạn của Excel là danh sách không tự làm mới và việc ghi ngược séc bị từ chối vào tài khoản công nợ hoàn toàn nhờ vào việc bạn nhớ. Khi số chứng từ tăng, hai điểm này sinh ra sai sót.
Có nên xóa séc bị từ chối thanh toán khỏi sổ không?
Đừng xóa. Hãy đóng bản ghi với trạng thái “bị từ chối thanh toán” và ghi ngược số tiền vào bên nợ của tài khoản công nợ. Bản ghi bị xóa sẽ mang đi luôn thông tin lịch sử duy nhất bạn có khi quyết định có làm việc với đối tác đó nữa không; đây là nơi bạn sẽ xem khi nhận séc từ cùng một khách hàng lần thứ hai.
Cập nhật lần cuối: 2026-09-27
Bên trong ứng dụng
Hạn và số dư còn lại trên khoản phải thu; trên màn hình quỹ, tiền vào tài khoản nào.
Đừng theo dõi danh mục séc trong sổ giấy
Mở tài khoản miễn phí; séc nhận và séc phát hành nằm riêng với tổng của từng bên, khoản quá hạn chuyển sang màu đỏ.