Carta y correo de ejemplo de conciliación de cuentas
La carta de conciliación de cuentas es el escrito de una página en el que una empresa pregunta a la otra parte “a fecha de corte, según nuestros registros su cuenta presenta este saldo, ¿lo confirma?”; contiene la fecha de corte, la razón social de ambas partes, el importe del saldo (en cifras y en letras), si el saldo es deudor o acreedor, la casilla “conforme / no conforme” que marcará la otra parte y el espacio para sello y firma. Siempre se acompaña del extracto de cuenta: la carta muestra que la diferencia existe; el extracto, de dónde sale.
En esta página encontrará los textos que va a enviar: el cuerpo de la carta, el texto del correo y la respuesta a un correo de conciliación recibido. El procedimiento de la conciliación —fijar la fecha de corte, buscar la diferencia— es otra tarea y se explica paso a paso en la página cómo hacer la conciliación de cuentas. Si lo que quiere no es la confirmación del saldo sino que la otra parte le envíe el detalle de los movimientos, el escrito es distinto: en la página cómo solicitar un extracto de cuenta hay un ejemplo de correo y de escrito de solicitud de extracto.
Los ocho campos del formulario de conciliación
Tanto la carta como el formulario llevan los mismos ocho datos. Cada campo que falte significa que la otra parte le enviará preguntas en lugar de una respuesta:
| Campo | Por qué es necesaria |
|---|---|
| Fecha de corte | El día a fecha del cual se da el saldo. Debe aparecer la misma fecha en la parte superior de la carta y dentro de la frase del saldo; ver dos fechas distintas hace que la otra parte se detenga en la primera frase. |
| Razón social de ambas partes | La razón social comercial completa de la empresa remitente y de la destinataria. No use abreviaturas: si se confunden dos empresas del mismo grupo, en lugar de buscar la diferencia acabará haciendo confirmar una cuenta equivocada. |
| Administración tributaria y número fiscal | Aquí se detectan la mayoría de los casos en que una misma empresa figura en dos fichas de cuenta distintas; al ver el número, la otra parte sabe qué ficha suya debe abrir. |
| Saldo, en cifras y en letras | Escriba el importe tanto en cifras como en letras. En los documentos rellenados a mano que se vuelven ilegibles al escanearlos, el único campo fiable es el importe en letras. |
| Sentido del saldo: deudor o acreedor | Es el campo que más se omite. La frase “saldo de 19.000 ₺” puede leerse al revés en cada una de las partes; decir “saldo deudor en nuestros registros” cierra la discusión de antemano. |
| Casilla conforme / no conforme | Deje a la otra parte dos casillas para marcar. Bajo la segunda, deje una línea en blanco donde escriba su propio saldo y el motivo de la diferencia; si no existe esa línea, la respuesta llega como “no cuadra” y habrá que escribirse otra ronda más. |
| Sello, firma y fecha | El campo que convierte el documento de una simple correspondencia en un registro. Pida también el nombre y el cargo de quien firma. |
| Contacto y anexo | A quién llamar en caso de duda y la nota de que se adjunta el extracto de cuenta. Una conciliación enviada sin extracto no sirve de nada cuando aparece una diferencia. |
Ejemplo de carta de conciliación de cuentas
Formato para imprimir en papel con membrete. Sustituya los campos entre corchetes por sus propios datos:
Lo único a lo que debe prestar atención: la misma fecha de corte en los dos sitios y el sentido del saldo debe indicarse con claridad. La frase “saldo de 19.000 ₺” puede leerse al revés en cada parte; decir “saldo deudor en nuestros registros” cierra la discusión de antemano.
Ejemplo de correo de conciliación
El correo es la versión corta de la carta. Un correo de conciliación largo se queda sin respuesta: lo que la otra parte debe hacer tiene que entenderse en una sola frase:
Escriba en el asunto la fecha de corte y el nombre de su empresa: la otra parte puede recibir conciliaciones de varias empresas en el mismo periodo y tendrá que buscar el correo después. Envíe el extracto en PDF: enviar un archivo editable significa que el importe confirmado podría modificarse más tarde.
¿Cómo se responde a un correo de conciliación recibido?
Hay dos casos y la respuesta es breve en ambos. Si está conforme, confírmelo repitiendo la fecha y el importe; limitarse a decir “lo confirmo” deja sin precisar, seis meses después, qué se confirmó:
Si no cuadra, no se limite a decir “no estamos conformes”. Indique su propio saldo y de qué documento y de qué fecha sale la diferencia: si usted señala la diferencia, la correspondencia no necesita una segunda ronda:
El importe de la diferencia suele corresponder directamente a un único documento: una diferencia de 7.250 ₺ significa que una factura de 7.250 ₺ está registrada solo en una de las partes. El método de buscar la diferencia por la fecha y no por el total lo explicamos con una tabla de ejemplo en los pasos de la conciliación.
