Pismo i e-mail za usuglašavanje salda – primjer
Pismo za usuglašavanje salda jednostrani je dopis kojim poduzeće pita drugu stranu „prema našim knjigama na određeni datum vaš račun pokazuje ovaj saldo, potvrđujete li ga?“; sadrži datum presjeka, nazive obiju strana, iznos salda (brojkom i slovima), podatak je li saldo dugovni ili potražni, kućicu „usuglašeni smo / nismo usuglašeni“ koju druga strana označava te polje za pečat i potpis. Uz njega obavezno ide izvod računa partnera — pismo pokazuje da razlika postoji, a izvod odakle dolazi.
Na ovoj stranici nalaze se tekstovi koje možete poslati: tekst pisma, tekst e-maila i odgovor na primljeni e-mail za usuglašavanje. Postupak usuglašavanja — određivanje datuma presjeka, traženje razlike — zaseban je posao i opisan je korak po korak na stranici kako provesti usuglašavanje salda. Ako od druge strane ne tražite potvrdu salda, nego izvod prometa, tekst je drukčiji: na stranici kako zatražiti izvod računa partnera nalazi se primjer e-maila i dopisa za traženje izvoda.
Osam polja obrasca za usuglašavanje
I pismo i obrazac sadrže istih osam podataka. Svako polje koje izostane znači da će vam druga strana poslati pitanje umjesto odgovora:
| Polje | Zašto je potrebno |
|---|---|
| Datum presjeka | Na koji se dan saldo odnosi. Isti datum mora stajati na vrhu pisma i unutar rečenice o saldu; kad druga strana vidi dva različita datuma, zaustavi se već na prvoj rečenici. |
| Nazivi obiju strana | Puni poslovni naziv pošiljatelja i primatelja. Ne pišite kratice: kad se pomiješaju dvije tvrtke iste grupe, umjesto traženja razlike dat ćete potvrditi pogrešan račun. |
| Porezna uprava i porezni broj | Većina slučajeva u kojima ista tvrtka stoji na dvije zasebne kartice otkrije se ovdje; kad druga strana vidi broj, zna koju će karticu otvoriti. |
| Saldo — brojkom i slovima | Iznos napišite i brojkom i slovima. Kod dokumenata koji se ispunjavaju ručno i postanu nečitljivi nakon skeniranja, jedino pouzdano polje je iznos napisan slovima. |
| Smjer salda: dugovni ili potražni | Ovo se polje najčešće izostavlja. Rečenica „saldo od 19.000 ₺“ može se na dvije strane čitati suprotno; „u našim knjigama dugovni saldo“ okončava raspravu na početku. |
| Kućica usuglašeni smo / nismo usuglašeni | Ostavite drugoj strani dvije kućice za označavanje. Ispod druge ostavite prazan redak u koji će upisati svoj saldo i uzrok razlike — bez tog retka odgovor stiže u obliku „ne slaže se“ i čeka vas još jedan krug dopisivanja. |
| Pečat, potpis i datum | Polje koje dokument iz dopisivanja pretvara u evidenciju. Zatražite i ime i funkciju potpisnika. |
| Kontakt i prilog | Koga nazvati u slučaju pitanja i napomena da je uz pismo priložen izvod računa partnera. Usuglašavanje poslano bez izvoda ne koristi ničemu kad se pojavi razlika. |
Primjer pisma za usuglašavanje salda
Oblik za ispis na memorandum. Mjesta u uglatim zagradama zamijenite vlastitim podacima:
Jedino na što treba paziti: isti datum presjeka mora stajati na oba mjesta, a smjer salda mora biti jasno naveden. Rečenica „saldo od 19.000 ₺“ može se na dvije strane čitati suprotno; „u našim knjigama dugovni saldo“ okončava raspravu na početku.
Primjer e-maila za usuglašavanje
E-mail je skraćena inačica pisma. Predugačak e-mail za usuglašavanje ostaje bez odgovora — što druga strana treba učiniti mora biti jasno iz jedne rečenice:
U predmet upišite datum presjeka i naziv svoje tvrtke: druga strana u istom razdoblju možda prima usuglašavanja od više tvrtki pa će kasnije morati tražiti vaš e-mail. Izvod pošaljite u formatu PDF — slanje datoteke koja se može uređivati znači da se potvrđeni iznos naknadno može promijeniti.
Kako odgovoriti na primljeni e-mail za usuglašavanje?
Postoje dva slučaja i odgovor je u oba kratak. Ako se slažete, potvrdite ponovnim navođenjem datuma i iznosa; samo „potvrđujem“ nakon šest mjeseci ostavlja nejasnim što je točno potvrđeno:
Ako se ne slaže, nemojte se zadovoljiti rečenicom „nismo usuglašeni“. Napišite svoj saldo i iz kojeg dokumenta s kojim datumom potječe razlika — ako vi ukažete na razliku, dopisivanje se neće protegnuti na drugi krug:
Iznos razlike često odgovara izravno jednom dokumentu: razlika od 7.250 ₺ znači da je račun od 7.250 ₺ evidentiran samo na jednoj strani. Metodu traženja razlike po datumu, a ne po zbroju, objasnili smo s primjerom tablice u koracima usuglašavanja.
