Лист про звірку розрахунків і приклад листа електронною поштою
Лист про звірку розрахунків із контрагентом — це односторінковий документ, у якому підприємство запитує в другої сторони: «станом на певну дату за нашими даними ваш рахунок має такий залишок, чи підтверджуєте ви його?»; у ньому вказано дату зрізу, найменування обох сторін, суму залишку (цифрами і словами), чи є залишок боргом, чи заборгованістю на вашу користь, поле «погоджуємо / не погоджуємо», яке відмічає друга сторона, і місце для печатки та підпису. До листа обов’язково додається виписка по рахунку контрагента: лист показує, що розбіжність існує, а виписка — звідки вона виникла.
На цій сторінці — тексти, які ви надсилатимете: тіло листа, текст електронного повідомлення і відповідь на отримане повідомлення про звірку. Сама процедура звірки — визначення дати зрізу, пошук розбіжності — це окрема справа, і вона покроково описана на сторінці як проводити звірку з контрагентом. Якщо вам потрібне не підтвердження залишку, а виписка операцій від другої сторони, текст інший: на сторінці як запросити виписку по рахунку контрагента є приклад листа із запитом на виписку.
Вісім полів форми звірки
І лист, і форма містять одні й ті самі вісім відомостей. Кожне пропущене поле означає, що друга сторона замість відповіді надішле запитання:
| Поле | Навіщо потрібно |
|---|---|
| Дата зрізу | Станом на який день вказано залишок. Та сама дата має стояти нагорі листа і всередині речення із залишком; якщо друга сторона бачить дві різні дати, вона зупиняється вже на першому реченні. |
| Найменування обох сторін | Повне офіційне найменування компанії-відправника і одержувача. Не скорочуйте: якщо переплутати дві компанії однієї групи, замість пошуку розбіжності ви отримаєте підтвердження чужого рахунку. |
| Податкова інспекція і податковий номер | Більшість випадків, коли одна компанія має дві окремі картки, виявляється саме тут; побачивши номер, друга сторона знає, яку свою картку відкрити. |
| Залишок — цифрами і словами | Вказуйте суму і цифрами, і словами. У документах, заповнених від руки й нечітких після сканування, єдине надійне поле — сума словами. |
| Напрямок залишку: борг чи заборгованість на вашу користь | Це найчастіше пропускане поле. Фраза «залишок 19.000 ₺» може читатися протилежно у двох сторін; формулювання «за нашими даними дебетовий залишок» знімає суперечку одразу. |
| Поле «погоджуємо / не погоджуємо» | Залиште другій стороні два поля для відмітки. Під другим залиште порожній рядок, де вона вкаже власний залишок і причину розбіжності — без цього рядка відповідь прийде у вигляді «не збігається», і доведеться листуватися ще раз. |
| Печатка, підпис і дата | Поле, яке перетворює документ із листування на запис. Попросіть також вказати ім’я та посаду того, хто підписує. |
| Контакти і додаток | Кому телефонувати з питаннями, і примітка, що до листа додано виписку по рахунку контрагента. Звірка, надіслана без виписки, нічим не допоможе, коли виникне розбіжність. |
Приклад листа про звірку розрахунків
Формат для друку на фірмовому бланку. Замініть місця у квадратних дужках своїми даними:
Єдине, на що слід звернути увагу: в обох місцях має стояти та сама дата зрізу, а напрямок залишку має бути вказаний чітко. Фраза «залишок 19.000 ₺» може читатися протилежно у двох сторін; формулювання «за нашими даними дебетовий залишок» знімає суперечку одразу.
Приклад листа про звірку електронною поштою
Електронний лист — це коротка версія листа на папері. Довгі листи зі звіркою залишаються без відповіді — те, що має зробити друга сторона, повинно бути зрозуміло з одного речення:
У темі листа вкажіть дату зрізу і назву вашої компанії: друга сторона може отримувати звірки від кількох компаній у той самий період і потім шукатиме ваш лист. Виписку надсилайте у PDF — надіслати редагований файл означає, що підтверджену суму можна буде пізніше змінити.
Як відповісти на отримане повідомлення про звірку?
Є два випадки, і відповідь на обидва коротка. Якщо ви погоджуєтеся, підтвердіть, повторивши дату і суму; просте «підтверджую» через пів року не покаже, що саме було підтверджено:
Якщо не збігається, не обмежуйтеся словами «не погоджуємо». Напишіть власний залишок і за яким документом якої дати виникла розбіжність — якщо ви самі вкажете розбіжність, листування не затягнеться на другий раунд:
Сума розбіжності найчастіше прямо відповідає одному документу: розбіжність у 7.250 ₺ — це рахунок на 7.250 ₺, проведений лише в однієї сторони. Метод пошуку розбіжності за датою, а не за підсумком, ми описали з прикладом таблиці в кроках звірки.