¿Con qué prepara la carta?
Word o directamente en el cuerpo del correo: en los textos anteriores no hay nada que calcular; basta con copiarlos y rellenar los corchetes. Antes de enviarlo, conviértalo a PDF.
Excel: si quiere que el saldo salga automáticamente del extracto y que el formulario, con su espacio para sello y firma, quepa en un A4, hay una configuración ya lista: la plantilla gratuita de Excel del formulario de conciliación de cuentas genera también el importe en letras. Esta página le da el texto; esa plantilla le da el archivo.
Con un programa: en Libro de Cuentas: Deudas, al abrir la ficha de cuenta y seleccionar el rango hasta la fecha de corte, el extracto sale listo con su debe, haber y saldo acumulado; el saldo que escribirá en la carta y el extracto que adjuntará salen de la misma pantalla. Las columnas del extracto las encontrará en la página qué es el extracto de cuenta corriente y el seguimiento de los cobros que se retrasan tras la conciliación en la página seguimiento de cobros y vencimientos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una carta de conciliación de cuentas?
Es el escrito de una página con el que una empresa pregunta a la otra parte: “a fecha de corte, según nuestros registros su cuenta presenta este saldo, ¿lo confirma?”. Cumple la misma función que el formulario de conciliación; la diferencia está en la forma: el formulario se compone de casillas por rellenar, mientras que la carta es texto corrido y se imprime en papel con membrete. Ninguno de los dos basta por sí solo, ambos van acompañados del extracto de cuenta.
¿Cómo se rellena el formulario de conciliación de cuentas?
Se rellenan ocho campos: fecha de corte, razón social completa de ambas partes, administración tributaria y número fiscal, importe del saldo (en cifras y en letras), si el saldo es deudor o acreedor, la casilla conformes/no conformes que marcará la otra parte, el espacio para sello y firma y la nota de que se adjunta el extracto. Indicar el sentido del saldo es el paso que más se omite y el que más malentendidos genera.
¿Cómo se envía un correo de conciliación?
Escriba en el asunto la fecha de corte y el nombre de su empresa, redacte una sola frase con el saldo en el cuerpo, adjunte el detalle de movimientos y haga una única pregunta. Un correo largo se queda sin respuesta: lo que debe hacer la otra parte tiene que entenderse con la frase “compare el extracto adjunto con su propio registro”. Pida que la respuesta llegue por escrito; una confirmación telefónica no se recuerda seis meses después.
¿Cómo se responde a un correo de conciliación?
Compare con su propio registro y responda en dos frases: si está conforme, confírmelo repitiendo la fecha y el importe (“estamos conformes con el saldo de 19.000 ₺ a 30.09.2026”). Si no cuadra, no se limite a decir “no cuadra”: indique su propio saldo y de qué documento y de qué fecha sale la diferencia. Si es usted quien señala la diferencia, la correspondencia termina en una sola ronda.
¿La carta de conciliación debe hacerse en Word o en Excel?
Para la carta y el correo que enviará como texto basta con Word o directamente el cuerpo del correo electrónico: no hay nada que calcular. Si quiere que el saldo salga automáticamente del extracto, Excel es lo adecuado; la configuración ya lista está en la plantilla gratuita de Excel del formulario de conciliación de cuentas. Al enviarlos a la otra parte, ambos se convierten a PDF; enviar un archivo editable significa que el importe confirmado podría modificarse más tarde.
¿Es obligatorio responder a la carta de conciliación?
La otra parte puede no responder, y la falta de respuesta no equivale por sí sola a una confirmación. Pero le conviene dejar constancia de lo que envió y de cuándo lo envió: cuando el cobro empiece a retrasarse, tendrá a mano el registro de que “en tal fecha se enviaron el extracto y la conciliación y no hubo objeciones”. Pasado un plazo razonable, envíe un único recordatorio.
¿La carta de conciliación y el extracto son lo mismo?
No. El extracto es el detalle de todos los movimientos del periodo; la carta de conciliación es el escrito breve que hace confirmar la única cifra del final de ese detalle. Se envían juntos: la carta muestra que la diferencia existe y el extracto, de qué línea sale.
Última actualización: 2026-09-26
¿De dónde sale el saldo que escribirá en la carta?
Abra la ficha de cuenta, elija la fecha de corte y el extracto y el saldo salen listos.
No busque cifras el día de la conciliación
Abra una cuenta gratuita y deje que el extracto se vaya acumulando a medida que registra los movimientos; el importe que escribirá en la carta sale con un solo clic.