取引先残高確認書とメールの例文
取引先残高確認書とは、事業者が相手方に対し、「◯◯日時点の当社の記録では、貴社の勘定は次の残高となっております。ご確認いただけますか？」と尋ねる1枚の書面です。そこには、 締め日、双方の会社名、残高金額（数字と文字の両方）、その残高が借方か貸方か、 相手方がチェックする「一致しています／一致しません」の欄、そして社印・署名欄が含まれます。必ず 取引明細書を添付します。確認書は差異があることを、明細書は差異がどこから生じたかを示します。
このページには、実際に送付できる文面が揃っています。確認書の本文、メールの文面、そして届いた残高確認メールへの 返信です。残高確認の手順、つまり締め日の決め方や差異の探し方は別の作業であり、 取引先の残高確認のやり方のページで順を追って説明しています。 残高の承認ではなく、相手方に取引明細の提供を求めたい場合は、文面が異なります。 取引明細書の請求方法のページに、明細書を依頼するメールと依頼文の例があります。
残高確認書の8つの項目
確認書でもフォームでも、記載する情報は同じ8つです。1項目でも欠けると、相手方は回答の代わりに 問い合わせを送ってくることになります。
| 項目 | 必要な理由 |
|---|---|
| 締め日 | 残高がどの日付時点のものか。書面の一番上と残高の文の中に、同じ日付を記載してください。2か所で日付が違うと、相手方は最初の一文で手が止まってしまいます。 |
| 双方の会社名 | 送り手と受け手の正式な商号。略称は使わないでください。同じグループの2社を取り違えると、差異を探すどころか、誤った勘定を承認させてしまうことになります。 |
| 税務署と税務番号 | 同じ会社が二つの別々の取引先カードに存在しているケースの多くは、ここで見つかります。番号を見れば、相手方もどのカードを開けばよいか分かります。 |
| 残高：数字と文字で | 金額は数字と文字の両方で記入してください。手書きで記入され、スキャン後に読みにくくなった書類では、文字で書かれた金額だけが唯一信頼できる項目です。 |
| 残高の方向：借方か貸方か | これが最も書き漏らされやすい項目です。「19.000 ₺の残高」という文は、双方で逆に読まれる可能性があります。「当社の記録では借方残高」と書けば、議論は最初から起こりません。 |
| 一致しています／一致しませんのチェック欄 | 相手方がチェックできる二つの欄を設けてください。後者の下には、相手方が自社の残高と差異の理由を書き込める空欄を用意します。この欄がないと、回答が「一致しません」の一言だけで返ってきて、もう一往復やり取りすることになります。 |
| 社印、署名、日付 | 文書を単なるやり取りから記録へと変える項目です。署名者の氏名と役職も記入してもらいましょう。 |
| 連絡先と添付 | 質問がある場合の連絡先と、取引先勘定明細書が添付されている旨の注記。明細書なしで送られた残高確認は、差異が出たときに何の役にも立ちません。 |
取引先残高確認書の例文
社名入りの用紙に印刷する形式です。角括弧の部分をご自身の情報に置き換えてください。
注意点はただ一つ。2か所に同じ締め日を記載し、残高の方向を明確に 示すことです。「19.000 ₺の残高」という文は双方で逆に読まれる可能性があります。「当社の記録では借方残高」 と書けば、議論は最初から起こりません。
残高確認メールの例文
メールは確認書の短縮版です。長い残高確認メールは返信が来ません。相手方が何をすべきかが 一文で分かるようにしてください。
件名には締め日と貴社名を記載してください。相手方は同じ時期に複数の会社から残高確認を受け取っている可能性があり、後からメールを探す必要が出てきます。明細はPDFで送ってください。編集可能なファイルを 送ると、承認された金額を後から書き換えられることになります。
届いた残高確認メールにはどう返信しますか？
場合は二つあり、どちらも返信は短くて構いません。一致している場合は、日付と金額を繰り返し書いて 承認してください。単に「承認します」とだけ書くと、半年後に何を承認したのかが曖昧になります。
一致しない場合は、「一致しません」と書くだけで済ませないでください。ご自身の残高と、差異がどの日付のどの書類から生じたのかを 書きましょう。差異をご自身で示せば、やり取りが二往復目に持ち越されることはありません。
