Tài khoản công nợ là gì?

Nợ và có được ghi như thế nào?

Hóa đơn bạn xuất cho khách hàng nghĩa là họ nợ bạn: ghi vào cột nợ. Tiền nhận từ họ làm giảm khoản nợ: ghi vào cột có. Với tài khoản nhà cung cấp thì chiều ngược lại. Cách thực tế nhất để tránh nhầm lẫn là tách tài khoản khách hàng và nhà cung cấp bằng các tiền tố mã khác nhau.

Số dư lũy kế

Nhìn thấy số dư của công ty đó tính đến thời điểm hiện tại ở mỗi dòng giúp bạn phát hiện sai sót sớm. Trong Excel, điều này được thiết lập bằng công thức SUMIF lũy kế; bạn có thể tìm bản thiết lập sẵn trong mẫu theo dõi tài khoản công nợ miễn phí. Sáu cột của sổ, cách ghi giao dịch kèm số chứng từ và bảng sao kê mẫu của một tháng, chúng tôi đã trình bày từng bước ở trang cách ghi sổ công nợ.

Theo dõi hạn thanh toán

Khoản phải thu không có hạn là khoản phải thu không được theo dõi. Hãy ghi hạn thanh toán cho từng dòng nợ; khi quá hạn, hệ thống sẽ tự động đánh dấu. Mỗi tuần sắp xếp các khoản quá hạn theo số tiền rồi gọi cho ba khoản lớn nhất là cách thu về phần lớn khoản cần thu. Cách nhóm các khoản phải thu, thời điểm nhắc nợ và công thức hạn thanh toán trong Excel, chúng tôi đã trình bày kèm danh sách mẫu ở trang cách theo dõi thu tiền và hạn thanh toán.

Bảng sao kê và đối chiếu công nợ

Bản sao kê của tài khoản trong một khoảng thời gian nhất định gọi là bảng sao kê công nợ; khi đối chiếu, đây là chứng từ hai bên đem ra so sánh. Nó gồm những cột nào, số dư đầu kỳ được đọc ra sao và cách tìm chênh lệch khi hai bảng sao kê không khớp, chúng tôi đã trình bày kèm bảng mẫu ở trang bảng sao kê công nợ là gì.

Việc so sánh bản sao kê với bên kia và thống nhất số dư gọi là đối chiếu công nợ. Năm bước, bao gồm xác định ngày chốt, tìm chênh lệch theo ngày chứ không theo số tiền và đóng kết quả bằng văn bản, chúng tôi đã trình bày ở trang cách đối chiếu công nợ.

Khi nào nên chuyển sang phần mềm?

Khi số đối tác vượt 40-50 và giao dịch hằng tháng vượt 300-400, tỷ lệ sai sót khi theo dõi thủ công tăng rõ rệt. Nếu bạn cần nhắc nợ tự động, truy cập trên di động và chia sẻ bảng sao kê thì dùng phần mềm sẽ an toàn hơn. Sổ Công Nợ: Ghi nợ, thu chi được làm đúng cho việc này: thẻ công nợ, theo dõi hạn thanh toán, quỹ tiền, séc/kỳ phiếu và bảng sao kê. Nếu khoản phải thu của bạn đã gắn với séc hoặc kỳ phiếu thì việc theo dõi diễn ra riêng; chúng tôi đã trình bày ở trang cách theo dõi séc và kỳ phiếu. Nếu bạn còn quản lý kho thì Ofisx, nếu bạn cần sổ ghi nợ bán lẻ thì Veresiye Takibi có thể phù hợp hơn.

Câu hỏi thường gặp