¿Qué es una cuenta corriente comercial?
La cuenta corriente es el extracto, en orden cronológico, de la relación de deudas y créditos entre usted y un cliente o proveedor. Cada venta y cada compra se registra como debe, y cada cobro y cada pago como haber; la diferencia entre ambos es el saldo de esa empresa. La finalidad de llevar el control de cuentas se resume en una frase: saber en todo momento cuánto le deben a usted y cuánto debe usted a los demás.
¿Cómo se registran el debe y el haber?
La factura que emite a un cliente significa que él queda en deuda con usted: se anota en la columna del debe. El dinero que le cobra reduce esa deuda: se anota en la columna del haber. En la cuenta de un proveedor el sentido es el contrario. La forma más práctica de evitar confusiones es separar las cuentas de clientes y de proveedores con prefijos de código distintos.
Saldo acumulado
Ver en cada línea el saldo de esa empresa hasta ese momento le permite detectar errores a tiempo. En Excel esto se monta con una fórmula SUMAR.SI acumulada; encontrará la configuración ya lista en la plantilla gratuita de cuenta corriente. Las seis columnas del libro, cómo se anota el movimiento con su número de documento y un extracto de ejemplo de un mes los explicamos paso a paso en la página cómo llevar la cuenta corriente.
Seguimiento de vencimientos
Un cobro sin vencimiento es un cobro sin seguimiento. Anote el vencimiento en cada línea de deuda y que se marque automáticamente al vencer. Ordenar una vez por semana los vencidos por importe y llamar por las tres partidas más grandes recupera la mayor parte de los cobros. Cómo agrupar los cobros pendientes, cuándo enviar el recordatorio y las fórmulas de vencimiento en Excel los explicamos con una lista de ejemplo en la página cómo hacer el seguimiento de cobros y vencimientos.
Extracto y conciliación
El extracto de la cuenta en un rango de fechas determinado se llama extracto de cuenta corriente; es el documento que ambas partes comparan en la conciliación. Qué columnas lo componen, cómo se lee el saldo inicial y cómo se encuentra la diferencia cuando dos extractos no cuadran lo explicamos con una tabla de ejemplo en la página qué es el extracto de cuenta corriente.
Comparar el extracto con el de la otra parte y ponerse de acuerdo sobre el saldo es lo que se llama conciliación. Los cinco pasos, incluidos fijar la fecha de corte, buscar la diferencia por la fecha y no por el importe, y cerrar el resultado por escrito, los explicamos en la página cómo hacer la conciliación de cuentas.
¿Cuándo conviene pasar a un programa?
Cuando supera las 40-50 cuentas o los 300-400 movimientos al mes, el margen de error del seguimiento manual aumenta claramente. Si necesita recordatorios automáticos, acceso desde el móvil y poder compartir extractos, usar un programa es más seguro. Libro de Cuentas: Deudas está hecho justo para esto: ficha de cuenta, seguimiento de vencimientos, caja, cheques y pagarés, y extracto. Si su cobro se ha documentado con un cheque o un pagaré, su seguimiento va aparte; lo explicamos en la página cómo hacer el seguimiento de cheques y pagarés. Si además lleva inventario, Ofisx puede ser más adecuado; si busca un libro de fiado para el comercio minorista, Veresiye Takibi puede encajar mejor.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa que el saldo de la cuenta salga negativo?
Significa que el importe que ha cobrado a la otra parte es mayor que su deuda: ha recibido un anticipo o se ha cobrado de más.
¿Puedo llevar clientes y proveedores en el mismo sitio?
Sí; para evitar confusiones, una forma práctica es distinguir los códigos de cuenta con prefijos distintos (como C- y P-).
¿Por qué es importante el extracto?
Al cerrar la cuenta, ambas partes tienen el mismo extracto; lo que pone fin a la discusión es un extracto con el campo de descripción completado.