Čime ćete pripremiti pismo?
Word ili izravno u tijelu e-maila: u gornjim tekstovima nema ničega za izračunati; dovoljno je kopirati ih i ispuniti uglate zagrade. Prije slanja pretvorite u PDF.
Excel: ako želite da se saldo sam povlači iz izvoda i da se obrazac zajedno s poljem za pečat i potpis smjesti na A4, postoji gotova postavka — besplatni Excel predložak obrasca za usuglašavanje salda izraz iznosa slovima također generira sam. Ova stranica daje tekst, a predložak datoteku.
Programom: kad u programu Saldakonti: Dugovi i naplata otvorite karticu partnera i odaberete razdoblje do datuma presjeka, izvod stiže gotov s dugovanjima, potraživanjima i tekućim saldom; saldo koji upisujete u pismo i izvod koji prilažete dolaze s istog zaslona. Stupce izvoda možete naći na stranici što je izvod računa partnera, a praćenje potraživanja koja nakon usuglašavanja zakasne na stranici praćenje naplate i dospijeća.
Često postavljana pitanja
Što je pismo za usuglašavanje salda?
To je jednostrani dopis kojim poduzeće pita drugu tvrtku: „prema našim knjigama na određeni datum vaš račun pokazuje ovaj saldo, potvrđujete li ga?“ Služi istoj svrsi kao obrazac za usuglašavanje; razlika je u obliku — obrazac se sastoji od kućica za ispunjavanje, a pismo je običan tekst koji se ispisuje na memorandum. Nijedno od to dvoje samo nije dovoljno, uz njega ide izvod računa partnera.
Kako ispuniti obrazac za usuglašavanje salda?
Ispunjava se osam polja: datum presjeka, puni nazivi obiju strana, porezna uprava i porezni broj, iznos salda (brojkom i slovima), je li saldo dugovni ili potražni, kućica usuglašeni smo/nismo usuglašeni koju označava druga strana, polje za pečat i potpis te napomena da je izvod priložen. Navođenje smjera salda korak je koji se najčešće izostavlja i najviše izaziva nesporazuma.
Kako poslati e-mail za usuglašavanje?
U predmet upišite datum presjeka i naziv svoje tvrtke, u tijelu napišite jednu rečenicu o saldu, priložite izvod prometa i postavite jedno pitanje. Dugačak e-mail ostaje bez odgovora: što druga strana treba učiniti mora biti jasno iz rečenice „usporedite priloženi izvod sa svojom evidencijom“. Tražite da odgovor stigne pisanim putem; potvrda dana telefonom ne pamti se nakon šest mjeseci.
Kako odgovoriti na e-mail za usuglašavanje?
Usporedite sa svojom evidencijom i odgovorite u dvije rečenice: ako se slažete, potvrdite ponovnim navođenjem datuma i iznosa („usuglašeni smo sa saldom od 19.000 ₺ na dan 30.09.2026“). Ako se ne slaže, nemojte napisati samo „ne slaže se“ — navedite svoj saldo i iz kojeg dokumenta s kojim datumom proizlazi razlika. Ako vi ukažete na razliku, dopisivanje završava u jednom krugu.
Treba li pismo za usuglašavanje biti Word ili Excel?
Za pismo i e-mail koje šaljete kao tekst dovoljan je Word ili izravno tijelo e-maila — u njima nema ničega za izračunati. Ako želite da se saldo sam povlači iz izvoda, prikladan je Excel; gotova postavka nalazi se u besplatnom Excel predlošku obrasca za usuglašavanje salda. Pri slanju drugoj strani oboje se pretvara u PDF; slanje datoteke koja se može uređivati znači da se potvrđeni iznos naknadno može promijeniti.
Je li obvezno odgovoriti na pismo za usuglašavanje?
Druga strana ne mora odgovoriti, a izostanak odgovora sam po sebi ne znači potvrdu. No korisno vam je evidentirati što ste poslali i kada: kad naplata počne kasniti, imat ćete zapis „na taj su datum poslani izvod i usuglašavanje, prigovor nije stigao“. Nakon razumnog roka jednom pošaljite podsjetnik.
Jesu li pismo za usuglašavanje i izvod isto?
Nisu. Izvod je popis svih prometa u razdoblju; pismo za usuglašavanje kratak je dopis kojim se potvrđuje jedna jedina brojka na kraju tog izvoda. Šalju se zajedno: pismo pokazuje da razlika postoji, a izvod iz kojeg retka potječe.
Posljednje ažuriranje: 2026-09-26
Odakle dolazi saldo koji upisujete u pismo?
Otvorite karticu partnera, odaberite datum presjeka; izvod i saldo stižu gotovi.
Na dan usuglašavanja ne tražite brojke
Otvorite besplatan račun, neka se izvod nakuplja dok unosite promet; iznos za pismo dobit ćete jednim klikom.