Як вести рахунок контрагента?

Нижче описано процедуру: стовпці книги, як записується операція, як рухається сальдо і як рахунок відкривається та закривається. Якщо самі поняття дебету й кредиту для вас нові, спершу перегляньте сторінку що таке рахунок контрагента; тут визначення не повторюються.

Які стовпці є в книзі рахунку контрагента?

Чи це паперова книга, таблиця Excel чи програма — робочий облік рахунків контрагентів складається з таких шести стовпців. Менше — облік буде неповним, більше — у малому бізнесі залишатиметься незаповненим.

Якщо ви працюєте з відстрочкою, додайте сьомим стовпцем термін оплати. Заборгованість без вказаного терміну — це заборгованість, про яку не зрозуміти, прострочена вона чи ні.

Ведення рахунку контрагента за шість кроків

1. Відкрийте для кожної фірми одну картку контрагента

Рахунок контрагента відкривається карткою фірми: назва, податковий номер, телефон і, за наявності, початкове (перенесене) сальдо. Головне правило — унікальність: якщо одну фірму вести у двох окремих картках, зведення розділиться надвоє, і жодна половина не показуватиме реального сальдо. Перш ніж створювати нову картку, пошукайте за податковим номером; «Ahmet Ticaret» і «Ahmet Tic. Ltd.» можуть бути однією фірмою. Якщо початкове сальдо вам відоме, запишіть його першим рядком як перенесене, якщо ні — почніть з нуля й виправте звіркою.

2. Записуйте операцію того самого дня й з номером документа

Єдине, що руйнує облік контрагента, — запізнілий запис. Продаж, закупівлю, надходження оплати й платіж слід проводити того самого дня; у полі пояснення потрібно вказувати номер документа (номер рахунку, платіжного доручення, чека). Рядок без номера наприкінці періоду неможливо порівняти зі зведенням другої сторони — ця звичка найбільше скорочує час пошуку розбіжності під час звірки.

3. Розділяйте дебет і кредит за напрямком

В рахунку клієнта виставлений вами рахунок записується в стовпець дебет, а гроші, отримані від нього, — у стовпець кредит. В рахунку постачальника напрямок протилежний: отриманий товар збільшує ваш борг, здійснений платіж зменшує його. Практичний спосіб не плутатися — розрізняти коди контрагентів префіксом (клієнти — C-, постачальники — T-). Якщо не впевнені, в який стовпець іде операція, поставте одне запитання: ця операція збільшила чи зменшила борг другої сторони перед вами?

4. Ведіть сальдо в кожному рядку

Поточне сальдо знаходять відніманням суми кредитів від суми дебетів до цього рядка: сальдо = попереднє сальдо + дебет − кредит. Якщо підбивати лише один підсумок наприкінці періоду, помилка проявиться через місяці; коли сальдо видно в кожному рядку, неправильно введену цифру вдається виявити протягом того ж тижня. В Excel це налаштовується формулою накопичувальної суми, а в програмі обчислюється автоматично.

5. Вказуйте термін оплати для кожного рядка дебету

Заборгованість без вказаного терміну — це заборгованість, яку не відстежують: вона не виділяється в жодному списку, а просто залишається сальдо. Якщо клієнт каже «наприкінці місяця» чи «30 днів», перетворіть це на конкретну дату й запишіть. Щотижня сортувати прострочені за сумою — найменший порядок, що дає змогу зібрати значну частину надходжень; подробиці — на сторінці облік надходжень і термінів оплати.

6. Наприкінці періоду погоджуйте виписку

Під час закриття місяця сформуйте зведення по рахунку, надішліть другій стороні й домовтеся щодо сальдо. Підтверджена сума стає сальдо на початок наступного періоду; якщо її не зафіксовано письмово, при кожній звірці ви починатимете спочатку. Повне закриття рахунку — теж цей крок: коли сальдо обнулилося, не видаляйте картку, залиште в записах останнє погоджене сальдо й дату — історія операцій є єдиним доказом у разі заперечення, яке виникне пізніше.

Приклад: зведення по рахунку контрагента за місяць

Вересень за рахунком клієнта. Сальдо на початок періоду — 4.000 ₺, тобто стільки клієнт був винен вам на початку місяця. Простежте стовпець сальдо рядок за рядком — у кожному рядку застосовується попереднє сальдо + дебет − кредит:

Останній рядок перевіряє зведення двома способами: сума дебету — 24.300 ₺, сума кредиту — 17.250 ₺, а їх різниця — 7.050 ₺, що збігається з останнім значенням поточного сальдо. Якщо не збігається, помилка в одному з рядків і знаходиться там, де в стовпці сальдо стався стрибок. На кінець місяця борг клієнта становить 7.050 ₺; якщо рахунок A-1416 від 22 вересня має відстрочку, ця сума потрапить до списку відстеження наступного місяця.

В Excel чи в програмі?

Excel: ви створюєте наведені вище шість стовпців, у клітинку сальдо вписуєте формулу накопичувальної суми й ведете окремий аркуш для кожного контрагента. Для невеликої кількості контрагентів це правильне й безкоштовне рішення; готове налаштування ви знайдете в безкоштовному Excel-шаблоні обліку рахунків контрагентів. Труднощі починаються, коли контрагентів стає більше: вибір діапазону дат, відбір прострочених і надсилання виписок щоразу потребують ручної роботи.

Програма: в застосунку «Облік боргів: Контрагенти» ви відкриваєте картку контрагента, вносите операцію, і сальдо рухається саме; рахунки, термін оплати яких наближається, збираються в окремому звіті, а виписку ви отримуєте, вибравши діапазон дат. Працює в браузері, встановлення не потрібне, початок із безкоштовним обліковим записом. Якщо хочете вести й товари та продажі в одному місці, може підійти Ofisx, а якщо в роздрібній торгівлі ведете лише книгу боргів покупців — Veresiye Takibi; що підходить саме вам, можна побачити на сторінці порівняння.

Порівняння зведення з другою стороною

Правильно ведений рахунок контрагента завершується сальдо, яке наприкінці періоду закривається без суперечок. Зведення по рахунку за певний проміжок називається випискою по рахунку контрагента; її стовпці та читання сальдо на початок періоду ми описали на сторінці що таке виписка по рахунку контрагента, а як знайти розбіжність не за сумою, а за датою, коли зведення двох сторін не збігаються, — на сторінці як провести звірку взаєморозрахунків на прикладі таблиці. Готові тексти для другої сторони —лист, електронний лист і відповідь на отриманий лист для звірки — є на сторінці зразок листа й електронного листа для звірки взаєморозрахунків. Якщо ваша заборгованість оформлена чеком або векселем, облік ведеться окремо: як вести облік чеків і векселів. Якщо заборгованість вашого клієнта потрібно передати в рахунок вашого боргу перед постачальником, це залік між рахунками контрагентів (cari virman); лист і запис — на окремій сторінці.

Поширені запитання

Останнє оновлення: 2026-09-20

Перестаньте підсумовувати залишок вручну

Створіть безкоштовний обліковий запис, заведіть картки контрагентів — дебет, кредит і поточний залишок будуть пораховані.