差異の金額は、多くの場合、特定の1通の書類にそのまま対応します。7.250 ₺の差異は、7.250 ₺の請求書が 片側にしか記録されていないということです。差異を合計ではなく日付から探す方法は、 残高確認の手順で、サンプル表とともに説明しています。
確認書は何で作成しますか？
Wordまたはメール本文に直接：上記の文面には計算が必要な箇所がありません。コピーして 角括弧の部分を埋めるだけです。送信前にPDFに変換してください。
Excel：残高が明細書から自動で入り、フォームが社印・署名欄も含めてA4用紙1枚に 収まるようにしたい場合は、設定済みのものがあります。 無料の取引先残高確認書Excelテンプレート は、金額を文字でも出力します。このページは文面を、そのテンプレートはファイルを提供します。
ソフトウェアで：取引先台帳：売掛・買掛管理で取引先カードを開き、 締め日までの期間を選択すると、借方・貸方・累計残高を含む明細が出来上がった状態で表示されます。確認書に 記入する残高と、添付する明細書が、同じ画面から取り出せます。明細書の列については 取引先勘定明細書とはのページで、残高確認後に延滞となった売掛金の 管理については入金・支払期限管理のページでご覧いただけます。
よくある質問
取引先残高確認書とは何ですか？
事業者が相手方の会社に対し、「◯◯日時点の当社の記録では、貴社の勘定は次の残高となっております。ご確認いただけますか？」と尋ねる1枚の書面です。残高確認フォームと役割は同じですが、形式が異なります。フォームは記入する欄で構成され、確認書は普通の文章で、社名入りの用紙に印刷します。どちらも単独では不十分で、取引先勘定明細書を添付します。
残高確認フォームはどのように記入しますか？
記入するのは8項目です。締め日、双方の正式な会社名、税務署と税務番号、残高金額（数字と文字）、残高が借方か貸方か、相手方がチェックする「一致しています／一致しません」の欄、社印・署名欄、そして明細書が添付されている旨の注記です。残高の方向を書くことは、最も書き漏らされやすく、最も誤解を生みやすいステップです。
残高確認メールはどう送りますか？
件名に締め日と貴社名を書き、本文では残高について一文だけ述べ、取引明細を添付し、質問は一つだけにします。長いメールは返信が来ません。相手方がすべきことは「添付の明細をご自身の記録と照合してください」という一文で伝わるようにしてください。回答は書面で求めましょう。電話で得た承認は、半年後には覚えていません。
残高確認メールにはどう返信しますか？
ご自身の記録と照合して、二文で返信します。一致している場合は、日付と金額を繰り返し書いて承認します（「30.09.2026時点で19.000 ₺の残高で一致しております」）。一致しない場合は、「一致しません」とだけ書かず、ご自身の残高と、差異がどの日付のどの書類から生じたかを書いてください。差異をご自身で示せば、やり取りは一往復で終わります。
残高確認書はWordとExcelのどちらで作るべきですか？
文章として送る確認書とメールには、Wordまたはメール本文に直接書く方法で十分です。中に計算するものはありません。残高を明細書から自動で取り込みたい場合はExcelが向いています。設定済みのものは無料の取引先残高確認書Excelテンプレートにあります。相手方に送る際は、どちらもPDFに変換します。編集可能なファイルを送ると、承認された金額を後から書き換えられることになります。
残高確認書に回答することは義務ですか？
相手方が回答しないこともあり、無回答がそのまま承認を意味するわけではありません。ただし、送付したこととその日時を記録しておくと役立ちます。回収が遅れ始めたときに、「この日に明細書と残高確認書を送付し、異議はなかった」という記録が手元に残るからです。妥当な期間が過ぎたら、一度だけ督促してください。
残高確認書と取引明細書は同じものですか？
いいえ。明細書は期間中のすべての取引の一覧であり、残高確認書はその明細の末尾にある数字ひとつを承認してもらうための短い書面です。両者は一緒に送付します。確認書は差異があることを、明細書は差異がどの行から生じたかを示します。
最終更新：2026-09-26
確認書に記入する残高はどこから取得しますか？
取引先カードを開いて締め日を選択すれば、明細と残高が出来上がった状態で表示されます。
