Cum se ține contul curent de partener?

Explicația de mai jos descrie procedura: coloanele registrului, cum se înscrie o tranzacție, cum se calculează soldul și cum se deschide și se închide un cont. Dacă noțiunile de debit și credit în sine sunt noi pentru voi, uitați-vă mai întâi la pagina ce este contul curent de partener; definiția nu se repetă aici.

Ce coloane are registrul contului de partener?

Fie că este un registru pe hârtie, un tabel Excel sau o aplicație, un sistem funcțional de conturi de parteneri are aceste șase coloane. Mai puține lasă evidența incompletă, mai multe rămân necompletate într-o firmă mică.

Dacă lucrați cu scadențe, adăugați ca a șaptea coloană data scadenței. O creanță fără scadență scrisă este o creanță despre care nu se poate spune dacă a întârziat.

Ținerea contului de partener în șase pași

1. Deschideți o singură fișă de partener pentru fiecare firmă

Contul de partener se deschide cu fișa firmei: denumire, cod fiscal, telefon și, dacă există, soldul de deschidere (reportat). Regula critică este unicitatea — dacă aceeași firmă este ținută în două fișe diferite, situația se împarte în două și nicio jumătate nu arată soldul real. Înainte de a deschide o fișă nouă, căutați după codul fiscal; „Ahmet Comerț” și „Ahmet Com. SRL” pot fi aceeași firmă. Dacă știți soldul de deschidere, înscrieți-l pe primul rând ca report; dacă nu, începeți de la zero și corectați prin confruntarea soldurilor.

2. Înscrieți tranzacția în ziua în care are loc, cu numărul documentului

Singurul lucru care strică contul de partener este înregistrarea întârziată. Vânzarea, achiziția, încasarea și plata trebuie operate în aceeași zi; în câmpul de explicație trebuie scris numărul documentului (nr. factură, nr. extras, nr. cec). Un rând fără număr nu poate fi comparat la sfârșitul perioadei cu situația celeilalte părți — acesta este obiceiul care scurtează cel mai mult timpul de găsire a diferenței la confruntarea soldurilor.

3. Separați debitul și creditul după sensul lor

În contul clientului, factura emisă de voi se înscrie în coloana de debit, iar banii primiți de la el în coloana de credit. În contul furnizorului sensul este invers: marfa primită vă mărește datoria, plata făcută o reduce. O cale practică de a evita confuzia este să deosebiți codurile partenerilor printr-un prefix (clienții C-, furnizorii F- etc.). Dacă nu sunteți sigur în ce coloană intră o tranzacție, puneți-vă o singură întrebare: această operațiune a mărit sau a redus datoria celeilalte părți față de voi?

4. Duceți soldul mai departe pe fiecare rând

Soldul curent se află scăzând totalul creditelor din totalul debitelor de până la acel rând: sold = sold anterior + debit − credit. Dacă faceți un singur total la sfârșitul perioadei, eroarea apare abia peste luni; dacă vedeți soldul pe fiecare rând, o cifră greșită este prinsă în aceeași săptămână. În Excel acesta se construiește cu o formulă de total cumulat, în aplicație se calculează automat.

5. Scrieți scadența pe fiecare rând de debit

O creanță fără scadență scrisă este o creanță care nu este urmărită: nu iese în evidență în nicio listă, stă doar ca sold. Dacă clientul spune „la sfârșit de lună” sau „30 de zile”, transformați în dată exactă și înregistrați. Sortarea săptămânală a scadențelor depășite după sumă este cea mai mică rânduială care aduce o parte importantă a încasărilor; detaliile sunt în pagina urmărirea încasărilor și a scadențelor.

6. La sfârșitul perioadei, confirmați soldul pe baza extrasului

La închiderea lunii, scoateți situația contului, trimiteți-o celeilalte părți și cădeți de acord asupra soldului. Suma confirmată este soldul reportat al perioadei următoare; dacă nu este scrisă, la fiecare confruntare începeți de la zero. Închiderea completă a contului este tot acest pas: când soldul ajunge la zero, nu ștergeți fișa, lăsați în evidență ultimul sold confirmat și data — istoricul tranzacțiilor este singura dovadă a unei contestații apărute ulterior.

Exemplu: situația contului de partener pentru o lună

Luna septembrie a contului unui client. Soldul reportat este 4.000 ₺, adică atât datora clientul la începutul lunii. Urmăriți coloana de sold rând cu rând — pe fiecare rând se aplică sold anterior + debit − credit:

Ultimul rând verifică situația pe două căi: totalul debitelor este 24.300 ₺, totalul creditelor 17.250 ₺, iar diferența lor este 7.050 ₺ — identică cu ultima valoare a soldului curent. Dacă nu se potrivește, eroarea este pe un rând și se oprește acolo unde apare saltul în coloana de sold. La sfârșitul lunii, datoria clientului este 7.050 ₺; dacă factura A-1416 din 22 septembrie este cu scadență, această sumă apare în lista de urmărire a lunii următoare.

Cu Excel sau cu aplicație?

Excel: deschideți cele șase coloane de mai sus, scrieți în celula de sold formula de total cumulat și țineți o foaie separată pentru fiecare partener. Pentru un număr mic de parteneri este o soluție corectă și gratuită; configurația gata făcută o găsiți în modelul Excel gratuit pentru contul de partener. Punctul în care se blochează este când numărul partenerilor crește: alegerea intervalului de date, filtrarea scadențelor depășite și distribuirea extrasului devin de fiecare dată muncă manuală.

Aplicația: în Registru Parteneri: Datorii deschideți fișa partenerului, introduceți tranzacția, iar soldul se calculează singur; conturile cu scadența apropiată se adună într-un raport separat, iar extrasul îl obțineți alegând intervalul de date. Funcționează din browser, nu necesită instalare și se începe cu un cont gratuit. Dacă doriți să gestionați din același loc și stocurile, și vânzările, Ofisx; iar dacă în comerțul cu amănuntul țineți doar un registru de vânzări pe credit, Veresiye Takibi poate fi mai potrivit; care vi se potrivește vedeți în pagina de comparație.

Compararea situației cu cealaltă parte

Ceea ce răsplătește un cont de partener ținut corect este un sold care se închide fără discuții la sfârșitul perioadei. Situația contului într-un anumit interval se numește extras de cont partener; coloanele lui și felul în care se citește soldul reportat le-am explicat în pagina ce este extrasul de cont partener, iar cum se găsește diferența — după dată, nu după sumă — când situațiile celor două părți nu se potrivesc, în pagina cum se face confruntarea soldurilor, cu un tabel-exemplu. Textul gata făcut pentru ce veți trimite celeilalte părți — scrisoarea, e-mailul și răspunsul la e-mailul primit de confirmare a soldului — se află în pagina model de scrisoare și de e-mail de confirmare a soldului. Dacă creanța voastră a fost legată de un cec sau de un bilet la ordin, urmărirea lui se face separat: cum se urmăresc cecurile și biletele la ordin. Dacă este nevoie să cedați creanța de la clientul vostru în contul unei datorii față de furnizor, aceasta este o compensare între conturi de parteneri; textul și înregistrarea ei sunt într-o pagină separată.

Întrebări frecvente

Ultima actualizare: 2026-09-20

Nu mai adunați soldul de mână

Deschideți un cont gratuit, creați-vă fișele de parteneri; debitul, creditul și soldul curent vin calculate.