У чому готувати лист?
Word або безпосередньо в тілі листа: у наведених вище текстах нічого рахувати не потрібно; достатньо скопіювати і заповнити місця у квадратних дужках. Перед надсиланням перетворіть на PDF.
Excel: якщо ви хочете, щоб залишок підтягувався з виписки автоматично, а форма разом із полем для печатки й підпису поміщалася на A4, є готове рішення — безкоштовний шаблон Excel форми звірки з контрагентом також формує суму словами. Ця сторінка дає текст, а шаблон — файл.
У програмі: якщо в «Облік боргів: Контрагенти» відкрити картку контрагента і вибрати проміжок до дати зрізу, виписка з дебетом, кредитом і поточним залишком буде готова; залишок для листа і виписка для додатка виходять з одного екрана. Стовпці виписки ви знайдете на сторінці що таке виписка по рахунку контрагента, а контроль заборгованості, яка після звірки стала простроченою, — на сторінці контроль надходжень і строків оплати.
Поширені запитання
Що таке лист про звірку розрахунків?
Це односторінковий документ, у якому підприємство запитує в компанії-контрагента: «станом на певну дату за нашими даними ваш рахунок має такий залишок, чи підтверджуєте ви його?» Він виконує ту саму роль, що й форма звірки; різниця у формі — форма складається з полів для заповнення, а лист — це суцільний текст, що друкується на фірмовому бланку. Жоден із них окремо недостатній — до них додається виписка по рахунку контрагента.
Як заповнити форму звірки розрахунків?
Заповнюються вісім полів: дата зрізу, повні найменування обох сторін, податкова інспекція і податковий номер, сума залишку (цифрами і словами), чи є залишок боргом, чи заборгованістю на вашу користь, поле «погоджуємо / не погоджуємо» для відмітки другою стороною, місце для печатки і підпису та примітка, що виписку додано. Вказати напрямок залишку — найчастіше пропущений крок, який найбільше породжує непорозумінь.
Як надіслати лист про звірку електронною поштою?
У темі листа вкажіть дату зрізу і назву компанії, у тексті напишіть одне речення із залишком, додайте виписку операцій і поставте одне запитання. Довгі листи залишаються без відповіді: те, що має зробити друга сторона, повинно бути зрозуміло з фрази «порівняйте додану виписку зі своїми даними». Просіть письмову відповідь; підтвердження, отримане по телефону, через пів року не згадають.
Як відповісти на лист про звірку?
Порівняйте зі своїми даними й відповідайте двома реченнями: якщо погоджуєтеся, підтвердіть, повторивши дату і суму («станом на 30.09.2026 погоджуємо залишок 19.000 ₺»). Якщо не збігається, не обмежуйтеся словами «не збігається» — напишіть власний залишок і за яким документом якої дати виникла розбіжність. Якщо ви самі вкажете розбіжність, листування завершиться за один раунд.
У чому має бути лист про звірку: у Word чи Excel?
Для листа й електронного повідомлення, які ви надсилаєте текстом, достатньо Word або безпосередньо тіла листа — рахувати там нічого. Якщо ви хочете, щоб залишок підтягувався з виписки автоматично, підійде Excel; готове рішення є у безкоштовному шаблоні Excel форми звірки з контрагентом. Перед відправленням другій стороні обидва перетворюються на PDF; надіслати редагований файл означає, що підтверджену суму можна буде пізніше змінити.
Чи обов’язково відповідати на лист про звірку?
Друга сторона може не відповісти, і відсутність відповіді сама по собі не означає згоди. Але фіксація того, що ви надіслали і коли, вам стане в пригоді: коли оплата почне затримуватися, у вас буде запис «такого-то числа надіслано виписку і звірку, заперечень не надійшло». Через розумний проміжок часу нагадайте один раз.
Чи лист про звірку і виписка — це одне й те саме?
Ні. Виписка — це перелік усіх операцій за період; лист про звірку — короткий документ, що підтверджує єдину цифру наприкінці цього переліку. Їх надсилають разом: лист показує, що розбіжність існує, а виписка — з якого рядка вона виникла.
Останнє оновлення: 2026-09-26
Звідки береться залишок, який ви вказуєте в листі?
Відкрийте картку контрагента, виберіть дату зрізу — виписка і залишок будуть готові.
У день звірки не шукайте цифри
Створіть безкоштовний обліковий запис, і виписка накопичуватиметься в міру внесення операцій; сума для листа з’являтиметься одним кліком.